Apakah Anda seorang perencana acara perusahaan atau orang administratif, itu dasar-dasar perencanaan acara mengharuskan Anda memiliki keterampilan organisasi, komunikasi, dan dokumentasi yang kuat. Terlepas dari tingkat pengalaman Anda, bahkan seorang penggemar perhotelan dapat mengadakan acara bisnis yang luar biasa dengan sedikit kreativitas dan banyak pengaturan di sepanjang prosesnya. Namun dalam hal perencanaan acara, terutama bagi perencana acara yang sibuk dan memiliki lebih dari satu acara, menjaga keteraturan bisa menjadi hambatan yang lebih besar daripada yang disadari kebanyakan orang.
Bagaimana Perencana Acara Tetap Terorganisir
Organisasi adalah salah satu dari banyak kunci sukses bagi sebagian besar perencana acara. Menguasai keterampilan berorganisasi tidak hanya dapat mengurangi stres, tetapi juga dapat meningkatkan kreativitas Anda sebagai sebuah acara perencana memungkinkan Anda untuk melihat gambaran yang lebih besar dan berpikir di luar kebiasaan dengan mengetahui bahwa Anda memiliki pegangan yang kuat dalam hal tersebut detail. Berikut adalah beberapa cara agar perencana acara yang sukses tetap terorganisir.
Buat Pengikat Acara
Membuat pengikat acara dan perencanaan acara mungkin merupakan cara paling efisien untuk tetap terorganisir untuk perencanaan seminar, konferensi, pelatihan internal, pertemuan eksekutif, dan semua jenis acara. Sementara banyak perencana acara beralih ke alat organisasi yang lebih elektronik dan digital, pengikat fisik dapat berfungsi sebagai tempat untuk rincian acara dan program yang paling penting. Menyimpan salinan dokumen, catatan, dan detail tertentu lainnya dapat menjadi penyelamat sepanjang berlangsungnya suatu acara.
Idealnya, setiap acara dan/atau program harus memiliki pengikatnya sendiri. Bergantung pada kompleksitas acara Anda, binder Anda dapat mencakup beberapa bagian, termasuk:
- Rencana Perjalanan/Agenda
- Kontak Utama
- Peserta
- Komunikasi
- Kontrak
- Pesanan Acara Perjamuan
- Hiburan
- Daftar Penginapan/Kamar
- Kedatangan keberangkatan
- Kegiatan
- Hadiah
- Anggaran
- Aneka ragam
Dengan perencanaan acara Anda, pengikat diperbarui secara berkala, Anda akan dengan mudah berbagi informasi dengan kolega internal dan klien Anda, bahkan jika mereka tidak memberi Anda banyak waktu untuk mempersiapkannya.
Manfaatkan Perangkat Lunak Perencanaan Acara atau Penyimpanan Dokumen Online
Meskipun pengikat acara Anda harus menyertakan semua detail terpenting dari setiap acara dalam bentuk cetak, catatan referensi, ide, dan korespondensi Anda yang lain juga harus tetap teratur dan bersama. Saat ini, banyak perencana acara menggunakan perangkat lunak perencanaan dan manajemen acara, namun lebih banyak lagi yang mencari opsi penyimpanan file online agar tetap teratur.
Alat online seperti Google Drive dan Dropbox dapat menyediakan tempat terorganisir untuk semua jenis dokumen elektronik mulai dari spreadsheet hingga faktur. Alat-alat ini memungkinkan Anda mengunggah, menyimpan, dan mengatur dokumen ke dalam file dan folder online yang dapat diakses dengan mudah dari mana saja. Anda dapat membuka dokumen di laptop, smartphone, atau tablet Anda. Anda juga dapat dengan mudah melampirkan file tersebut ke email atau berbagi dokumen dengan kolega, vendor, dan klien. Ini bisa menjadi solusi organisasi yang sempurna bagi perencana acara yang selalu bepergian.
Intinya Organisasi
Pada akhirnya, cara Anda mengatur dokumen, catatan, dan korespondensi terserah Anda. Setiap perencana acara memiliki sistem berbeda yang sesuai untuk mereka dan acara mereka. Faktor yang paling penting adalah aksesibilitas dan kesiapan terhadap informasi. Jadi pastikan sistem apa pun yang Anda gunakan, Anda dapat menemukan informasi yang Anda cari dengan cepat dan mudah.
