Analisis pekerjaan adalah proses yang digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang tugas, tanggung jawab, keterampilan yang diperlukan, hasil, dan lingkungan kerja dari suatu pekerjaan tertentu. Anda memerlukan data sebanyak mungkin untuk mengumpulkan a uraian Tugas, yang merupakan hasil keluaran yang sering muncul dari analisis pekerjaan.
Jika Anda melewatkan informasi penting, Anda bisa saja salah membayar karyawan, sehingga menumbuhkan ketidakpuasan dan ketidakbahagiaan karyawan. Atau Anda dapat secara tidak sengaja mempekerjakan seorang karyawan yang tidak memiliki keterampilan penting yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Analisis pekerjaan membagi tanggung jawab suatu pekerjaan hingga ke fungsi-fungsi inti yang diperlukan agar berhasil melakukan pekerjaan tersebut. Analisis pekerjaan berguna dalam memberikan gambaran tentang persyaratan mendasar dari posisi apa pun.
Hasil tambahan dari analisis pekerjaan meliputi:
- membuat rencana perekrutan dan perekrutan karyawan,
- posting posisi dan iklan, Dan
- perencanaan pengembangan kinerja dalam dirimu sistem manajemen kinerja.
Analisis pekerjaan adalah alat praktis yang dapat Anda gunakan untuk mengisi salah satu proses keberhasilan pekerjaan ini.
Bagaimana Melakukan Analisis Pekerjaan
Aktivitas tertentu akan membantu Anda membuat analisis pekerjaan yang sukses. Analisis pekerjaan dapat mencakup kegiatan-kegiatan berikut:
1. Meninjau tanggung jawab pekerjaan karyawan saat ini.
Sangat penting bagi Anda untuk bertanya kepada karyawan sebenarnya yang melakukan pekerjaan itu, apa yang mereka lakukan setiap hari dalam pekerjaan itu. Seringkali, SDM dan manajemen (terutama manajemen senior) tidak tahu apa saja yang mencakup fungsi sehari-hari dari suatu pekerjaan tertentu. Mereka mungkin melihat hasilnya tetapi mereka tidak tahu tindakan dan perilaku kerja apa yang dilakukan karyawan yang memproduksinya.
Jika Anda diminta untuk mencantumkan tanggung jawab Anda saat ini untuk analisis pekerjaan, telitilah informasi yang Anda berikan. Jangan hanya mengatakan Anda “membuat laporan bulanan.” Misalnya, Anda “mengumpulkan data dari enam departemen berbeda, memeriksa keakuratan data menggunakan alat Akses yang dirancang khusus yang saya buat dan pelihara, dan lain-lain, dll, dll.” Jika Anda mengabaikan detailnya, mereka mungkin berpikir bahwa laporan Anda dihasilkan oleh tombol yang Anda tekan sebulan sekali menghasilkan.
Pastikan Anda telah menjelaskan tugas harian Anda dengan cukup rinci sehingga organisasi Anda dapat merekrut karyawan baru yang berkualitas dan memiliki kapasitas untuk melakukan pekerjaan dengan benar.
2. Melakukan riset internet dan melihat contoh deskripsi pekerjaan online atau offline yang menyoroti pekerjaan serupa.
Meskipun Anda tidak ingin menyalin deskripsi pekerjaan perusahaan lain, melihat beberapa deskripsi pekerjaan akan membantu dalam menulis deskripsi pekerjaan Anda sendiri.
Anda dapat menemukan contoh deskripsi pekerjaan dengan mencari “[Judul Pekerjaan] Contoh Deskripsi” atau Anda dapat melihat postingan pekerjaan untuk posisi yang sedang dibuka oleh perusahaan. Anda juga dapat melihat LinkedIn untuk melihat bagaimana orang menggambarkan pencapaian mereka dalam suatu pekerjaan.
Anda juga dapat melihat deskripsi pekerjaan yang tercantum di situs seperti Salary.com atau Payscale.com. Semua pencarian ini dapat membantu Anda mengetahui cara menyusun analisis pekerjaan dan membantu mengingatkan Anda tentang tugas dan tanggung jawab yang mungkin telah Anda lupakan.
3. Menganalisis tugas kerja, tugas, dan tanggung jawab yang harus diselesaikan oleh karyawan yang mengisi posisi tersebut.
Tidak semua pekerjaan dalam perusahaan dioptimalkan. Anda mungkin menemukan tugas yang belum terselesaikan atau proyek penting yang harus Anda pindahkan dari satu departemen ke departemen lainnya. Anda mungkin menemukan tugas-tugas yang dapat diselesaikan dengan lebih sukses dan mudah oleh pekerjaan lain.
Saat Anda melakukan analisis pekerjaan, pastikan Anda melihat kebutuhan perusahaan dan tanggung jawab apa pun yang tidak diberikan atau tidak logis. Kemudian, bekerja samalah dengan manajemen untuk menambahkan tugas yang tepat ke analisis pekerjaan yang tepat.
4. Meneliti dan berbagi dengan perusahaan lain yang memiliki pekerjaan serupa.
Terkadang perusahaan dengan senang hati berbagi informasi tentang deskripsi pekerjaan mereka. Ada juga perusahaan survei gaji, tempat Anda dapat mencocokkan pekerjaan Anda dengan deskripsinya dan berbagi informasi gaji. Namun, mereka juga dapat membantu Anda mengetahui apa yang harus disertakan dalam deskripsi pekerjaan Anda.
5. Mengartikulasikan hasil atau kontribusi terpenting yang dibutuhkan dari posisi tersebut.
Terkadang Anda terlalu sibuk dengan tugas sehingga lupa melihat hasil yang diharapkan. Misalnya, jika laporanlah yang dibutuhkan, semua pengumpulan dan audit data tidak ada gunanya tanpa analisis dan laporan akhir.
Terkadang, Anda dapat mengidentifikasi lubang di organisasi Anda dan mencari cara untuk mengisinya dengan melakukan analisis pekerjaan. Tugas tidak diberikan kepada karyawan mana pun yang perlu diselesaikan, misalnya. Atau, satu pekerjaan mempunyai lebih banyak tugas daripada yang dapat diselesaikan oleh seseorang.
Semakin banyak informasi yang dapat Anda kumpulkan, semakin mudah Anda menemukannya penulisan deskripsi pekerjaan yang sebenarnya. Anda tidak perlu khawatir tentang bahasa yang indah. Anda menginginkan deskripsi pekerjaan yang fungsional lebih dari apa pun. Pastikan jelas dan ringkas. Tanyakan pada diri Anda, “Jika orang lain membaca ini, apakah mereka tahu apa yang sebenarnya dilakukan orang yang berada di posisi ini?”
Garis bawah
Jangan menunda menulis deskripsi pekerjaan. Anda akan merasakan manfaatnya ketika Anda melihat gaji dan kompensasi ketika merekrut dan mempromosikan, dan ketika mengevaluasi apakah suatu pekerjaan memenuhi kualifikasi untuk pengecualian lembur atau tidak. Mereka adalah alat komunikasi yang efektif untuk digunakan dengan karyawan harapan Anda jelas.
