Jam yang dapat ditagih menunjukkan jam kerja yang dilaporkan oleh anggota staf sebagai beban kepada klien. Konsep ini tidak unik dalam bidang konsultasi, karena berbagai perusahaan jasa profesional menagih kliennya per jam. Misalnya, kantor akuntan publik dan jasa hukum juga secara tradisional menagih berdasarkan jam waktu staf.
Memahami konsep jam kerja yang dapat ditagih, termasuk penerapan dan konsekuensinya, masuk akal bagi mereka yang mempertimbangkan karir di bidang ini.
Melacak Waktu dan Aktivitas
Sebagai konsultan, misalnya, Anda akan melacak jam yang dapat ditagih untuk setiap keterlibatan tertentu. Selain itu, setiap anggota staf memiliki tarif penagihan per jam yang mencerminkan jabatan dan tingkat pengalaman mereka.
Setiap anggota staf harus menyimpan lembar waktu terperinci yang membagi jam kerja mereka berdasarkan jenis aktivitas, klien, dan keterlibatan. Pada waktu tertentu, perusahaan jasa profesional dapat menjalankan banyak perjanjian dengan klien tertentu.
Aktivitas Penagihan
Pada dasarnya, sebuah perusahaan konsultan, akuntansi, jasa hukum, atau perusahaan jasa profesional lainnya mengharuskan karyawannya mengalokasikan waktu mereka di antara beberapa kategori aktivitas yang berbeda. Tiga kategori penagihan internal yang paling umum meliputi:
- Jam kerja yang dapat ditagih pada keterlibatan klien
- Pekerjaan administratif
- Tidak ditugaskan, liburan atau waktu sakit
Tergantung pada perusahaannya, kategori ini mungkin memiliki kategori lebih lanjut dan lebih spesifik, namun ini adalah kategori yang paling umum dan penting.
Tarif Penagihan Klien
Sebuah perusahaan konsultan pada umumnya mungkin memiliki hierarki pekerjaan sebagai berikut, dengan tarif penagihan per jam meningkat tajam dari bawah ke atas:
- Mitra
- Pengelola
- Konsultan senior
- Konsultan
Selain itu, dalam setiap anak tangga hierarki, mungkin terdapat beberapa tarif penagihan. Oleh karena itu, konsultan tahun kedua mungkin diharapkan memiliki tarif penagihan yang lebih tinggi dibandingkan konsultan tahun pertama. Mitra senior yang diakui sebagai semacam guru dengan keahlian, kecerdasan, atau ketenaran tertentu mungkin akan mendapat nilai lebih tinggi dibandingkan rekan mitranya.
Bukan hal yang aneh jika mitra teratas di perusahaan konsultan tertentu menagih 3 kali atau lebih tarif per jam untuk layanan konsultan tahun pertama. Dalam kasus apa pun, pada perjanjian tertentu, klien mungkin telah menegosiasikan diskon dari tarif penagihan standar, atau semacam batasan pada total penagihan.
Pekerjaan administratif
Pekerjaan administratif, atau admin, berisi catatan waktu yang dihabiskan yang tidak dapat dikaitkan dengan keterlibatan klien tertentu. Kategori ini mencakup kegiatan seperti, namun tidak terbatas pada:
- Dokumen dan pengarsipan kantor umum
- Pendidikan dan pelatihan, termasuk bertindak sebagai instruktur untuk kelas in-house
- Mencari klien dan keterlibatan baru
- Menyelenggarakan penelitian yang berkaitan dengan pengembangan praktik
Seperti halnya pelaporan jam kerja yang dapat ditagih, anggota staf biasanya menggunakan sistem kehormatan sehubungan dengan mengkategorikan waktu sebagai waktu administratif.
Waktu yang Belum Ditugaskan
Kategori ini pada dasarnya berarti "tidak satu pun dari hal-hal di atas" dan sering kali menyiratkan bahwa anggota staf sedang duduk-duduk menunggu untuk ditugaskan melakukan sesuatu. Ini juga bisa mewakili waktu keluar kantor karena liburan, sakit, atau cuti pribadi lainnya.
Dalam beberapa kasus, melaporkan waktu sebagai tidak ditugaskan mempunyai stigma yang besar karena tidak menghasilkan keuntungan atau manfaat lain bagi perusahaan, sehingga staf umumnya menghindarinya dengan cara apa pun.
Akibatnya, anggota staf yang tidak dapat menetapkan jam kerja yang dapat ditagih untuk penugasan apa pun biasanya akan mencirikan hal tersebut waktu tidak terstruktur yang dikhususkan untuk pekerjaan administratif, dan karenanya harus siap untuk membenarkan kategorisasi ini jika tertantang.
Implikasi terhadap Kompensasi dan Promosi
Khususnya di perusahaan-perusahaan dengan kebijakan naik atau keluar yang ketat, melaporkan tingkat jam kerja yang dapat ditagih di bawah standar dapat berdampak buruk terhadap kemajuan karier seseorang. Pertama, total tagihan setiap pekerja sering kali menjadi pendorong utama kompensasi, terutama pada tingkat pangkat yang lebih tinggi.
Perusahaan menggunakan metrik yang disebut tingkat pemanfaatan untuk menilai produktivitas staf, dan ini sering kali menjadi faktor penting dalam pengambilan keputusan mengenai kompensasi dan promosi.
Selain itu, menunjukkan proporsi yang signifikan dari waktu yang belum ditagih pada lembar waktu seseorang memberikan persepsi, adil atau tidak, orang tersebut tidak diminati sebagai pekerja atau tidak cukup agresif dalam mencari pekerja yang dapat ditagih bekerja. Akibatnya, staf sering kali merasa tertekan untuk melebih-lebihkan jam kerja yang harus ditagih, dengan konsekuensi yang tidak bisa dihindari yaitu klien menjadi semakin skeptis terhadap tagihan yang menurut mereka membengkak.
