Telepon manajemen waktu ini penting karena telepon masih menjadi alat komunikasi utama bagi sebagian besar usaha kecil. Namun sebagian besar waktu yang dihabiskan oleh bisnis menggunakan telepon adalah buang-buang waktu. Alih-alih berkomunikasi dengan orang yang ingin kita ajak berkomunikasi ketika melakukan panggilan keluar, kita membuang-buang waktu berbicara dengan orang atau mesin lain, bermain-main dengan tag telepon tanpa henti.
Namun bagaimana jika kita bisa menelepon dan berbicara dengan orang yang ingin kita ajak bicara, mengatakan apa yang ingin kita katakan, dan melanjutkan hidup? Bayangkan berapa banyak lagi produktif kita bisa dan berapa banyak waktu yang kita miliki untuk melakukan hal-hal lain.
Ya, kita bisa - dan yang diperlukan hanyalah sedikit persiapan sebelumnya.
Selalu Perbarui Informasi Kontak Anda
Baik itu pemasok, reguler klien, atau kontraktor, banyak dari kita menelepon orang yang sama berulang kali. Selalu perbarui informasi kontak Anda dengan detail yang menghemat waktu sehingga Anda tidak membuang waktu untuk mencoba menjangkau orang-orang yang tidak ada.
Misalnya, jika Anda mengetahui bahwa orang tertentu yang ingin Anda hubungi akan makan siang dari jam 1 sampai jam 2 siang. setiap hari, mengapa membuang-buang waktuku untuk mencoba meneleponnya selama ini?
Nomor Program yang Sering Anda Hubungi
Programkan Nomor Orang yang Anda Hubungi Secara Teratur ke Telepon Anda untuk menghemat waktu mencarinya.
Rencanakan Panggilan Keluar Anda
Sebelum Anda menelepon, catat tujuan utama panggilan tersebut dan poin-poin penting yang ingin Anda sampaikan. Ini akan membantu Anda tetap pada pokok permasalahan saat Anda sedang berbicara di telepon dan memastikan bahwa Anda mencakup semua hal yang Anda perlukan ingin meliput, menghemat waktu saat menelepon dan menghindari keharusan menelepon lagi karena lupa sesuatu.
Simpan Informasi Kontak di Depan Anda
Jika Anda menelepon seseorang yang masuk ke dalam basis data kontak Anda, tampilkan semua informasi tentang orang yang Anda panggil di depan Anda saat menelepon. Baik Anda menggunakan komputer desktop, perangkat seluler, atau Rolodex, ini merupakan bantuan memori yang hebat selama panggilan. Selain itu, jika Anda tidak perlu mencari sesuatu seperti nama suami klien, Anda memiliki opsi untuk membuat catatan selama panggilan, sehingga menghemat lebih banyak waktu.
Gunakan Speaker Ponsel atau Headset
Tentu saja, jika Anda ingin membuat catatan selama panggilan (atau melakukan hal lain saat Anda berbicara di telepon), speakerphone atau headset yang bagus sangat penting. Membebaskan tangan Anda dapat menghemat banyak waktu.
Tinggalkan Pesan Rinci
Jika Anda menghubungi mesin penjawab atau pesan suara seseorang, tinggalkan pesan lengkap yang mencantumkan nomor telepon Anda dua kali dan sebutkan alasan Anda menelepon. Misalnya, "Ini Susan Ward di (nomor telepon). Saya menelepon untuk mendiskusikan perkiraan proyek Anda. Anda dapat menghubungi saya di (nomor telepon) siang ini."
Menyatakan nomor Anda dua kali memberikan kesempatan yang lebih baik kepada penerima pesan untuk menjawab dengan benar dan menuliskannya tanpa mengulangi pesan tersebut.
Jangan Menyerah pada Paksaan Telepon
Ketika Anda mencoba menghubungi seseorang dan Anda belum menghubunginya, Anda tergoda untuk menelepon kembali - mungkin setiap setengah jam! Namun jika Anda sudah mengirimkan pesan yang benar, Anda tidak perlu membuang waktu untuk meninggalkan pesan yang berulang-ulang (dan memenuhi mesin penjawab atau pesan suara orang tersebut). Berikan waktu yang wajar kepada orang yang Anda telepon untuk menelepon kembali, misalnya hingga hari kerja berikutnya.
Blokir Waktu untuk Panggilan Telepon
Jadwalkan panggilan telepon Anda dan lakukan semuanya dalam satu blok waktu, jika memungkinkan. Kebanyakan dari kita tidak pandai melakukan banyak tugas dan kehilangan banyak produktivitas saat berpindah-pindah dari satu tugas ke tugas lainnya. Jadi, jika Anda harus melakukan selusin panggilan pada hari tertentu, akan lebih efisien jika melakukan semuanya dalam satu jam daripada melakukan satu atau dua panggilan, lalu membuat tiga panggilan lagi satu jam kemudian, dan dua panggilan lagi 45 menit setelahnya itu.
Pesan Panggilan Telepon Keluar Anda, Jika Memungkinkan
Jika ini bukan panggilan singkat, saat pertama kali Anda menelepon seseorang, perkenalkan diri Anda, katakan padanya alasan Anda menelepon menelepon, lalu tanyakan padanya apakah ini waktu yang tepat untuk berbicara atau apakah dia lebih suka memesan waktu untuk berdiskusi dia. Kemudian aturlah agar Anda akan meneleponnya pada waktu itu. Hal ini tidak hanya menghemat waktu Anda saat itu juga, tetapi juga menghemat waktu saat Anda menelepon kembali orang tersebut karena Anda berdua akan siap untuk mendiskusikan masalah yang pertama kali Anda hubungi.
Lakukan Panggilan Telepon Keluar di "Prime Time"
Penelitian menunjukkan bahwa lebih banyak orang yang berada di kantor mereka pada pagi hari dan dapat dihubungi antara jam 8 pagi dan 11 pagi.
