Karyawan atau manajer Sumber Daya Manusia tingkat berapa yang diharapkan meninjau dan menandatangani surat penawaran yang disiapkan oleh asisten SDM? Berapa bulan proses review ini harus dilanjutkan jika asisten HR adalah karyawan baru, tanya seorang pembaca? Bagaimana jika asisten HR adalah karyawan yang berpengalaman?
Saat menandatangani, haruskah asisten SDM yang menyiapkan surat penawaran atau karyawan atau manajer tingkat yang lebih tinggi yang meninjau surat penawaran (jika peninjauan diperkirakan akan terjadi?)
Tanggapan HR terhadap Siapa yang Harus Meninjau dan Menandatangani Surat Penawaran kepada Kandidat Pekerjaan
Tanggapan terhadap kedua pertanyaan ini sepenuhnya bersifat opini, karena tidak ada masalah hukum yang terlibat dalam tanggapan tersebut. Pernah bekerja sebagai direktur SDM sementara di sebuah perusahaan manufaktur kecil, di antara mantan orang HR keluar dan direktur baru mengambil alih, asisten HR mengirimkan surat penawaran dengan gaji yang salah menawarkan.
Kesalahan ini langsung terlihat ketika surat itu ditarik dari tumpukan dokumen yang menunggu peninjauan akhir. Gaji yang ditawarkan kepada kandidat terlalu rendah untuk pekerjaan itu.
Bicara tentang poin pembelajaran instan.
Di beberapa organisasi, manajer SDM, direktur, atau VP—tidak pernah menjadi asisten SDM—menandatangani surat tawaran pekerjaan yang ditujukan kepada kandidat. Hal ini merupakan praktik buruk di sektor swasta. Bukan pihak HR yang memberikan penawaran. Orang HR sedang berkonsultasi dengan manajer perekrutan yang harus membuat keputusan akhir tentang seorang kandidat dan menandatangani surat tawaran pekerjaan.
Surat penawaran merupakan komitmen manajer terhadap karyawan baru. Dengan memberikan tawaran tersebut, dia menegaskan komitmennya terhadap kesuksesan karyawan baru tersebut. Menyambut karyawan baru adalah bagian dari keseluruhan proses rekrutmen, seleksi, dan perekrutan. Semuanya merupakan komponen dari proses orientasi.
Tawaran pekerjaan adalah bagian lain dari menyambut karyawan baru ke dalam organisasi Anda dan membuat karyawan baru tersebut merasa diinginkan. Ini mengirimkan pesan yang lebih kuat jika datang dari atasan baru calon karyawan. Hal ini lebih berbobot dan lebih bernilai bila surat tawaran pekerjaan datang dari manajer orang baru. Ini adalah awal dari ikatan jangka panjang.
Pengecualian terhadap Praktik yang Direkomendasikan dalam Meninjau dan Menandatangani Tawaran Pekerjaan
Di sektor publik, di perusahaan-perusahaan Fortune 500, dan di tempat kerja yang diwakili oleh serikat pekerja, praktik ini mungkin berbeda. Ketika sebuah organisasi berukuran besar dan karyawannya tersebar di banyak lokasi, secara logistik, hal ini menambah waktu dan kebingungan proses pembuatan tawaran pekerjaan.
Organisasi yang lebih besar mempunyai tantangan tambahan berupa konsistensi di berbagai lokasi sehingga sebagian besar sistematisasi praktik ketenagakerjaan berada di tangan SDM. Agar seleksi kandidat dapat dipertahankan secara hukum, praktik rekrutmen dan perekrutan memerlukan konsistensi di semua lokasi.
Di tempat kerja yang diwakili oleh serikat pekerja, khususnya di sektor publik, manajer mungkin tidak mempunyai keputusan akhir mengenai siapa yang akan mendapatkan pekerjaan tersebut. Ini mungkin ditentukan secara kontrak oleh faktor-faktor seperti senioritas dan pendidikan. Dalam hal ini, masuk akal juga jika dokumen datang dari staf HR. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kondisi dan praktik kerja mematuhi kontrak.
Dalam kasus-kasus ini, HR harus meminta pengacara mereka untuk meninjau format dan proses surat penawaran untuk memastikan bahwa surat penawaran tersebut tepat, sah, dan melindungi pemberi kerja. Namun, kecuali surat penawaran berbeda dari format standar, biasanya tidak perlu meminta pengacara untuk meninjau setiap surat.
Haruskah Manajer atau Direktur SDM Meninjau Semua Surat Tawaran Pekerjaan?
Setiap dokumen dari manajer atau pemimpin SDM yang mewajibkan perusahaan secara hukum atau finansial harus ditinjau oleh manajer SDM atau direktur atau lebih tinggi. Inilah alasannya.
- Surat penawaran dan banyak dokumen lain yang dikirimkan oleh staf HR secara hukum mewajibkan perusahaan. Tentu saja, ketika kesalahan sebesar $10.000 ditemukan, Anda dapat menarik tawaran tersebut dan menjelaskan bahwa itu adalah kesalahan ketik yang dilakukan oleh karyawan yang tidak berpengalaman. Tapi mengapa membuka perusahaan terhadap situasi di mana perubahan tawaran gaji harus diperpanjang? Sebuah karyawan baru yang tidak bahagia mungkin masih menerima pekerjaan itu, atau Anda bisa kehilangan kandidat yang sangat cocok namun kecewa dan terluka karena kesalahan. Selain itu, hal ini dapat membuka kemungkinan tindakan hukum bagi perusahaan Anda.
- Menghargai tawaran pekerjaan yang salah, dengan menggunakan contoh yang sama, juga tidak menarik. Sebelum perusahaan memberikan tawaran tersebut, seseorang di HR melakukan riset pasar, meninjau apa yang dilakukan oleh karyawan lain dengan pekerjaan serupa, dan menyimpulkan dengan tawaran pekerjaan yang sesuai. Jadi, dampaknya akan lebih besar jika karyawan lain mengetahui perbedaan gaji tersebut.
- Tidak peduli tingkat pengalaman asisten HR yang harus, di kantor HR, menyiapkan tawaran untuk dikirim, pasangan kedua mata meninjau apa pun yang berpotensi membebani perusahaan secara finansial atau membuka pintu bagi tindakan hukum, adalah cerdas. Organisasi mengharapkan lebih banyak kewaspadaan dan pengawasan dari karyawan yang bergelar manajer atau direktur.
- A kegagalan untuk berkomunikasi dapat mengakibatkan syarat dan ketentuan kerja yang salah yang tidak dinegosiasikan atau dijanjikan kepada kandidat. Misalnya, asisten SDM mungkin mengetahui bahwa pekerjaan itu akan membayar $40.000 tapi sedang dalam proses negosiasi, kandidat ditawari lebih banyak ditambah bonus penandatanganan dan, dalam kesibukan sehari-hari, manajer gagal memberi tahu asisten SDM. Ketika seorang calon pekerja menerima tawaran yang salah, dialah yang menerima tawaran tersebut mengevaluasi kembali integritas perusahaan Anda. Anda menciptakan penghalang penerimaan yang sebenarnya tidak perlu karena kandidat khawatir tentang cara menangani situasi tersebut.
- Dokumen yang dikirimkan kepada orang-orang yang Anda coba rekrut ke perusahaan Anda harus sempurna. Mereka memberi sinyal pesan kepada calon karyawan tentang budaya perusahaan Anda. Bahkan kesalahan ketik pun dapat membuat kandidat terdiam. Salinan dokumennya juga akan tinggal di file perusahaan Anda selama bertahun-tahun. Jadi, dalam banyak kasus, sepasang mata kedua yang meninjau dokumen tersebut adalah praktik yang cerdas.
Peninjauan dan pengawasan dokumen yang mewajibkan perusahaan secara finansial atau berpotensi secara hukum, bukan merupakan kritik terhadap pengetahuan, pengalaman, atau ketekunan asisten SDM. Ini adalah praktik bisnis yang cerdas karena semua alasan ini.
Catatan tentang tawaran pekerjaan: HR harus meminta pengacara mereka untuk meninjau format dan proses surat penawaran untuk memastikan bahwa surat penawaran tersebut tepat, sah, dan memberikan perlindungan hukum kepada pemberi kerja. Namun, kecuali surat penawaran berbeda dari format standar, biasanya tidak perlu meminta pengacara untuk meninjau setiap surat penawaran.
Baca selengkapnya: Pertanyaan dan Jawaban Terkait Sumber Daya Manusia, Manajemen, dan Pekerjaan
Penafian: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, meskipun resmi, tidak dijamin keakuratan dan legalitasnya. Situs ini dibaca oleh khalayak di seluruh dunia dan undang-undang ketenagakerjaan dan peraturan bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya dan negara ke negara lain. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari sumber daya pemerintah Negara Bagian, Federal, atau Internasional, untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda tepat untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk bimbingan, ide, dan bantuan.
