Mempersiapkan kantor Anda sebelum tutup untuk hari raya memerlukan persiapan yang matang. Pesan yang tepat akan memastikan bahwa pelanggan, vendor, dan karyawan Anda dapat merencanakan penutupan, dan itu berarti Anda tidak perlu menghadapi banyak keluhan sebelum dan sesudah jeda. Itu seharusnya menjadi liburan tanpa beban dan istirahat yang layak.
Berikut adalah daftar langkah-langkah sederhana, mulai dari menyetel pesan menjelang liburan hingga menyetel ulang termostat, yang akan membuat penutupan liburan Anda lancar dan menguntungkan.
Beritahu Karyawan, Pelanggan, dan Vendor
Pastikan Anda memberi tahu pemangku kepentingan di perusahaan Anda setidaknya dua hingga empat minggu sebelumnya. Karyawan dapat diberitahu dan diingatkan melalui sistem kalender di kantor, pemberitahuan email, tanda dan postingan di sekitar kantor, dan dimasukkan ke dalam gaji mereka. Dan jangan lupa pengingat tindak lanjutnya; tidak semua pesan berhasil tersampaikan untuk pertama kalinya.
Anda dapat memberi tahu pelanggan melalui situs web Anda dan pesan petugas otomatis di sistem telepon Anda.
Beri tahu vendor (terutama yang memiliki jadwal pengiriman berulang) melalui email, telepon, atau surat pos biasa.
Beritahu Personel atau Layanan Keamanan
Beri tahu personel keamanan atau layanan keamanan Anda tentang tanggal penutupan yang akan datang. Pastikan penyedia keamanan Anda memiliki daftar kontak darurat terbaru yang berisi informasi kontak, termasuk nomor telepon, untuk Anda dan karyawan utama Anda. Mereka harus mengetahui siapa yang harus dihubungi jika terjadi masalah keamanan, bahkan ketika kantor tutup untuk urusan bisnis, dan siapa yang berwenang berada di dalam gedung selama penutupan.
Ubah Salam Petugas Otomatis
Satu atau dua minggu sebelum penutupan, catatlah sebuah salam petugas otomatis di sistem telepon Anda yang menjelaskan bahwa kantor akan tutup untuk waktu yang lama. Cantumkan tanggal kapan Anda akan tutup dan kapan Anda akan membukanya kembali. Tepat sebelum Anda berangkat, rekam salam otomatis kedua yang menekankan kapan Anda akan kembali dan, bila perlu, kepada siapa penelepon harus mengajukan pertanyaan apa pun saat Anda tidak ada.
Jika Anda menyediakan layanan darurat, seperti pemanas dan pendingin, pipa ledeng, atau layanan pelanggan penting lainnya, pastikan untuk memberi tahu penelepon Anda cara menghubungi layanan penjawab atau ponsel Anda jika terjadi keadaan darurat.
Beritahu Layanan Penjawab Anda
Beritahu layanan penjawab Anda tentang tanggal penutupan kantor, dan perbarui daftar kontak Anda dengan nomor telepon karyawan yang akan dihubungi. Pastikan mereka mengetahui siapa yang harus dihubungi dalam situasi tertentu; Anda tidak ingin manajer tingkat atas diberi tahu jika terjadi masalah pengiriman, misalnya.
Ubah Salam Pesan Suara
Jika sistem telepon Anda memungkinkan karyawan menerima panggilan eksternal di meja mereka, perintahkan mereka untuk mencatat panggilan "tertutup". untuk pesan liburan" atau ucapan pesan suara "di luar kantor" yang memberikan rincian penting kepada penelepon tentang penutupan. Karyawan harus memberi tahu penelepon kapan mereka akan kembali ke kantor dan apa yang harus dilakukan jika mereka memerlukan bantuan segera saat kantor tutup. Dalam kebanyakan kasus, Anda tidak ingin karyawan memberikan informasi kontak pribadi.
Kurangi Termostat, Matikan Peralatan Kantor
Hemat energi dan uang dengan mengatur atau memprogram ulang termostat kantor Anda selama pemadaman listrik. Anda akan terkejut dengan penghematan biaya yang dapat Anda peroleh, dan ini mungkin merupakan hal yang baik Peluang PR; menunjukkan bahwa perusahaan Anda berkomitmen untuk melestarikan sumber daya.
Anda juga dapat menghemat energi dan uang dengan mematikan semua peralatan kantor yang tidak penting, termasuk lampu meja, mesin fotokopi, printer, dan komputer.
Server Cadangan
Jika Anda memiliki komputer dan server, pastikan siklus pencadangan berjalan dengan baik sebelum dan sesudah pematian. Kurangi paparan Anda terhadap bencana dengan menjadwalkan pencadangan di luar lokasi untuk pengambilan lebih awal. TI adalah area di mana Anda ingin mendapatkan instruksi yang jelas tentang siapa yang harus dihubungi jika terjadi masalah, jadi pastikan layanan penjawab Anda mendapat informasi yang benar.
Jangan dimatikan
Ada beberapa peralatan kantor yang tidak boleh dimatikan, antara lain:
- Mesin faks
- Sistem telepon
- Server dan sistem cadangan
- Unit pendingin
- Sistem keamanan
