Formulir Kelayakan I-9 diwajibkan oleh Undang-Undang Reformasi Imigrasi, yang memverifikasi identitas karyawan dan kelayakan mereka untuk bekerja secara legal di AS. Jika pemberi kerja melewatkan langkah apa pun atau lupa menyertakan dokumen yang benar, mereka berisiko terkena denda komplikasi hukum yang mungkin terjadi dan cukup serius, oleh karena itu sangat penting untuk memverifikasi setiap aspek dari suatu karyawan I-9.
Daftar A—Dokumen yang Menetapkan Identitas dan Kelayakan Pekerjaan
Di I-9, ada daftar dokumentasi yang diperlukan untuk membuktikan identitas. Dokumen-dokumen ini menetapkan identitas dan kelayakan untuk bekerja di A.S. dan dianggap sebagai bukti yang dapat diterima untuk keduanya.
- Paspor AS (belum kedaluwarsa atau kedaluwarsa)
- Sertifikat Kewarganegaraan AS (Bentuk N-560 atau N-561)
- Sertifikat Naturalisasi (Bentuk N-550 atau N-570)
- Paspor asing yang belum habis masa berlakunya dengan lampiran Formulir I-94 menunjukkan izin kerja yang belum habis masa berlakunya
- Kartu Penduduk Permanen atau Kartu Tanda Terima Pendaftaran Orang Asing dengan foto (Formulir I-551)
- Kartu Penduduk Sementara yang belum habis masa berlakunya (Formulir I-688)
- Kartu Izin Kerja yang belum habis masa berlakunya (Formulir I-688A)
- Izin Masuk Kembali yang belum habis masa berlakunya (Formulir I-327)
- Dokumen Perjalanan Pengungsi yang belum habis masa berlakunya (Formulir 1-571)
- Dokumen Otorisasi Ketenagakerjaan yang belum habis masa berlakunya yang dikeluarkan oleh Departemen Keamanan Dalam Negeri (DHS) yang berisi foto (Formulir I-688B)
Daftar B—Dokumen yang Membangun Identitas
Jika salah satu dokumen di atas tidak ada, karyawan harus menunjukkan dua dokumen lainnya, satu untuk bukti identitas dan satu lagi untuk bukti kelayakan kerja. Dokumen-dokumen berikut dapat digunakan untuk menetapkan identitas karyawan:
- Surat izin mengemudi atau kartu identitas yang dikeluarkan oleh suatu negara bagian atau wilayah terpencil di Amerika Serikat, dengan syarat berisi foto atau informasi seperti nama, tanggal lahir, jenis kelamin, tinggi badan, warna mata, dan alamat
- Kartu identitas yang dikeluarkan oleh lembaga atau entitas pemerintah federal, negara bagian, atau lokal, asalkan berisi foto atau informasi seperti nama, tanggal lahir, jenis kelamin, tinggi badan, warna mata, dan alamat
- Kartu identitas sekolah dengan foto
- Kartu Pendaftaran Pemilih
- Kartu atau rancangan catatan Militer AS
- Kartu identitas tanggungan militer
- Kartu Merchant Mariner Penjaga Pantai A.S
- Dokumen suku asli Amerika
- Surat Izin Mengemudi yang dikeluarkan oleh otoritas pemerintah Kanada
Daftar C—Dokumen yang Menetapkan Kelayakan Pekerjaan
Salah satu dokumen ini harus disajikan selain dokumen dari Daftar B jika pegawai tidak dapat memberikan dokumen dari Daftar A.
- Kartu Jaminan Sosial AS yang dikeluarkan oleh Administrasi Jaminan Sosial, selain kartu yang menyatakan tidak berlaku untuk pekerjaan
- Akta Kelahiran di Luar Negeri yang dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri (Formulir FS-545 atau Formulir DS-1350)
- Salinan asli atau bersertifikat dari akta kelahiran yang dikeluarkan oleh otoritas negara bagian, kabupaten, kota, atau wilayah terpencil di Amerika Serikat dengan stempel resmi
- Dokumen suku asli Amerika.
- Kartu Identitas Warga Negara AS (Formulir I-197)
- Kartu ID untuk penggunaan Warga Negara Penduduk di Amerika Serikat (Formulir I-179)
- Dokumen izin kerja yang belum habis masa berlakunya yang dikeluarkan oleh DHS selain yang tercantum dalam Daftar A
Daftar Khusus Bagi Anak di Bawah Umur
Karyawan yang berusia di bawah 18 tahun sehingga tidak dapat menunjukkan dokumen-dokumen di atas dapat memberikan dokumen yang sesuai dengan usianya, termasuk:
- Catatan sekolah atau rapor
- Catatan klinik, dokter, atau rumah sakit
- Catatan penitipan anak atau sekolah taman kanak-kanak
Formulir Tambahan I-9 Tanggung Jawab Pemberi Kerja
Pastikan formulir I-9 diisi dengan benar dan Anda serta karyawan Anda mengikuti petunjuk dengan tepat. Anda harus menyimpan formulir I-9 setiap karyawan setidaknya selama tiga tahun atau satu tahun setelah masa kerja berakhir, mana saja yang lebih lama.
Simpan dan buat salinan dokumen asli yang diberikan oleh karyawan Anda. Ini tidak wajib tetapi disarankan. Simpan hanya sejumlah minimum dokumen yang diperlukan dan simpan formulir serta fotokopi dokumen secara terpisah dari Anda file karyawan.
Jika ada perubahan pada dokumen berkas I-9, ubahlah pada bentuk asli dan inisial serta tanggal perubahannya. Jangan mengisi formulir baru. Verifikasi ulang izin kerja yang sudah habis masa berlakunya dan jangan izinkan karyawan bekerja jika dokumentasi mereka telah habis masa berlakunya.
Pastikan untuk merespons sesuai dengan instruksi dan pedoman waktu jika Anda menerima Jaminan Sosial Surat ketidakcocokan administrasi yang menunjukkan sejumlah karyawan Anda memiliki Sosial yang tidak dapat diverifikasi Nomor keamanan.
Memperoleh informasi formulir I-9 saat ini di Layanan Kewarganegaraan dan Imigrasi AS (USCIS). Informasi tambahan tersedia dari Masyarakat Manajemen Sumber Daya Manusia.
Persyaratan resmi
Formulir I-9 harus diisi untuk setiap karyawan baru tanpa memandang asal negaranya atau apakah karyawan tersebut adalah warga negara AS. Seorang pemberi kerja telah melanggar undang-undang imigrasi federal jika ia gagal memverifikasi identitas dan izin kerja karyawan baru dengan: a Formulir I-9. Dendanya sangat bervariasi dan didasarkan pada sistem tingkatan, namun bisa mencapai hampir $20.000. Hukuman meningkat mulai dari $548 karena dengan sengaja terus mempekerjakan individu yang tidak menyerahkan formulir I-9 dengan verifikasi yang benar.
Penafian: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, meskipun resmi, tidak dijamin keakuratan dan legalitasnya. Situs ini dibaca oleh khalayak di seluruh dunia dan undang-undang ketenagakerjaan dan peraturan bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya dan dari satu negara ke negara lain. Silakan mencari bantuan hukum atau bantuan dari sumber daya pemerintah negara bagian, federal, atau internasional untuk memastikan penafsiran dan keputusan hukum Anda tepat untuk lokasi Anda.
