Di masa sekolah, proyek kelompok tidak selalu merupakan pengalaman positif. Tidak dapat dipungkiri, di setiap kelompok, ada yang bekerja lebih keras dibandingkan yang lain, sementara yang lain tidak pernah muncul. Akibatnya, akan membuat frustasi jika Anda adalah salah satu anggota tim yang memikul sebagian besar beban.
Hal ini sedikit berbeda dalam dunia bisnis karena setiap proyek memiliki manajer proyek dan orang ini dapat memberikan konsekuensi nyata jika anggota tim tidak menyelesaikan tugasnya. Bahkan jika manajer proyek tidak memiliki wewenang disipliner atas timnya, kinerja buruk apa pun yang dilakukan seorang anggota dapat kembali ke atasannya dan berdampak negatif pada karier mereka.
Kemungkinan besar manajer proyek tidak dapat memilih anggota tim untuk proyek tersebut, dan tidak memiliki wewenang untuk mengeluarkan anggota karena kinerja yang buruk. Bagaimana Anda mengelola proyek ketika anggota tim Anda tidak melapor kepada Anda?
Berikut enam tip tentang cara memimpin proyek ketika anggota tim tidak melapor kepada Anda.
Perjelas Batasan Anda Dengan Bos
Bahkan sebelum Anda mengadakan pertemuan tim pertama, duduklah bersama orang yang menugaskan Anda untuk proyek ini dan bicarakan tentang ekspektasi manajemen. Ini paling mudah, tentu saja, jika Anda dan semua anggota tim melapor ke orang yang sama, namun meskipun tidak, Anda tetap ingin melakukan percakapan ini.
Ini adalah pertanyaan yang ingin Anda tanyakan:
- Apakah Anda mempunyai wewenang untuk memberhentikan dan mengganti orang-orang dalam tim jika mereka tidak bekerja dengan baik?
- Apakah proyek ini mendapat prioritas dibandingkan proyek lain? Jika tidak, lalu di manakah posisi proyek Anda dalam hierarki. Dengan kata lain, dapatkah Anda memberi tahu anggota tim Anda bahwa mereka harus berhenti mengerjakan proyek lain untuk memenuhi tenggat waktu?
- Jika Anda mempunyai masalah dengan kinerja anggota tim, apakah atasan yang mempunyai wewenang disiplin akan mendukung Anda, atau apakah Anda dianggap setara dengan anggota tim?
- Jika Anda belum melakukannya, tanyakan apa tujuan proyek tersebut dan perkiraan jangka waktu penyelesaiannya.
Jika Anda telah menetapkan batasan sebelum proyek dimulai, Anda akan tahu seberapa jauh Anda dapat melangkah dan apa yang dapat Anda minta dari anggota tim Anda. Seorang atasan yang mengatakan, “proyek ini adalah prioritas utama” tetapi tidak akan mendukung Anda, sama saja dengan atasan yang mengatakan, “ini bukan prioritas utama.”
Namun, mendapatkan dukungan dari atasan Anda mengenai apakah proyek tersebut merupakan prioritas utama dapat membantu Anda mempengaruhi anggota untuk bekerja sekeras mungkin. Dan jangan takut untuk berterus terang kepada atasan Anda dengan menyebutkan bahwa Anda ingin mengetahui tingkat pentingnya proyek tersebut sehingga Anda dapat mengomunikasikan pesan tersebut kepada tim. Anda ingin mengomunikasikan bahwa setiap orang memiliki tujuan yang sama, yaitu menyelesaikan proyek dengan baik dan tepat waktu.
Selain itu, Anda juga dapat menindaklanjuti atasan Anda melalui email yang meminta konfirmasi bahwa proyek tersebut adalah prioritas utama. Setelah Anda menerima email konfirmasi, Anda dapat meneruskan email tersebut ke tim jika perlu.
Penting untuk diingat bahwa anggota tim mungkin memiliki tanggung jawab lain selain proyek. Akibatnya, mereka mungkin tidak menganggap proyek Anda sebagai prioritas utama mereka pada awalnya, tapi itu belum tentu karena mereka tidak peduli atau ingin menghindari pekerjaan. Kemungkinan besar mereka hanya mempunyai tugas dan tanggung jawab lain yang harus mereka selesaikan setiap hari. Hal ini terutama berlaku ketika bekerja dengan rekan kerja dari departemen yang berbeda.
Berbicara dengan atasan Anda untuk memperjelas pentingnya proyek, tujuan, dan jadwal, dan mengkomunikasikan informasi tersebut dengan tim sejak dini dapat membantu membuat proses berjalan lebih lancar dan lebih hemat membuat stres.
Bicaralah dengan Tim Anda Sebelum Membuat Tugas
Jika Anda memiliki tim lintas organisasi, membuat tugas menjadi mudah. Jane dari bagian pemasaran akan menangani tugas pemasaran. Karen dari bagian keuangan akan menangani bagian keuangan. Namun meskipun tanggung jawabnya jelas, bicarakan dengan anggota tim Anda terlebih dahulu.
Anda mungkin mengetahui bahwa Karen dan Jane meminta untuk berada di tim ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang bidang lain di perusahaan, sehingga ketika Anda menugaskan mereka ke bidang keahliannya, mereka bisa menjadi frustrasi.
Percakapan ini sangat penting untuk memiliki hubungan tim yang hebat. Meskipun Anda bertanggung jawab atas hasil akhir proyek, Anda tidak akan mencapai hasil yang luar biasa tanpa anggota tim yang ikut serta. Singkatnya, berdayakan anggota tim Anda dengan meminta masukan dan kekhawatiran mereka. Ketika proyek selesai dan sukses, seluruh tim bisa merasa bangga mengetahui bahwa masing-masing dari mereka berperan aktif dalam kesuksesan tersebut.
Periksa Kembali Dengan Bos
Jika, setelah berbicara dengan anggota tim Anda, Anda memutuskan bahwa satu-satunya cara untuk menyelesaikan tugas ini adalah dengan melakukannya berikan tugas yang menurut satu atau lebih orang tidak menyenangkan, bicarakan dengan atasan Anda sebelum mengerjakannya tugas.
Mengapa? Anda ingin memastikan bahwa Anda memiliki cadangan yang Anda perlukan dan Anda tidak mengabaikan opsi yang akan membuat tugas lebih memuaskan bagi anggota tim.
Lakukan Sendiri Setidaknya Satu Tugas yang Buruk
Semua orang mungkin tahu bahwa Anda dipilih untuk memimpin tim ini karena rekam jejak kesuksesan Anda, namun penting juga untuk menyingsingkan lengan baju dan terlibat dalam berbagai hal.
Mengambil sesuatu yang sulit atau tidak menyenangkan mengirimkan pesan bahwa Anda adalah bagian dari tim dan bahwa Anda peduli terhadap rekan satu tim Anda. Menugaskan tugas yang tidak menyenangkan mengirimkan pesan bahwa Anda merasa lebih baik daripada rekan satu tim Anda.
Ini tidak berarti bahwa Anda harus melakukan semua tugas yang buruk. Namun pastikan mereka terbagi secara adil di antara anggota tim. Apa yang tidak menyenangkan berbeda-beda dari satu tim ke tim lainnya, tetapi setiap proyek memiliki sesuatu yang tidak ingin dilakukan oleh siapa pun. Seringkali ada banyak tugas yang ingin dihindari semua orang. Pastikan mereka terbagi secara adil, dan Anda mengambil bagian Anda.
Berikan Umpan Balik Segera
Ingatlah bahwa umpan balik lebih dari sekadar mengatakan, "pekerjaan bagus" atau "pekerjaan buruk", melainkan "pekerjaan yang bagus karena..." dan "hasilnya tidak begitu baik karena..." Tanpa frasa karena tidak ada yang belajar. Dan selama Anda ingin memberikan masukan, pastikan Anda menerima masukan dari anggota tim Anda.
Sekali lagi, Anda memberdayakan mereka untuk melakukan pekerjaan dengan baik dan mengingatkan mereka bahwa kesuksesan mereka adalah kesuksesan Anda dan Anda semua terlibat dalam hal ini bersama-sama. Dengan memberikan umpan balik dan mengajari mereka cara melakukan suatu tugas, terutama jika Anda memiliki lebih banyak pengalaman, Anda akan menciptakan lingkungan kerja yang positif.
Selalu Beritahu Semua Orang
Sebagai pemimpin tim, Anda akan melaporkan kemajuan kepada manajer dan pemimpin senior organisasi Anda. Pastikan Anda membawa informasi dari pertemuan tersebut kembali ke tim Anda. Selain itu, beri tahu kelompok Anda apa yang akan Anda katakan pada pertemuan ini.
Juga, berikan penghargaan kepada semua orang, terutama jika ada pujian. Apakah proyek ini berjalan dengan baik karena Anda hebat? Tentu saja, tapi jangan katakan itu. Katakan bahwa proyek ini berjalan dengan baik karena timnya luar biasa. Semua orang akan tahu bahwa Anda adalah bagian dari tim.
Namun bagaimana jika proyek tersebut berjalan buruk? Apakah Anda ikut menyalahkan? Ya, tapi hanya secara pribadi. Anda menemui anggota tim secara individu dan bekerja untuk membantu mengubah arah atau kontribusi mereka. Jika tidak berhasil, temui atasan Anda dan selesaikan masalahnya.
Jika Anda mempunyai wewenang untuk mengeluarkan orang dari tim, sekaranglah waktunya untuk melakukannya, namun jika tidak, Anda dapat berbicara dengan orang yang memilikinya. Namun apa pun yang Anda lakukan, jangan mulai bergosip atau mengeluh tentang anggota tim Anda. Ini akan menghancurkan moral mereka dan memperburuk keadaan.
Ingatlah bahwa proyek tim yang dipimpin dengan sukses dapat meningkatkan karier Anda, meningkatkan reputasi profesional Anda, dan membuat pekerjaan Anda terlihat di organisasi Anda. Hasilnya mungkin berupa tugas tambahan atau promosi.
Suzanne Lucas adalah seorang penulis lepas yang menghabiskan 10 tahun di bidang sumber daya manusia perusahaan, di mana dia mempekerjakan, memecat, mengelola angka-angka, dan memeriksa ulang dengan para pengacara.
