Kesalahan sering terjadi dalam bisnis dan kehidupan pribadi kita. Begitulah cara kami tumbuh dan belajar. Namun beberapa kesalahan memerlukan pengorbanan. Ambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menghindari lima hal yang sangat umum ini perencanaan acara kesalahan dan—jika Anda melakukan kesalahan—pastikan Anda tidak melakukan kesalahan yang sama untuk kedua kalinya.
Tidak Memulai Cukup Awal
Penundaan adalah musuh Anda. Ini adalah salah satu kesalahan perencanaan acara paling umum yang ingin Anda hindari. Gagal memulai proses perencanaan acara sejak dini dapat menyebabkan sejumlah masalah. Segera setelah tanggal dipilih dan Anda memiliki cakupan umum acara serta anggaran Anda, mulailah bekerja. Hotel dan tempat lain memesan jauh hari sebelumnya, jadi amankan ini sesegera mungkin. Kegagalan untuk melakukan hal ini akan membatasi pilihan tempat Anda dan sayangnya Anda hanya akan mendapatkan tempat apa pun yang tersedia. Pembicara tamu dan hiburan langsung juga menerima pemesanan jauh sebelum tanggal acara sebenarnya. Setelah tanggal acara Anda aman, lakukan riset dan ketika Anda memutuskan artis pilihan Anda, segera tandatangani kontrak.
Mengorganisir diri Anda dengan daftar periksa perencanaan acara adalah tugas lain yang harus segera diselesaikan. Dengan memetakan semua langkah dalam proses perencanaan acara, menentukan kapan langkah tersebut harus diselesaikan, dan mengembangkan jadwal untuk masing-masingnya, Anda akan memiliki panduan berharga untuk memulai dan mempertahankan Anda melacak. Memulai terlambat adalah salah satu kesalahan perencanaan acara yang paling umum.
Tidak Memeriksa Acara Kompetisi
Pernahkah Anda menjadwalkan acara Anda hanya untuk mengetahui—setelah proses perencanaan dimulai dan tanggal acara ditetapkan—bahwa ada acara kompetisi lain di hari yang sama? Hanya satu acara yang akan menarik perhatian banyak orang, jadi jangan ambil risiko dan berharap orang yang diundang akan memilih acara Anda. Hindari situasi ini sama sekali.
Lakukan uji tuntas dan periksa apakah ada konflik peristiwa sebelum terlambat. Perhatikan jadwal pertemuan industri (baik besar maupun kecil), kedekatannya dengan hari libur, acara olahraga besar, dan pertemuan lokal yang dapat mendatangkan malapetaka bagi mereka yang berkendara ke acara tersebut. Setelah Anda memutuskan tanggal untuk acara Anda, sampaikan kepada tamu Anda. Notifikasi “Catat Tanggalnya” dan daftar “Acara Mendatang” memberikan kesempatan bagi mereka yang berminat untuk menandai acara Anda di kalender mereka.
Tidak Mengonfirmasi Vendor
Sebuah ditandatangani kontrak vendor adalah perjanjian yang mengikat secara hukum dan memberi Anda sesuatu secara tertulis untuk meminta pertanggungjawaban vendor atas layanan yang akan mereka berikan. Namun, hal ini tidak berpengaruh apa pun bagi Anda pada saat acara berlangsung ketika Anda menyadari bahwa vendor tersebut tidak hadir. Kontrak acara yang ada di tangan tidak akan menyajikan makanan untuk tamu Anda yang lapar atau mengantarkan meja dan kursi ke ballroom yang kosong. Konfirmasi dengan masing-masing vendor tidak hanya sekali, tetapi dua kali. Ya, dua kali. Konfirmasikan penerimaan kontrak yang Anda tandatangani pada saat Anda berdua menyetujui persyaratannya. Konfirmasikan sekali lagi sebelum acara itu sendiri. Ini bukan percakapan yang akan Anda lakukan mengenai detail pengiriman makanan atau dekorasi; ini merupakan tindak lanjut khusus untuk memastikan bahwa acara Anda masih ada di kalender mereka.
Vendor acara memesan banyak acara dan dokumen Anda sangat mudah hilang karena diacak atau salah disimpan oleh orang lain di perusahaan. Jadi pastikan hal itu tidak terjadi dengan menghubungi mereka kembali untuk check in dan mengonfirmasi bahwa acara Anda serta detail mengenai tanggal, waktu, dan layanan yang akan diberikan memang sesuai dengan jadwal mereka. Dan jaga agar kontrak vendor itu selalu tersedia.
Tidak Memiliki “Rencana B”
Memiliki rencana darurat adalah suatu keharusan untuk acara apa pun, terutama untuk acara yang dijadwalkan diadakan di luar ruangan. Kondisi cuaca tidak dapat diprediksi dan jika badai, peringatan angin kencang, atau badai hujan es mengancam untuk membatalkan acara Anda, siapkan rencana cadangan. Tanggal hujan, tempat acara alternatif, dan perubahan jadwal aktivitas adalah pilihan jika acara luar ruangan Anda – atau sebagian darinya – harus dipindahkan ke dalam ruangan.
Selain bersiap menghadapi ketidakpastian cuaca, keadaan tidak biasa lainnya juga dapat diatasi terlebih dahulu. Pemadaman listrik dapat dikurangi dengan adanya generator di lokasi. Parkir yang meluap dapat dipindahkan ke lokasi lain yang telah diatur sebelumnya. Masalah ketersediaan kamar hotel dapat diselesaikan dengan menyimpan beberapa kamar tambahan sebagai cadangan di dalam kamar Anda blok hotel. Pertimbangkan secara spesifik acara Anda dan pikirkan area-area yang lebih rentan terhadap timbulnya masalah. Dengan merencanakan ke depan dan mengembangkan skenario alternatif, Anda dapat menghindari salah satu kesalahan perencanaan acara yang paling merugikan.
Tidak Mempekerjakan Bantuan yang Cukup
Dalam hal mempekerjakan staf acara, lebih banyak lebih baik. Ini akan menghabiskan lebih banyak uang tetapi dapat menyelamatkan acara Anda. Bayangkan ini: barisan mobil cadangan menunggu untuk memasuki tempat parkir sementara petugas parkir dengan panik berusaha mengikutinya. Sederet tamu yang frustrasi menunggu untuk memesan minuman sementara salah satu server kesulitan memenuhi permintaan. Petugas registrasi acara kewalahan dengan banyaknya tamu yang baru datang, membuat wisatawan yang lelah harus menunggu terlalu lama untuk check-in. Anda mengerti idenya. Memiliki staf acara tambahan untuk membantu selama waktu sibuk, memberikan layanan tambahan ke area yang membutuhkan, dan menyelesaikan masalah yang muncul, atau menjadi kehadiran yang ramah terhadap tamu yang datang dengan pertanyaan dapat meningkatkan acara Anda dari acara yang bagus menjadi acara yang luar biasa peristiwa.
Kapan mempekerjakan staf acara, carilah staf yang berpengalaman menangani jenis acara yang Anda rencanakan. Pekerjakan hanya staf profesional yang sangat direkomendasikan. Didik mereka tentang acara Anda, tamu yang akan hadir, harapan Anda, dan siapa kontak mereka jika mereka memiliki pertanyaan atau masalah. Staf acara—meskipun disediakan oleh vendor luar—mewakili Anda dan bisnis perencanaan acara Anda. Pertemuan negatif dengan staf acara akan terus diingat baik oleh tamu maupun klien dan dapat merusak acara yang paling terencana sekalipun.
