Proses pemilihan vendor bisa menjadi tugas yang sangat rumit dan emosional jika Anda tidak tahu cara melakukan pendekatan sejak awal. Berikut enam langkah untuk membantu Anda memilih vendor yang tepat untuk bisnis Anda. Panduan ini akan menunjukkan kepada Anda cara menganalisis kebutuhan bisnis Anda, mencari calon vendor, memimpin tim dalam memilih vendor pemenang, memberi Anda wawasan tentang negosiasi kontrak. dan menghindari kesalahan negosiasi.
Analisis Persyaratan Bisnis
Sebelum Anda mulai mengumpulkan data atau melakukan wawancara, kumpulkan tim yang terdiri dari orang-orang yang memiliki kepentingan dalam proses pemilihan vendor khusus ini. Tugas pertama yang perlu diselesaikan oleh tim seleksi vendor adalah mendefinisikan, secara tertulis, produk, bahan atau layanan yang Anda cari vendornya. Selanjutnya, tentukan persyaratan teknis dan bisnis. Juga, tentukan persyaratan vendor. Terakhir, publikasikan dokumen Anda ke area yang relevan dengan proses pemilihan vendor ini dan mintalah masukan dari mereka. Mintalah tim menganalisis komentar dan membuat dokumen akhir. Kesimpulan:
- Bentuk tim evaluasi
- Tentukan produk, bahan, atau layanan
- Tentukan persyaratan teknis dan bisnis
- Tentukan persyaratan vendor
- Publikasikan dokumen persyaratan untuk persetujuan
Pencarian Vendor
Sekarang setelah Anda memiliki kesepakatan mengenai persyaratan bisnis dan vendor, tim sekarang harus mulai mencari kemungkinan vendor yang dapat mengirimkan material, produk, atau layanan. Semakin besar cakupan proses pemilihan vendor, semakin banyak vendor yang harus Anda hadirkan. Tentu saja, tidak semua vendor akan memenuhi persyaratan minimum Anda dan tim harus memutuskan vendor mana yang akan mencari informasi lebih lanjut. Selanjutnya, tulis Request for Information (RFI) dan kirimkan ke vendor terpilih. Terakhir, evaluasi tanggapan mereka dan pilih sejumlah kecil vendor yang akan masuk "Daftar Pendek" dan lanjutkan ke babak berikutnya. Kesimpulan:
- Kumpulkan daftar kemungkinan vendor
- Pilih vendor untuk meminta informasi lebih lanjut
- Tulis permintaan informasi (RFI)
- Evaluasi tanggapan dan buat "daftar pendek" vendor
Permintaan Proposal (RFP) dan Permintaan Penawaran (RFQ)
Persyaratan bisnis telah ditentukan dan Anda memiliki daftar pendek vendor yang ingin Anda evaluasi. Sekarang saatnya untuk menulis a Proposal permintaan atau Permintaan Penawaran. Apapun format yang Anda putuskan, RFP atau RFQ Anda harus berisi bagian berikut:
- Detail pengiriman
- Pendahuluan dan ringkasan eksekutif
- Ikhtisar dan latar belakang bisnis
- Spesifikasi rinci
- Asumsi dan kendala
- Syarat dan Ketentuan
- Kriteria seleksi
Evaluasi Proposal dan Seleksi Vendor
Tujuan utama dari evaluasi usulan dan fase pemilihan vendor adalah meminimalkan emosi manusia dan positioning politik untuk sampai pada keputusan yang terbaik bagi kepentingan perusahaan. Lakukan penyelidikan secara menyeluruh, carilah masukan dari seluruh pemangku kepentingan, dan gunakan metodologi berikut untuk mengarahkan tim ke keputusan pemilihan vendor yang terpadu:
- Lakukan tinjauan awal terhadap semua proposal vendor
- Catat persyaratan bisnis dan persyaratan vendor
- Tetapkan nilai penting untuk setiap persyaratan
- Tetapkan nilai kinerja untuk setiap persyaratan
- Hitung skor kinerja total
- Pilih vendor pemenang
Strategi Negosiasi Kontrak
Tahap terakhir dalam proses pemilihan vendor adalah mengembangkan negosiasi kontrak strategi. Ingat, Anda ingin "bermitra" dengan vendor Anda dan bukan "membawa mereka ke layanan kebersihan". Tinjau Anda tujuan negosiasi kontrak Anda dan rencanakan negosiasi dengan mencakup hal-hal berikut item:
- Buat daftar/urutkan prioritas Anda beserta alternatifnya
- Ketahui perbedaan antara apa yang Anda butuhkan dan apa yang Anda inginkan
- Ketahui keuntungan Anda, sehingga Anda tahu kapan harus meninggalkannya
- Tentukan batasan waktu dan tolok ukurnya
- Menilai potensi kewajiban dan risiko
- Kerahasiaan, non-bersaing, penyelesaian sengketa, perubahan persyaratan
- Lakukan hal yang sama untuk vendor Anda (misalnya, berjalanlah sejauh satu mil dengan posisi mereka)
Kesalahan Negosiasi Kontrak
Kesalahan sekecil apa pun dapat mematikan proses negosiasi kontrak yang produktif. Hindari kesalahan negosiasi kontrak dan hindari membahayakan proses negosiasi kontrak yang produktif.
