Pertemuan pra-konferensi adalah kependekan dari "pertemuan pra-konferensi". Ini adalah kesempatan untuk mengumpulkan para pemain kunci dalam sebuah konferensi sehingga semua orang dapat meninjau rencana mereka untuk melaksanakan konferensi yang sukses. Pertemuan ini biasanya berlangsung di ruang konferensi.
Inilah yang perlu Anda ketahui tentang pertemuan pra-kontra sebelum mengatur acara Anda berikutnya.
Apa Itu Pertemuan Pra-Kontra?
Tergantung pada besarnya konferensi, mungkin terdapat puluhan—bahkan ratusan—orang yang bertanggung jawab atas keberhasilan pelaksanaan acara tersebut. Pertemuan pra-kontra, atau sekadar "pra-kontra", adalah kesempatan bagi semua orang untuk bertemu di satu tempat dan mendiskusikan rincian acara yang direncanakan. Ini adalah kesempatan bagi vendor untuk mengajukan pertanyaan, bagi penyelenggara untuk mempersiapkan staf menghadapi segala keanehan, dan bagi kru untuk menilai ruang dan memutuskan di mana akan menempatkan meja, kursi, panggung, atau lainnya perlengkapan.
Pertemuan pra-kontra biasanya berlangsung beberapa hari sebelum acara. Pada hari acara, panduan singkat dapat menyegarkan peserta tentang rencana sebelum pintu konferensi dibuka.
Beberapa orang mungkin mengasosiasikan pertemuan pra-kontra dengan perencanaan konferensi, konvensi, kongres, dan program insentif yang lebih besar. Namun, pertemuan pra-kontra untuk seminar dan acara khusus lainnya juga biasa dilakukan. Bahkan pertemuan kecil di ruang konferensi hotel harus didahului dengan pertemuan pra-kontra.
Bagaimana Cara Kerja Rapat Pra-Kontra?
Bagi mereka yang tidak sering merencanakan pertemuan, pertemuan pra-kontra mungkin terasa tidak nyaman atau canggung pada awalnya karena mungkin mencakup istilah atau bahasa baru, seperti "resume acara" atau "pesanan acara perjamuan". Namun, pertemuan pra-kontra dimaksudkan untuk memuluskan kesalahpahaman atau aspek yang tidak jelas dari acara tersebut. Ini adalah kesempatan Anda untuk menanyakan arti istilah-istilah tersebut, dan pertanyaan lain yang akan meningkatkan keberhasilan acara.
Apa yang Diharapkan Selama Pertemuan Pra-Kontra
Pada pertemuan pra-kontra, perencana acara akan meninjau semua hasil akhir logistik untuk program tertentu dengan tim manajemen pemasok yang terlibat dalam program tersebut.
Biasanya, pertemuan pra-konferensi dikoordinasikan dan dijadwalkan oleh manajer layanan konferensi tempat tersebut. Misalnya, jika konferensi Anda diadakan di hotel, kemungkinan besar hotel tersebut memiliki karyawan yang tugasnya mengoordinasikan acara seperti acara Anda. Orang ini akan mengundang manajer dari berbagai bidang yang terlibat dalam acara tersebut untuk meninjau peran khusus mereka dalam sebuah acara.
Ini adalah waktu yang tepat bagi perencana pertemuan atau acara untuk menjalin hubungan baik dengan semua orang yang terlibat.
Selama pra-konferensi, adalah tepat bagi perencana acara untuk menyoroti beberapa tujuan utama acara, termasuk yang penting informasi tentang organisasi yang menyelenggarakan acara tersebut, pesan-pesan utama yang disampaikan pada acara tersebut, dan para VIP penting yang diharapkan untuk menyampaikannya menghadiri.
Tinjau Resume Acara
Resume acara merinci semua spesifikasi acara. Ini mencakup semua informasi yang relevan, termasuk tanggal, waktu, kontak, profil peserta, keadaan darurat kontak, makanan dan minuman, transportasi, informasi pengiriman, penagihan, audio/visual, dan khusus lainnya kebutuhan.
Setiap manajer departemen akan meninjau peran mereka dalam acara tersebut, termasuk rincian yang relevan dan prosedur operasi umum mereka. Mereka juga akan meninjau pemahaman mereka tentang kontrak acara dan informasi yang sebelumnya dibagikan pada pesanan acara perjamuan.
Perencana pertemuan dan acara harus ingat untuk mengajukan pertanyaan rinci terkait spesifikasi acara selama ini, seperti tingkat kepegawaian dan nama-nama kontak kunci dari semua bidang yang diwakili yang akan hadir selama pelaksanaan peristiwa. Elemen kunci dari diskusi pra-kontra dapat mencakup tinjauan terhadap:
- Persyaratan makanan dan minuman
- Persyaratan daftar kamar tamu
- Persyaratan pameran konferensi dan pameran dagang
- Persyaratan ruang pertemuan dan ruang pameran dagang (termasuk denah lantai terperinci)
- Persyaratan teknis, seperti spesifikasi kelistrikan dan telekomunikasi
- Detail tentang penempatan signage dan dekorasi lainnya
Lakukan Perubahan di Menit Terakhir
Pertemuan pra-kontra adalah waktu yang ideal untuk membuat perubahan pada menit-menit terakhir. Meskipun mereka mungkin tidak selalu menyukainya, sebagian besar vendor dan pemasok mengharapkan beberapa perubahan dan penggantian di menit-menit terakhir—namun usahakan agar permintaan tetap masuk akal.
Tentu saja, sejauh mana perubahan yang dapat dianggap masuk akal bergantung pada seberapa dini pra-penipuan tersebut dilakukan. Jika pra-kontra dijadwalkan pada saat pengaturan sedang berlangsung, pertimbangkan untuk melakukan inspeksi ruangan lebih awal untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Dengan demikian, Anda akan mengetahui perubahan apa saja yang dapat dilakukan tanpa mengorbankan kemajuan yang telah dicapai.
Poin Penting
- Pertemuan pra-kontra adalah pertemuan yang berlangsung sebelum konferensi di pusat konvensi, hotel, atau ruang acara lainnya.
- Pertemuan pra-kontra memberikan kesempatan bagi semua pemain kunci dan staf untuk meninjau tanggung jawab, tujuan, dan harapan mereka.
- Pertemuan pra-kontra biasanya berlangsung beberapa hari sebelum acara.
- Ini adalah salah satu kesempatan terakhir bagi penyelenggara untuk meminta perubahan sebelum acara dimulai.
