Undang-undang layanan kesehatan tahun 2009, Undang-Undang Perawatan Terjangkau (ACA), mencakup beberapa ketentuan terkait pelaporan tunjangan layanan kesehatan oleh pemberi kerja kepada karyawan.
Beberapa persyaratan tersebut ditujukan untuk semua perusahaan, dan beberapa persyaratan tambahan ditujukan untuk perusahaan besar. IRS mengelola proses dan laporan berdasarkan undang-undang ini.
Persyaratan Pelaporan Pemberi Kerja untuk Tunjangan Kesehatan Karyawan
Semua pemberi kerja harus melaporkan biaya tunjangan kesehatan yang diberikan pemberi kerja kepada karyawan pada Formulir W-2, dan mengajukan formulir W-2 untuk semua karyawan ke Administrasi Jaminan Sosial.
Selain itu, pemberi kerja besar (sebagaimana didefinisikan oleh IRS) harus memberikan laporan tahunan kepada karyawan pada formulir 1095-C dan mengajukan laporan tersebut ke IRS.
Persyaratan Pelaporan untuk Semua Pengusaha
IRS mewajibkan semua pemberi kerja untuk melaporkan biaya jaminan kesehatan kepada karyawan dalam Kode DD pada karyawan tersebut formulir W-2, laporan upah tahunan dibagikan kepada karyawan dan diajukan ke Administrasi Jaminan Sosial masing-masing tahun.
Masukkan besaran jaminan kesehatan tersebut pada formulir W-2 karyawan, khususnya menggunakan Kode DD, yaitu biaya jaminan kesehatan yang disponsori pemberi kerja. Laporkan bagian yang dibayar oleh perusahaan Anda dan oleh karyawan.
Saat melaporkan, sertakan nilai pertanggungan medis, gigi, dan penglihatan yang mungkin Anda bayar. Sertakan porsi biaya bagi pemberi kerja dan karyawan; dengan kata lain, total biaya paket tersebut, tidak peduli siapa yang membayarnya.
Anda tidak perlu mengeluarkan W-2 jika informasi layanan kesehatan di Kode DD adalah satu-satunya hal yang Anda laporkan, misalnya kepada pensiunan.
Jika Anda lupa memasukkan biaya tunjangan layanan kesehatan pada W-2 karyawan, Anda perlu mengisi formulir W-2c untuk memperbaiki kesalahan ini.
IRS memiliki bagan yang bermanfaat yang menunjukkan semua jenis jaminan kesehatan yang harus dimasukkan dalam total pada Formulir W-2.
Pajak dan Tunjangan Kesehatan
Sebelum Anda menghitung tunjangan kesehatan karyawan dan memasukkannya ke dalam Kode DD Formulir W-2, Anda perlu mengetahui apa saja yang dikenakan pajak kepada karyawan.
Biaya yang dibayarkan oleh pemberi kerja untuk asuransi kesehatan tidak dikenakan pajak kepada karyawan, baik untuk pajak pendapatan federal atau pajak FICA (Jaminan Sosial dan Medicare). Tunjangan ini juga tidak dianggap sebagai upah untuk tujuan pajak pengangguran. (Ada persyaratan khusus untuk karyawan perusahaan S.)
Pastikan untuk memberi tahu karyawan bahwa jumlah dalam Kode DD tidak mempengaruhi pajak mereka. Laporan ini hanya bertujuan sebagai informasi, untuk menunjukkan kepada karyawan nilai manfaat layanan kesehatan yang mereka terima.
Persyaratan Pelaporan bagi Pengusaha Besar
Apa Itu Pengusaha Besar?
IRS menyebut perusahaan besar sebagai Applicable Large Employers (ALEs), artinya mereka harus mematuhi persyaratan pelaporan ALE khusus untuk tujuan Affordable Care Act. Bisnis Anda mungkin menjadi ALE pada suatu tahun dan bukan pada tahun berikutnya karena persyaratannya ditentukan setiap tahun kalender, bergantung pada jumlah rata-rata karyawan pada tahun sebelumnya.
Jika bisnis Anda memiliki 50 atau lebih karyawan penuh waktu yang setara, Anda dianggap sebagai "Pemberi Kerja Besar yang Berlaku" (ALE) untuk tujuan pelaporan dan untuk tujuan Tanggung Jawab Bersama Pengusaha.
Karyawan penuh waktu dianggap sebagai mereka yang bekerja rata-rata setidaknya 30 jam per minggu. Jika Anda memiliki karyawan paruh waktu, Anda menggabungkan jam kerja paruh waktu untuk mendapatkan apa yang disebut dengan jumlah karyawan penuh waktu yang setara.
Tanggung Jawab Pengusaha Besar di bawah ACA
Jika bisnis Anda adalah ALE, Anda harus melakukan salah satu hal berikut.
- Tawarkan jaminan layanan kesehatan yang "terjangkau" kepada karyawan tetap. Cakupan tersebut harus memberikan "nilai minimum".
- Lakukan pembayaran tanggung jawab bersama (ESR) pemberi kerja ke IRS. Pembayaran ini harus dilakukan jika setidaknya satu karyawan penuh waktu menerima kredit pajak premi untuk membeli perlindungan individu di bursa layanan kesehatan.
Apa yang Harus Dilaporkan Pengusaha Besar kepada Karyawannya
Berikut detail apa saja yang harus Anda laporkan kepada karyawan dan kapan.
- Pernyataan kepada karyawan tentang perlindungan asuransi kesehatan yang ditawarkan kepada karyawan. Pernyataan ini, di IRS Formulir 1095-C, harus (a) diberikan kepada setiap karyawan dan (b) dilaporkan ke IRS.
- Jika bisnis Anda mengasuransikan sendiri rencana perawatan kesehatannya, Anda harus memberikan pernyataan kepada IRS tentang pertanggungan ini. Anda perlu menggunakan Bagian III formulir 1095-C untuk tujuan ini.
Mengarsipkan Formulir 1095-C Secara Elektronik
Jika Anda mengajukan kurang dari 250 formulir 1095-C ke IRS, Anda tidak perlu mengajukannya secara elektronik. Jika Anda mengisi lebih dari 250 formulir, Anda harus mengajukannya secara elektronik.
IRS memiliki sistem antarmuka pengguna khusus untuk Pengembalian Informasi Undang-Undang Perawatan Terjangkau yang dapat Anda gunakan.
Batas Waktu Pelaporan untuk 1095-C
Laporan pada Formulir 1095-C jatuh tempo untuk tahun kalender sebelumnya. Misalnya, formulir harus diserahkan ke IRS paling lambat tanggal 28 Februari 2019 untuk tahun 2018. Pastikan Anda menggunakan formulir yang benar untuk tahun pelaporan, bukan tahun saat Anda mengisi formulir.
Melaporkan kepada karyawan: Anda harus memberikan salinan Formulir 1095-C untuk tahun kalender sebelumnya kepada setiap karyawan paling lambat tanggal 31 Januari.
Melapor ke IRS: Formulir IRS 1095-C harus diserahkan ke IRS sebelum 28 Februari (31 Maret jika diajukan secara elektronik).
Detail Formulir 1095-C
Formulir 1095-C memerlukan informasi berikut.
- Nama karyawan, alamat, dan NPWP
- Alamat nama perusahaan, informasi kontak, dan EIN
- Penawaran perlindungan karyawan, total tahun dan bulan demi bulan
- Kontribusi yang dibutuhkan karyawan, total dari tahun ke bulan
- Untuk paket asuransi mandiri—pertanggungan karyawan, identifikasi, dan pertanggungan berbulan-bulan
Itu instruksi untuk Formulir 1095-C berikan rincian lebih lanjut tentang persyaratan formulir ini.
Apakah Anda seorang majikan kecil atau a bisnis besar, luangkan waktu untuk mempelajari Undang-Undang Perawatan Terjangkau dan pengaruhnya terhadap bisnis Anda.
Informasi tentang persyaratan perusahaan dalam Undang-Undang Perawatan Terjangkau rumit dan terus berubah, dan setiap situasi bisnis bersifat unik. Tanyakan kepada penasihat pajak, asuransi, dan hukum Anda sebelum Anda menerapkan persyaratan pelaporan ini.
