Setiap tahun, pendaftaran terbuka memungkinkan pemberi kerja menawarkan tunjangan kelompok kepada karyawannya untuk jangka waktu singkat, umumnya sekitar 30 hingga 45 hari. Selama masa kritis ini, karyawan harus diberi tahu tentang tunjangan karyawan yang dapat mereka ikuti, kapan melakukannya, dan di mana harus mendaftar. Sayangnya, banyak tim sumber daya manusia kesulitan mengkomunikasikan informasi yang diperlukan kepada karyawan sehingga mereka mungkin ketinggalan.
Email dapat menjadi alat komunikasi yang ampuh untuk mendidik karyawan selama periode pendaftaran terbuka jika digunakan dengan benar. Karena diterima secara luas dan dapat diakses sebagai alat komunikasi, ini bisa menjadi cara yang baik untuk menjangkau seluruh karyawan. Pelajari tips ahli untuk mengomunikasikan manfaat selama pendaftaran terbuka, sehingga karyawan Anda dapat memanfaatkan sepenuhnya penawaran manfaat grup Anda tahun ini.
Komunikasikan Manfaat Sebelum, Selama, dan Setelah Pendaftaran Terbuka
Beberapa bulan sebelum tanggal pendaftaran terbuka, penting untuk memiliki rencana komunikasi yang solid untuk menyampaikannya informasi terkait kepada karyawan sebelum pendaftaran, selama pendaftaran aktif, dan setelah pendaftaran selesai ke atas. Ini bisa berupa serangkaian email yang mendorong karyawan untuk mengambil tindakan tertentu, dengan link ke situs pendaftaran dan informasi manfaat.
Tetapkan Perwakilan Komunikasi Manfaat Pusat
Daya tanggap sangat penting selama pendaftaran terbuka karena karyawan akan memiliki banyak pertanyaan selama masa ini. Pastikan untuk menugaskan setidaknya satu orang yang akan menjadi kontak untuk semua email masuk dari karyawan yang memiliki pertanyaan dan kekhawatiran. Itu harus seseorang yang sangat paham dengan detail paket, tarif, dan tenggat waktu.
Gunakan Sistem Internal untuk Mengumpulkan Informasi dan Analisis Terkait Manfaat
Apakah perusahaan Anda secara aktif melacak pendaftaran, pendaftaran sebagian, dan aspek lain dari proses pendaftaran? Jika tidak, maka sistem internal dapat membantu untuk tetap memantau manajemen pendaftaran di seluruh organisasi. Gunakan server email gratis seperti Outlook untuk mengatur peringatan email untuk perubahan data.
Buat Serangkaian Pesan untuk Titik Kontak Mingguan Dengan Karyawan
Pendaftaran terbuka dapat menjadi lebih mudah dan produktif ketika ada pertukaran yang konstan antara tim HR dan karyawan. Sebagai bagian dari strategi komunikasi email Anda, buatlah serangkaian pesan yang membahas topik kesehatan dan kebugaran, fitur program manfaat, dan hal terkait lainnya. Kirimkan email titik kontak mingguan ke semua.
Memberikan Laporan Mingguan kepada Manajer tentang Upaya Pendaftaran Manfaat
Mendapatkan dukungan penuh dari manajer selama upaya pendaftaran tunjangan selalu merupakan hal yang baik. Mengapa? Manajer dapat membantu karyawan untuk memprioritaskan pendaftaran tunjangan mereka untuk tahun rencana mendatang, dan mereka dapat berbagi bagaimana tunjangan mendukung tujuan karyawan. Gunakan kampanye email terfokus untuk para manajer selama periode OE agar mereka selalu mengetahui tugas dan tanggal penting.
Jadikan Email Manfaat Menyenangkan
Masa pendaftaran terbuka tidak harus membuat stres. Faktanya, ini bisa menjadi kesempatan untuk sedikit bersenang-senang. Kembangkan email yang mencakup beberapa permainan menyenangkan seperti pertanyaan trivia, fakta menarik tentang perusahaan, dan hadiah camilan sehat gratis.
Pastikan Tata Bahasa dan Ejaan yang Benar dalam Email
Sebelum mengirimkan email manfaat apa pun, pastikan tata bahasa dan ejaan diperiksa secara menyeluruh. Hal ini dapat memastikan bahwa tidak ada kesalahan ketik yang sampai ke pembaca dan email masuk akal. Kesalahan ketik dapat membingungkan karyawan dan terlihat tidak profesional.
Gunakan Template Email Standar dan Tinggalkan HTML
Saat mengembangkan email untuk komunikasi manfaat, para ahli mengatakan bahwa yang terbaik adalah tetap menggunakan template email standar dan membuatnya tetap sederhana. HTML yang menyimpang dapat mengganggu beberapa program pembacaan email, terutama pada perangkat seluler.
Tulis Baris Subjek yang Kuat
Email hanya akan dibaca setelah dibuka. Dan ini tidak akan terjadi jika baris subjek tidak memaksa penerimanya. Saat menulis email, tetap fokus pada pembuatan baris subjek email yang akan menarik minat penerima untuk membukanya email dengan kata-kata kuat seperti “mendesak”, “sensitif terhadap waktu”, dan “perhatian” dapat membantu mencapai tujuan ini.
Gunakan Pernyataan Hadiah Total dalam Email Musiman
Untuk membantu karyawan memahami nilai penuh dari tunjangan karyawan mereka, gunakanlah pernyataan imbalan total setidaknya sekali selama kuartal ini. Ini dapat dilampirkan sebagai PDF ke masing-masing email, atau hyperlink dapat disertakan dalam email untuk menjalankan pernyataan total imbalan sesuai kenyamanan karyawan.
