Negosiasi kontrak merupakan sebuah seni sekaligus ilmu pengetahuan. Subjek ini telah menjadi topik banyak buku dan artikel populer. Topik negosiasi kontrak juga telah lama menjadi bahan seminar, presentasi, dan kuliah yang dirancang untuk mengajarkan beberapa taktik dasar namun penting yang diperlukan agar kontrak berhasil perunding. Menegosiasikan kontrak adalah proses untuk mencapai win-win solution bagi bisnis Anda dan vendor tempat Anda menandatangani kontrak.
Apa Itu Kontrak?
Pada akhirnya, kontrak akan menjadi dokumen yang menguraikan semua peraturan yang akan mengatur Anda hubungan ke depan dan semakin jelas dan to the point, semakin baik hal tersebut dapat diimplementasikan dan dipatuhi. Tujuannya adalah untuk mencapai keseimbangan dengan vendor dan memandang mereka sebagai mitra sehingga Anda berdua dapat mencapai tujuan dan sasaran perusahaan dengan menandatangani kontrak.
Negosiasi kontrak yang sukses berarti kedua belah pihak mencari hal-hal positif yang menguntungkan kedua belah pihak dalam segala hal sekaligus mencapai kesepakatan yang adil dan setara. Kontrak yang ditandatangani dan menguntungkan kedua belah pihak akan memberikan landasan yang kuat untuk membangun a
Tujuan Negosiasi Kontrak
Tujuan negosiasi kontrak dapat digunakan untuk mengevaluasi kontrak berdasarkan masing-masing kriteria berikut:
- Jelaskan dengan jelas semua prasyarat, syarat, dan ketentuan penting.
- Barang atau jasa yang akan disediakan dirinci dan ditentukan.
- Kompensasi dinyatakan dengan jelas, termasuk total biaya, jadwal pembayaran, dan jangka waktu pembiayaan.
- Menguraikan semua pencapaian utama seperti tanggal efektif, tanggal penyelesaian/penghentian, dan kemungkinan tanggal perpanjangan.
- Mengidentifikasi dan mengatasi potensi risiko dan kewajiban.
- Mendefinisikan dan menetapkan ekspektasi yang masuk akal untuk kemitraan termasuk strategi dan jadwal komunikasi.
Strategi Negosiasi
1. Buat daftar prioritas peringkat, serta alternatifnya: Memiliki daftar item yang paling penting versus item yang, mungkin, tidak begitu penting, memberi Anda peluang untuk melakukan trade-off jika diperlukan. Daftar ini harus berupa daftar dinamis yang selalu diperbarui berdasarkan kebutuhan bisnis sehubungan dengan kerja sama dengan vendor ini. Tidaklah praktis untuk berasumsi bahwa Anda akan mampu menegosiasikan seluruh bidang kontrak secara efektif sekaligus. Oleh karena itu, Anda ingin memastikan bahwa hal yang paling penting bagi Anda telah didiskusikan dan disepakati sebelum Anda beralih ke hal yang kurang penting.
2. Kenali perbedaan antara apa yang Anda butuhkan dan apa yang Anda inginkan: Tinjau prioritas Anda sesering mungkin selama proses perencanaan negosiasi kontrak dan untuk terakhir kalinya di akhir. Pastikan untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan sulit: "Apakah ini benar-benar merupakan prioritas bagi perusahaan kita, atau justru 'bagus untuk dimiliki'?" “Apakah prioritas ini merupakan hasil dari semacam perebutan politik internal, atau memang benar adanya?" “Jika kita harus mengorbankan hal ini, apakah kesepakatan ini masih bisa menjadi win-win solution bagi keduanya? sisi?"
3. Ketahui keuntungan Anda sehingga Anda tahu kapan harus meninggalkannya: Apakah ada biaya atau biaya per jam yang tidak dapat dilampaui oleh perusahaan Anda? Pernahkah Anda menyadari bahwa satu atau dua prioritas utama benar-benar tidak dapat dinegosiasikan dan Anda sebaiknya meninggalkan kontrak ini jika vendor tidak menyetujuinya? Cantumkan hal-hal tersebut beserta alasannya sehingga Anda dapat menggunakannya untuk menegosiasikan kesepakatan yang optimal.
4. Tentukan batasan waktu dan tolok ukur: Tetapkan standar pengukuran kinerja yang Anda harapkan dari vendor Anda. Ini akan menjadi metode kunci untuk memantau kinerja vendor. Kesuksesan penjual akan sangat penting untuk mendapatkan nilai yang baik dari kontrak ini. Oleh karena itu, Anda sebaiknya menegosiasikan penalti yang adil dan merata ketika indikator kinerja utama (KPI) tidak terpenuhi.
5. Menilai potensi kewajiban dan risiko: Memahami potensi terjadinya kesalahan atau tidak terlaksananya rencana saat kontrak dibuat. Bagaimana jika terjadi biaya tak terduga? Siapa yang akan bertanggung jawab jika peraturan pemerintah dilanggar? Asuransi siapa yang akan menanggung pekerja kontrak? Ini hanyalah beberapa pertanyaan umum yang harus dijawab dalam kontrak apa pun. Sama pentingnya dengan memahami prioritas, juga penting untuk tidak hanya mengetahui kemungkinan terjadinya sesuatu yang tidak beres namun juga bersikap proaktif tentang apa yang harus dilakukan jika hal tersebut terjadi.
6. Kerahasiaan, tidak bersaing, penyelesaian sengketa, dan perubahan persyaratan: Untuk melengkapi daftarnya, item-item ini mewakili beberapa hal lagi yang perlu dipertimbangkan saat Anda menegosiasikan kontrak vendor. Jika didekati secara proaktif, daftar ini bisa menjadi tempat yang baik untuk membangun titik temu dengan vendor, dan bukan hal-hal yang bisa menjadi hambatan negosiasi. Misalnya, jika vendor atau perwakilan vendor mempunyai kemungkinan terekspos ke perusahaan informasi rahasia, maka harus ada klausul kerahasiaan yang akan membatasi tanggung jawab bagi Anda dan pihak tersebut penjual. Sangat penting untuk mengambil semua tindakan pencegahan untuk melindungi semua kekayaan intelektual dan paten, selain data keuangan sensitif.
Terakhir, sebelum kedua belah pihak duduk untuk meninjau, berdiskusi, dan menegosiasikan ketentuan kontrak, pastikan Anda juga telah mempertimbangkan beberapa kriteria utama lainnya yang dapat membuat proses berjalan lancar.
7.Tentukan apakah kepentingan perusahaan Anda akan terlindungi dengan baik melalui penggunaan penasihat hukum: Menegosiasikan kontrak Layanan kebersihan selama satu tahun di kantor kecil jauh berbeda dengan menegosiasikan kontrak untuk melakukan outsourcing di call center yang cukup besar. Jika Anda merasa sedikit tidak nyaman meninjau kontrak secara "legal", jangan ragu untuk menyewa pengacara yang berspesialisasi dalam negosiasi kontrak.
8.Tentukan apakah kontrak tersebut memerlukan pengawasan oleh atau melalui akuntan atau pakar keuangan lainnya: Sama pentingnya dengan menyewa penasihat hukum yang tepat, bisa juga menyewa, atau menugaskan seorang ahli dari dalam yang dapat mengatur persyaratan keuangan kontrak pada awal negosiasi, serta sepanjang negosiasi proses. Melakukan proforma untuk transaksi itu sendiri, serta pelaporan keuangan yang berkelanjutan bisa menjadi tugas yang cukup rumit, namun sangat penting. Luangkan waktu untuk memahami bagaimana proses ini dapat dikelola sendiri oleh seorang akuntan, atau jika diperlukan dialihdayakan ke kantor akuntan.
Keuntungan lain dari pemantauan ketat keuangan suatu kontrak tertentu adalah bahwa hal ini dapat digunakan sebagai KPI, dan sarana obyektif untuk memantau kinerja.
