Banyak rapat dan konferensi perusahaan besar memulai program acara dengan sesi pembukaan, terkadang disebut sesi pleno atau sesi umum pembukaan. Sesi ini paling sering dikaitkan dengan konferensi, kongres, atau konvensi yang lebih besar, namun juga dapat digunakan untuk acara perusahaan yang lebih kecil.
Sesi pembukaan selalu dijadwalkan untuk jangka waktu tertentu di awal program. Biasanya berlangsung dari satu hingga dua jam. Presentasi yang dijadwalkan pada waktu-waktu ini dapat memberikan peluang unik bagi penyelenggara acara dan tuan rumah untuk berbicara kepada pesertanya.
Apa yang dimaksud dengan Sesi Pembukaan?
Sesi pembukaan umum ditandai dengan presentasi terjadwal atau rangkaian presentasi oleh berbagai pembicara. Mereka diarahkan untuk menangani khalayak umum.
Beberapa program acara pada akhirnya menawarkan sesi breakout secara bersamaan di mana peserta dibagi menjadi kelompok-kelompok kecil untuk presentasi dan lokakarya. Yang lain segera membagi penonton untuk sesi yang didedikasikan untuk peran, keahlian, atau minat tertentu. Namun sidang pleno berfungsi sebagai kesempatan untuk berpidato di depan semua peserta acara secara bersama-sama.
Pemimpin penyelenggara mungkin memilih untuk meliput agenda umum dan menguraikan tujuan program secara keseluruhan. Sesi pembukaan juga biasanya mencakup a pembicara utama dan presenter lainnya yang membantu mengatur suasana konvensi.
Presentasi ini dapat diadakan dalam berbagai format, namun sesi itu sendiri menurut definisinya terbuka untuk semua peserta.
Mengapa Memulai Dengan Sidang Paripurna?
Sesi umum pembukaan yang paling efektif adalah sesi yang diselenggarakan untuk kepentingan penonton dan peserta acara, bukan penyelenggara acara. Penyelenggara acara dapat memanfaatkan kesempatan ini untuk membahas bisnis perusahaan atau asosiasi, logistik acara, dan agenda, namun sesi pleno yang baik juga harus menghibur dan memotivasi hadirin.
Program yang efektif memerlukan keterlibatan dan minat audiens. Penyelenggara acara harus berjuang untuk mendapatkan kembali minat tersebut jika kehilangannya sejak awal. Pembukaan sesi umum harus memulai program dengan nada yang kuat.
Maksud dan Tujuan
Sesi pembukaan yang bagus cenderung membahas beberapa kombinasi tujuan berikut:
- Memotivasi, mendidik, dan/atau menghibur dan melibatkan penonton.
- Atur suasana program.
- Ciptakan pengalaman yang tak terlupakan.
- Bagikan informasi penting.
Sesi umum pembukaan yang terbaik dapat mewujudkan semua tujuan ini. Sesi pleno untuk konferensi tahunan mungkin mencakup pesan sambutan dari organisasi tersebut presiden, dilanjutkan dengan sambutan dari pembawa acara yang akan bertindak sebagai moderator selama acara berlangsung peristiwa.
Sesi pleno dapat diakhiri dengan nada yang kuat dengan pembicara tamu yang menyampaikan presentasi tentang memotivasi peserta untuk mencapai tujuan tertentu.
Ketika Itu Dilakukan dengan Benar
Sesi umum pembukaan yang baik akan menentukan suasana keseluruhan acara. Anda akan mempertahankan minat jika Anda dapat menjaga sesi pleno Anda tetap optimis. Anda ingin memotivasi peserta. Sampaikan beberapa informasi yang tidak mereka ketahui sebelumnya sebagai gambaran tentang hal-hal yang akan datang. Jalin hubungan dengan mereka.
Dan ya, tidak apa-apa untuk memberikan sedikit hiburan, tetapi Anda tidak ingin hiburan itu menjadi keseluruhan pertunjukan.
