Menjawab permintaan proposal (RFP) mirip dengan mengajukan proposal bisnis yang tujuannya adalah untuk meyakinkan klien potensial bahwa perusahaan Anda adalah perusahaan yang tepat untuk menyelesaikan masalah mereka masalah. Balasan yang efektif terhadap RFP memerlukan kata-kata yang tepat dan pengetahuan serta pengalaman yang ditunjukkan dalam menangani subjek yang ada. Permintaan proposal biasanya dievaluasi oleh sekelompok direktur atau anggota dewan komite keahlian yang cukup untuk dengan cepat mengkonfirmasi atau menolak kredensial perusahaan yang bersaing untuk hal tertentu proyek. Dalam menjawab RFP, Anda ingin fokus pada pemahaman Anda tentang kebutuhan klien sambil menyoroti kemampuan perusahaan Anda untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Pahami Layanan Apa yang Dibutuhkan
Anda harus memahami dan menjawab kekhawatiran dan harapan klien Anda secara menyeluruh. Ingatlah bahwa Anda tidak dapat menjawab dengan cara yang sama untuk setiap RFP yang Anda terima. Pastikan untuk menekankan apa yang diinginkan pelanggan dan bagaimana Anda dapat menawarkannya kepada pelanggan.
Identifikasi Masalah dan Solusinya
Permohonan proposal dikeluarkan ketika suatu masalah telah terjadi atau suatu masalah atau tantangan terbentang di depan. Dalam jawaban Anda terhadap RFP, Anda harus menguraikan keterampilan, sumber daya, dan metodologi yang akan Anda gunakan untuk memecahkan atau menghadapi masalah tersebut. Sebagian besar lembaga yang mengeluarkan permintaan proposal memilikinya persyaratan khusus itu harus dipenuhi. Pastikan untuk menyajikan rencana yang jelas dan ringkas untuk memenuhi persyaratan tersebut.
Pertimbangkan Ruang Lingkup Proyek
Memahami ruang lingkup proyek akan memungkinkan Anda mempersiapkan tim, sumber daya, dan kerangka waktu terbaik yang diperlukan untuk menangani masalah ini. Dengan selalu mengingat ruang lingkup, jawaban Anda dapat menawarkan ide dan menjelaskan logistik untuk memecahkan masalah serta menawarkan contoh dan deskripsi tentang bagaimana perusahaan Anda mengatasi tantangan serupa di proyek sebelumnya atau, jika memungkinkan, di proyek saat ini proyek.
Jadilah realistik
Jangan membuat skenario idealis dengan solusi dan metodologi yang mustahil. Sebaliknya, usulkan solusi nyata yang melibatkan anggota tim nyata. Anda harus menyertakan jadwal serta ekspektasi kapan proyek akan dimulai dan selesai. Jika memungkinkan, jawaban Anda mungkin mencakup ide untuk solusi sementara.
Tawarkan Banyak Pilihan
Bila memungkinkan, cobalah untuk menyajikan cara-cara alternatif untuk menyelesaikan masalah. Menyarankan beberapa pilihan menyampaikan kepada klien bahwa Anda dapat menghadapi kondisi tak terduga yang mungkin timbul dari masalah tersebut.
Hadapi Kompetisi
Jangan berpikir bahwa Anda satu-satunya yang menjawab lamaran tersebut. Selain menyenangkan klien, Anda juga harus menang dalam persaingan. Sajikan gagasan nyata tentang manfaat memilih Anda dibandingkan dengan perusahaan lain. Soroti kekuatan Anda dan cobalah meminimalkan kelemahan Anda. Dan ingat: Ini semua tentang Anda; jangan langsung berbicara tentang pesaing Anda.
Memberikan Nilai Tambah
Sampaikan kepada klien alternatif yang lebih luas yang akan melengkapi isu spesifik RFP. Sarankan hal dan tindakan lain yang akan mewakili penghematan tambahan bagi klien. Misalnya, buat daftar opsi rekayasa nilai yang dapat Anda gunakan atau jelaskan cara menghemat uang sekaligus mencapai tujuan keseluruhan yang dinyatakan dalam RFP.
Presentasikan Tim Anda
Identifikasi orang-orang penting yang memiliki pengalaman mengerjakan proyek serupa dengan tujuan RFP. Bila memungkinkan, sertakan anggota tim dengan kegiatan ekstrakurikuler yang relevan, pelatihan, dan pengalaman pembelajaran lainnya. Sajikan bagan organisasi tentang sumber daya, jumlah waktu yang dicurahkan untuk proyek, kapan tim akan berpartisipasi, dan kapan sumber daya akan ditarik kembali dari proyek.
Diskusikan Kerangka Waktu
Sajikan kerangka waktu dan garis besarnya jadwal tertentu tentang bagaimana masalah tersebut akan diselesaikan atau berapa lama proses implementasi akan berlangsung. Jadwal Proyek P6 atau MS akan menunjukkan pemahaman Anda tentang proyek tersebut. Jika itu sarat sumber daya, lebih baik lagi.
Berikan Referensi
Identifikasi lembaga serupa dengan masalah serupa yang pernah Anda tangani dan masalah spesifik serta solusi dan masalah yang pernah Anda tangani. Jelaskan pemain kunci, ukuran proyek, jadwal, biaya, dan masalah yang ditangani dalam setiap kasus.
