Manajemen acara dan perencanaan acara sering kali dilempar secara bergantian padahal keduanya merupakan hal yang sangat berbeda. Sederhananya, perencanaan dan pengelolaan tidaklah sama. Meskipun keahlian dari kedua fungsi ini tumpang tindih, keduanya merupakan fungsi yang berbeda. Hal ini menimbulkan masalah bagi mereka yang berurusan dengan klien yang secara keliru mengira mereka membutuhkan manajer acara padahal yang mereka butuhkan adalah perencana acara. Dan bagi klien yang mendapat kesan bahwa semua manajer acara juga menangani perencanaan acara. Jadi mari kita hilangkan kebingungan ini karena penting bagi Anda dan klien Anda untuk memiliki pemahaman yang sama.
Apa Arti Sebuah Nama?
Industri perencanaan acara menampung banyak jabatan dan deskripsi pekerjaan. Perencana acara, perencana pertemuan, koordinator acara, perencana konvensi, dan manajer acara adalah beberapa di antaranya. Daftarnya sepertinya tidak ada habisnya. Seiring pertumbuhan industri, daftar fungsi pekerjaan juga meningkat.
Meskipun pertumbuhan pekerjaan selalu merupakan hal yang baik, rangkaian fungsi pekerjaan perencanaan acara dan jabatan manajemen acara dapat membingungkan bagi mereka memulai di industri. Hal ini juga membuat frustrasi bagi para profesional berpengalaman yang dihadapkan dengan klien yang salah memahami layanan yang ditawarkan.
Perencanaan Acara
Mari kita mulai dengan perencanaan acara. Kata kuncinya di sini adalah perencanaan. Semua acara – mulai dari acara bridal shower, perayaan ulang tahun, hingga pertemuan perusahaan besar – dimulai dengan semacam rencana. Diskusi awal dengan klien mengenai ide acara, tema, tanggal yang diinginkan, dan pedoman anggaran adalah bagian dari proses perencanaan acara.
Perencanaan acara dimulai dari awal, dari tahap awal konsep dan berlanjut hingga peristiwa sebenarnya terjadi. Dan sejujurnya, selama beberapa minggu setelah acara, perencana acara menyelesaikan detail dan menangani item tindak lanjut. Perencanaan acara melibatkan kerja sama yang erat dengan klien untuk merancang acara yang mencerminkan visi klien tentang pertemuan tersebut dan memenuhi tujuan acara. Klien yang menyewa perencana acara pekerjakan seseorang untuk merencanakan semua aspek acara, termasuk detail terkait dan item tindakan, dan untuk memastikan acara tersebut selesai hingga selesai.
Tanggung jawab perencanaan acara dapat mencakup namun tidak terbatas pada:
- Memilih tema keseluruhan untuk acara tersebut
- Mengembangkan anggaran
- Memilih tempat
- Negosiasi kontrak hotel
- Mempekerjakan vendor luar
- Merencanakan menu
- Menyewa katering
- Mengatur pembicara tamu atau hiburan
- Mengkoordinasikan transportasi
- Memilih skema warna
- Mengembangkan undangan
Perencanaan acara adalah segala sesuatu yang diperlukan untuk menyusun sebuah acara. Fungsi ini berada di bawah payung manajemen acara yang lebih besar.
Manajemen acara
Setiap jenis peristiwa terdiri dari banyak bagian yang disatukan seperti potongan puzzle. Semua bagian itu pada akhirnya bersatu untuk menciptakan sebuah acara. Acara-acara yang sukses adalah semua bagian yang terkait dapat disatukan pada waktu dan tempat yang tepat, lancar, efisien, dan sesuai rencana. Proses ini disebut manajemen acara. Secara sederhana, ini adalah manajemen proyek dari acara itu sendiri.
Manajemen acara melibatkan pembuatan, koordinasi, dan pengelolaan semua komponen berbeda dari suatu acara serta tim yang terdiri dari orang-orang yang bertanggung jawab untuk setiap aspek. Beberapa aspek manajemen acara mungkin termasuk namun tidak terbatas pada:
- Memesan lokasi untuk suatu acara
- Mengkoordinasikan vendor luar
- Mengembangkan rencana parkir
- Merancang rencana darurat darurat
- Memastikan kepatuhan terhadap standar kesehatan dan keselamatan
- Mengelola staf yang bertanggung jawab untuk setiap fungsi
- Mengawasi pelaksanaan suatu acara
- Pemantauan acara
- Menyelesaikan situasi acara di lokasi
Manajer Acara dan Perencana Acara Bekerja Sama
Mendefinisikan kedua fungsi ini merupakan sebuah tantangan karena, tidak saja keduanya terkait erat, namun tanggung jawabnya sering kali tumpang tindih. Perencana acara individu mungkin menawarkan layanan manajemen acara, dan manajer acara juga dapat menawarkan perencanaan acara. Itu semua tergantung pada perencana individu atau tim manajemen acara perusahaan, tempat, dan acara itu sendiri.
Penting untuk memahami perbedaan antara keduanya dan menentukan layanan mana yang akan Anda berikan. Misalnya; Jika Anda menawarkan layanan perencanaan acara untuk acara berskala besar, Anda akan bekerja dengan manajer acara yang akan mengoordinasikan layanan Anda dengan manajer katering, tim audiovisual, dll. Tentukan peran Anda dan layanan yang akan Anda berikan dan komunikasikan dengan jelas kepada calon klien untuk menghindari kebingungan selama proses perencanaan.
