Auditor internal menggali tindakan dan tugas seluruh karyawan dan departemen dalam suatu perusahaan untuk menemukan cara meningkatkan fungsi organisasi secara keseluruhan. Di permukaan, hal ini terdengar seperti mereka menempatkan diri mereka di tempat yang bukan tempatnya, namun sebenarnya, mereka memainkan peran penting dalam melindungi dan meningkatkan organisasi mereka.
Karyawan Akan Menghadapi Audit Internal
Sebagian besar perusahaan swasta dan publik melakukan audit internal secara berkala untuk memastikan mereka berada pada jalur yang tepat dalam memenuhi tujuan dan misi perusahaan. Pemerintah juga akan menyelesaikan audit internal rutin. Dan, saat Anda melewatinya karir pelayanan publik, ada kemungkinan besar Anda harus menanggapi pertanyaan yang diajukan auditor internal.
Dalam sebagian besar keadaan, auditor hanya mengumpulkan informasi. Misalnya, mereka mungkin mencoba memahami bagaimana bagian organisasi Anda berfungsi.
Tidak perlu tegang saat internal auditor berbicara kepadamu. Auditor internal adalah profesional yang hanya berusaha melakukan pekerjaannya sehari-hari. Memang benar, pekerjaan mereka bisa membuat Anda dan orang lain tidak nyaman. Mereka menunjukkan kelemahan dalam sistem dan merekomendasikan tindakan perbaikan.
Namun pada akhirnya, mereka membuat organisasi mereka beroperasi lebih baik, dan tanggapan Anda terhadap pertanyaan mereka sangat penting untuk mewujudkan hal ini. Jadi, inilah tiga tip untuk merespons auditor internal ketika mereka datang mengetuk pintu Anda.
Jawab dengan jujur
Auditor internal tahu ketika ada sesuatu yang tidak beres. Jangan beri mereka alasan untuk meragukan kredibilitas Anda dengan bersikap kurang dari itu benar-benar jujur.
Jika Anda tidak tahu jawaban atas sebuah pertanyaan, jangan mencoba menggertak. Anda hanya akan membuat diri Anda terlihat konyol ketika mereka menemukan jawaban sebenarnya. Pilihan yang jauh lebih baik adalah mengatakan Anda tidak tahu jawabannya. Jika itu adalah sesuatu yang dapat Anda teliti untuk mereka, tawarkan untuk melakukannya. Mereka mungkin menerima tawaran Anda, atau mereka mungkin sudah punya ide tentang cara mendapatkan jawabannya.
Jika Anda merasa auditor internal mungkin tidak menyukai jawaban Anda, jangan ragu untuk memberikan tanggapan Anda. Mereka ingin memahami segala sesuatu sebagaimana adanya, jadi meskipun jawaban Anda bukanlah jawaban yang akan membuat pekerjaan mereka lebih mudah atau apa yang ingin mereka dengar, mereka perlu mengetahui kebenarannya.
Asumsikan Mereka Tidak Tahu Apa Pun Tentang Bidang Keahlian Anda
Auditor internal biasanya adalah orang-orang yang cerdas, namun mereka tidak bisa ahli dalam segala hal. Beberapa diantaranya memfokuskan pelatihan profesional mereka dan bekerja pada aspek tertentu dari audit internal seperti sistem informasi atau keuangan, namun tidak berasumsi bahwa mereka mengetahui bidang keahlian Anda.
Kedengarannya seperti hal yang biasa, tetapi mudah untuk menggunakan jargon atau melewatkan langkah-langkah saat menjelaskan proses. Tindakan yang tidak bijaksana bagi Anda mungkin tidak dilakukan oleh auditor internal yang berusaha memahami proses bisnis Anda. Pikirkan setiap tindakan yang Anda ambil. Sesuatu yang bagi Anda mungkin tampak seperti satu langkah, bisa jadi merupakan beberapa langkah yang telah Anda satukan dalam pikiran Anda melalui pengulangan selama bertahun-tahun.
Bahkan ketika percakapan tampak membosankan dan terlalu sederhana, ingatlah bahwa auditor internal mencoba memecah proses menjadi aktivitas terkecil mereka. Hanya dengan cara itulah mereka dapat menemukan di mana proses menjadi salah.
Hubungkan Titik-Titik untuk Mereka
Auditor internal tidak hanya mendekonstruksi proses hingga ke bagian terkecilnya, namun mereka juga mencari keterkaitan antara manusia dan proses. Mereka mencari semua orang yang terlibat dalam suatu proses untuk melihat siapa yang perlu dilibatkan, siapa yang tidak terlibat namun perlu dilibatkan, bagaimana orang-orang tersebut berinteraksi dan apakah terdapat kontrol yang memadai untuk mencegah atau menangkap penipuan, pemborosan, atau penyalahgunaan.
Saat merespons auditor internal, tunjukkan di mana Anda dan proses Anda berinteraksi dengan orang lain dan proses mereka. Menghubungkan titik-titik seperti ini memberi mereka gambaran yang lebih jelas tentang cara kerja organisasi secara keseluruhan. Informasi tersebut juga memberikan petunjuk kepada auditor internal mengenai siapa yang harus diajak bicara dan di mana mendapatkan informasi tambahan.
