Peringkat numerik adalah metode menilai kinerja karyawan Anda selama periode penilaian. Jika tidak diterapkan dengan benar, penilaian numerik dapat menyebabkan kebingungan, stres, dan konflik internal antar karyawan.
Perusahaan modern mulai beralih dari penilaian kinerja numerik ke metode lain. Bahkan dengan tekanan dari akademisi dan perusahaan yang menggembar-gemborkan nilai kuno dari sistem pengukuran kinerja ini, Anda masih dapat menggunakannya untuk mendorong angkatan kerja yang produktif dan bahagia.
Alasan Menggunakan Peringkat Numerik
Menurut Dick Grote, penulis Rahasia Penilaian Kinerja: Praktik Terbaik dari Para Master, penilaian yang ketat terhadap bakat dan potensi membantu perusahaan mencapai kemajuan besar dalam pengembangan budaya kinerja.
Stanley B. Malos, JD, Ph.D. menghasilkan enam Rekomendasi Substantif untuk Penilaian Kinerja yang Sehat Secara Hukum di dalam Permasalahan Hukum Saat Ini dalam Penilaian Kinerja. Keenam rekomendasi ini menentukan landasan yang membuat sistem penilaian penilaian baik dan berpotensi memotivasi.
Menurut Malos, kriteria penilaian harus:
- bersikap objektif, bukan subjektif
- berhubungan dengan pekerjaan atau berdasarkan analisis pekerjaan
- didasarkan pada perilaku, bukan sifat
- berada dalam kendali karyawan yang dinilai
- berhubungan dengan fungsi tertentu, bukan penilaian global
- dikomunikasikan kepada karyawan tersebut
Malos juga mengutip rekomendasi prosedural untuk penilaian kinerja yang sah secara hukum. Rekomendasinya adalah prosedur harus:
- distandarisasi untuk semua orang dalam suatu kelompok pekerjaan
- memberikan pemberitahuan tentang kekurangan kinerja, dan peluang untuk memperbaikinya
- memberikan instruksi tertulis dan pelatihan untuk penilai
- memerlukan dokumentasi yang menyeluruh dan konsisten di seluruh penilai yang mencakup contoh spesifik kinerja berdasarkan pengetahuan pribadi
- menggunakan penilai yang beragam, beragam, dan tidak memihak
- dikomunikasikan secara formal kepada karyawan
- memberikan akses kepada karyawan untuk meninjau hasil penilaian
- menyediakan mekanisme banding formal yang memungkinkan masukan karyawan
- membangun sistem untuk mendeteksi dampak diskriminatif atau penyalahgunaan sistem.
Pedoman Sistem Pemeringkatan Numerik
Sepuluh pedoman berikut akan membantu pengukuran kinerja dan sistem penilaian yang bersifat memotivasi daripada konfrontatif.
- Lakukan analisis pekerjaan secara menyeluruh untuk memberi Anda kriteria untuk mengukur kinerja
- Kembangkan pengukuran efektif yang memberi tahu orang-orang apa yang mereka lakukan dengan baik dan apa yang tidak
- Tetapkan kriteria yang lugas dan jujur yang memberi tahu orang-orang apa yang harus mereka lakukan untuk mencapai peringkat numerik tertentu. Seringkali orang ditinjau dan kemudian diberi petunjuk umum tentang cara meningkatkannya
- Memberikan penekanan yang lebih besar pada identifikasi dan penilaian kompetensi
- Komunikasikan kriteria yang telah ditetapkan kepada orang-orang yang membutuhkan informasi agar dapat bekerja secara efektif. Jika informasi tidak dapat diterjemahkan dengan baik ke dalam angka, komunikasikan gambaran hasil yang diharapkan dapat dimengerti dan lebih terukur
- Memperoleh masukan karyawan ketika menetapkan kriteria dan pengukuran untuk peringkat numerik
- Tinjau kemajuan karyawan berdasarkan kriteria, sasaran, dan kompetensi yang ditentukan secara teratur. Interval bulanan memang bagus, tetapi Anda harus mencoba membuat lebih banyak sesi umpan balik bagi mereka yang mungkin membutuhkannya
- Hindari efek "tanduk" atau "halo". Jika seseorang memenuhi seluruh kriteria yang ditetapkan selama dua bulan dan kemudian meleset dari target untuk bulan ketiga dalam periode pelaporan triwulanan, pertimbangkan ketiga bulan tersebut
- Karyawan perlu melihat dan membaca peringkat dan peringkat kinerja mereka serta memahami bagaimana kesimpulan dicapai
- Letakkan tanggung jawab pelaporan pencapaian pada karyawan dengan meminta mereka mencantumkan pencapaian mereka selama peninjauan untuk perbandingan
Contoh kriteria penilaian dan keberhasilan seorang manajer dapat mencakup pernyataan berikut mengenai pencapaian nilai tertinggi yang akan mereka berikan. Perhatikan gambar yang dilukis oleh manajer:
Untuk mendapatkan nilai tertinggi, Anda harus berupaya meningkatkan kepuasan pelanggan sebesar 50% yang diukur dengan kartu komentar pelanggan; meningkatkan profitabilitas toko makanan ringan sebesar 20%, dan menghadirkan lingkungan yang bersih dan efisien tanpa kertas mengotori lantai, meja dibersihkan dan dibersihkan segera setelah pelanggan pulang, dan sampah dikosongkan sebelum sampah melebihi batas. kontainer.
Kriteria juga ditetapkan dan dikomunikasikan untuk peringkat numerik tingkat menengah, dan peringkat numerik buruk. Manajer ini memastikan tidak ada pertanyaan mengenai ekspektasi nilai kinerja.
Libatkan Karyawan
Karyawan juga harus bertanggung jawab atas penilaian mereka. Banyak yang tidak ingat kriteria nilai yang lebih tinggi, tidak memperhatikan atau tidak memahami sistem pemeringkatan.
Pada saat yang sama, karyawan harus mencatat pencapaian dan pencapaian mereka sendiri atau kekurangannya. Seorang manajer dapat meminta karyawannya menyerahkan daftar pencapaian mereka pada periode tersebut sehingga manajer dapat membandingkan informasi yang mereka miliki dengan informasi yang diberikan oleh karyawan tersebut.
Hal ini memberi manajer gambaran yang lebih jelas tentang apa yang dipikirkan karyawan tentang diri mereka sendiri dan menunjukkan seberapa baik mereka memahami sistem pengukuran kinerja. Hal ini juga membuat karyawan bertanggung jawab untuk memastikan pencapaian mereka dicatat selama evaluasi dan menempatkan kewajiban keakuratan pada karyawan.
Jika karyawan dapat mengakses data mereka dan mengukur kinerja mereka sendiri, mereka seharusnya dapat melihat sendiri kinerja mereka. Dalam contoh dari manajer yang dijelaskan sebelumnya, jika seorang karyawan dapat melihat bahwa mereka memilikinya hanya meningkatkan kepuasan pelanggan sebesar 48%, mereka tidak akan terkejut dengan nilai mereka selama peninjauan waktu.
Jika data tersedia untuk karyawan sepanjang periode, manajer kemudian dapat memastikan karyawan mengetahui langkah-langkah yang harus diambil untuk meningkatkan penilaian mereka dengan memberikan umpan balik secara terus menerus.
Ketika karyawan dan manajer dapat mengakses data mereka, mereka dapat melakukan diskusi dua sisi mengenai nilai mereka. Keduanya dapat melihat kinerja karyawan, dan kesepakatan dapat dibuat mengenai peringkat numerik yang akurat untuk setiap karyawan.
Pikiran Terakhir
Jika dilakukan dengan baik, kriteria dan penilaian kinerja dapat berkontribusi pada pengalaman positif dan memotivasi anggota organisasi. Kehadiran peringkat numerik dan kriteria kinerja dalam sistem manajemen kinerja Anda dapat membantu Anda merumuskan budaya yang Anda perlukan untuk sukses sebagai sebuah organisasi.
Ketika karyawan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka, dan terlibat dalam penilaian mereka sendiri, mereka mengambil kepemilikan atas pelacakan kinerja mereka. Mereka mengalami sangat sedikit kejutan dan memiliki tujuan yang jelas untuk dicapai. Mereka mengetahui imbalan dan pengakuan yang akan mereka raih.
Jika Anda menetapkan sistem penilaian numerik untuk pengukuran kinerja, pastikan nilai tertinggi dapat dicapai. Dalam sistem seperti ini, sangat umum bagi manajemen untuk mengklaim bahwa tidak ada karyawan yang dinilai sempurna—artinya tidak akan pernah ada karyawan yang mendapat nilai tertinggi.
Jika sistem Anda memberi peringkat pada karyawan pada skala lima, dan Anda memiliki karyawan yang mencapai semua kriteria yang dipublikasikan, beri mereka peringkat lima yang layak mereka dapatkan. Peringkat 4,9 untuk seseorang yang telah mencapai segalanya akan melemahkan semangat dan menyebabkan karyawan tidak berusaha untuk mendapatkan peringkat yang lebih tinggi.
