Apakah mengirimkan surat penagihan merupakan tantangan dalam bisnis kecil Anda? Kamu tidak sendiri. Banyak pemilik bisnis tidak tahu cara menulis yang efektif surat koleksi atau punya sampel yang bisa mereka gunakan sebagai referensi.
Surat penagihan harus melakukan dua hal: 1) mempertahankan niat baik pelanggan, dan 2) membantu Anda mendapatkan bayaran.
Surat penagihan berfungsi jika menghasilkan pembayaran atau pengaturan pembayaran dari klien Anda. Jika Anda mengirimkan surat penagihan dan tidak ada tanggapan, inilah waktunya untuk mengerjakan ulang templat surat penagihan Anda.
Untuk memahami praktik terbaik pembuatan surat, contoh surat koleksi tersedia di bawah.
Kapan Menggunakan Surat Tagihan
Pengumpulan dimulai saat Anda mengirimkan faktur, yang seharusnya memiliki tanggal jatuh tempo pembayaran. Ketika tanggal tersebut telah berlalu, saatnya untuk mulai berpikir untuk menindaklanjuti dengan surat penagihan. Jangan menunggu terlalu lama. Lebih baik mengirimkan pemberitahuan pengingat lebih cepat daripada terlambat. Ingat, ini adalah uang yang terutang kepada Anda. Semakin lama Anda menunda pengumpulannya, semakin besar beban yang ditimbulkan pada bisnis Anda.
Jika Anda tidak yakin harus menulis apa, gunakan contoh templat di bawah ini.
Contoh Surat Pengumpulan
Januari. 8, 2021.
Frank Plumbing
123 Jalan Utama
Dimanapun, NH 05000.
Rekening# atau Faktur #:123
Saldo Jatuh Tempo atau Saldo Telah Jatuh Tempo: $100,00.
Jim sayang,
Ini adalah pengingat bahwa saldo akun Anda sebesar $100,00 telah jatuh tempo pada tanggal November. 28, 2020.
Silakan membayar jumlah ini hari ini, saya telah melampirkan amplop pembayaran bermaterai untuk kenyamanan Anda.
Terima kasih atas pembayaran Anda.
Sungguh-sungguh,
Frank Smith
Frank Plumbing.
Seperti yang bisa Anda lihat dari contoh surat koleksi di atas, surat koleksi yang paling efektif adalah yang singkat, langsung pada sasaran, dan mudah dibaca. Cobalah untuk menghindari kata dan kalimat yang panjang atau membingungkan. Surat yang lebih langsung akan mengurangi kesalahpahaman.
Tip Surat Koleksi
Surat koleksi Anda harus:
- Ceritakan alasan surat Anda di kalimat pertama
- Jelaskan lebih lanjut tentang kalimat pertama di kalimat kedua Anda
- Sarankan solusi
- Ucapkan terima kasih kepada penerimanya
Surat penagihan Anda adalah cerminan bisnis Anda, jadi jagalah agar tetap profesional dan pastikan untuk menandatangani setiap surat secara pribadi. Ingatlah bahwa surat Anda adalah untuk membujuk seseorang agar mengirimi Anda uang. Kata-kata dan nada bicara Anda sangat penting, terutama jika ini adalah pelanggan yang ingin Anda terus berbisnis. Selalu berasumsi bahwa pelanggan akan membayar.
Melampirkan amplop untuk pembayaran juga merupakan ide bagus. Jika bisa mencantumkan ongkos kirim pada amplop pembayaran, itu lebih baik. Semakin mudah Anda memudahkan pelanggan melakukan pembayaran, semakin besar peluang Anda untuk menerima pembayaran.
