“Reorganisasi” adalah salah satu topik bisnis yang biasanya menimbulkan tanggapan sinis dan dapat mengisi halaman-halaman kartun Dilbert. Sayangnya, reaksi skeptis ini seringkali memang layak dilakukan karena reorganisasi sering kali merupakan hasil dari proses desain organisasi yang dimulai dan diakhiri dengan perubahan. struktur organisasi, bukan kepemimpinan yang bijaksana.
Alasan Manajer Melakukan Restrukturisasi
Ada banyak alasan mengapa pimpinan departemen atau perusahaan memutuskan untuk melakukan restrukturisasi. Beberapa yang paling umum meliputi:
- Orang penting telah pergi: Hal ini meninggalkan kekosongan dan menciptakan peluang untuk mempertanyakan struktur yang ada. Berbeda dengan apa yang diceritakan dalam buku teks manajemen, bagan organisasi biasanya dibuat berdasarkan individu, bukan “posisi”. Seringkali, ketika seorang individu kunci pergi, posisinya harus tetap ada.
-
Ada masalah-masalah: Ini termasuk inefisiensi, bakat ketidakcocokan, peran yang tumpang tindih, ketidakseimbangan beban kerja, dan masalah operasional lainnya. Pekerjaan tidak terselesaikan, atau tidak terselesaikan dengan baik.
- Penting untuk memanfaatkan peluang baru: Contohnya adalah pasar, produk, atau layanan baru, dan struktur Anda saat ini tidak dirancang untuk mendukung tujuan bisnis baru Anda.
Meskipun semua alasan tersebut merupakan alasan yang baik, reorganisasi harus dianggap sebagai salah satu pilihan yang memungkinkan. Seringkali ada cara-cara yang tidak terlalu mengganggu untuk mencapai tujuan yang sama. Namun, jika Anda merasa perlu melakukan restrukturisasi, penting untuk menangani prosesnya dengan hati-hati.
Siapa yang Harus Terlibat dalam Reorganisasi?
Jika hanya pemimpin departemen yang terlibat, ada peluang yang terlewatkan masukan kritis dan pembelian. Di sisi lain, jika seluruh perusahaan dilibatkan, transformasi akan menjadi terlalu lamban dan kepentingan pribadi mungkin akan menghalanginya. Yang terbaik adalah menemukan jalan tengah dengan menyertakan seorang pemimpin dan tim kecil yang terdiri dari penasihat tepercaya. Mereka biasanya adalah individu-individu yang cukup percaya diri terhadap posisi mereka di perusahaan baru sehingga mengesampingkan kepentingan pribadi.
Proses Perubahan Organisasi
Meskipun tidak ada ilmu pengetahuan yang sempurna tentang bagaimana reorganisasi terjadi, berikut beberapa petunjuknya:
- Mulailah dengan sebuah strategi:Sangat penting untuk mengetahui ke mana arah organisasi atau tim. Misalnya, apa yang penting, apa yang tidak penting, dan apa tujuan spesifiknya? Meskipun ini terdengar jelas, ini adalah langkah yang sering diabaikan. Jika Anda kesulitan dengan strategi, pelajari caranya buat satu sebelum Anda merestrukturisasi bagan organisasi. Ingat, struktur selalu mengikuti strategi.
- Kembangkan kriteria Anda:Buat daftar masalah yang ingin Anda pecahkan dan peluang yang Anda cari. Selanjutnya, beri peringkat masing-masing tinggi, sedang, atau rendah berdasarkan prioritas. Ini menjadi kriteria yang akan Anda gunakan untuk mengevaluasi alternatif desain struktural dan mengukur keberhasilan Anda.
- Mengembangkan dan mengevaluasi alternatif desain:Banyak tim jatuh cinta pada satu ide dan kemudian menghabiskan seluruh waktunya untuk mencoba membenarkan ide tersebut atau menyempurnakannya. Sebaliknya, buatlah tiga atau empat ide dan urutkan berdasarkan kriteria Anda. Ingat, tidak ada pilihan yang sempurna. Selalu ada trade-off dan risiko. Cukup pilih yang terbaik dan buatlah rencana tindakan untuk memitigasi risiko.
- Uji desain akhir dengan skenario:Menghabiskan waktu untuk menguji desain dengan mendiskusikan bagaimana berbagai proses bisnis akan bekerja dalam struktur baru. Diskusi “bagaimana jika” ini membantu menyempurnakan struktur dan memperjelas peran.
Nilai Komunikasi dan Keterlibatan Tim
Seperti halnya dengan organisasi mana pun mengubah, komunikasi yang baik sangat penting. Dan komunikasi yang baik tidak hanya sekedar memberikan pengumuman satu arah mengenai perubahan tersebut.
Pemangku kepentingan, termasuk karyawan, lebih mungkin untuk ikut serta jika Anda tidak hanya menyampaikan “apa” dan “mengapa”, namun juga menjelaskan alternatif yang tidak Anda pilih dan alasannya. Sampaikan kepada pemangku kepentingan bahwa Anda menyadari bahwa tidak ada satu pilihan pun yang sempurna dan akui potensi kerugian dari rencana Anda. Keterbukaan, dialog terbuka, dan keaslian seperti ini lebih baik daripada mencoba “menjual” ide-ide Anda untuk perubahan sebagai solusi yang tepat.
Jangan berharap orang akan langsung memahaminya atau menyetujuinya; kemungkinan besar, Anda tidak melakukannya pada awalnya. Jika Anda memperlakukan orang seperti orang dewasa yang cerdas, rasa hormat yang Anda tunjukkan akan terbalas, seiring dengan dukungan pemangku kepentingan.
Setelah Anda berkomunikasi dengan orang-orang yang diperlukan, jangan malu untuk meminta bantuan mereka. Sudah menjadi sifat manusia bahwa orang akan mendukung apa yang mereka bantu ciptakan, meskipun tim Anda mungkin tidak memilikinya peluang untuk menciptakan struktur organisasi baru, mereka dapat memainkan peran besar dalam penerapannya mengubah. Ini adalah kesempatan lain bagi Anda untuk mendapatkan masukan berharga untuk mengubah struktur baru.
Restrukturisasi selalu mengganggu dan penuh dengan tantangan dan risiko. Hal ini tidak boleh dianggap enteng, dan perubahan apa pun harus selalu memiliki jangka waktu setidaknya lima tahun. Jika Anda mengikuti pedoman ini, Anda akan memiliki peluang lebih besar untuk mencapai tujuan Anda dan meminimalkan gangguan dan kecemasan.
