Para peserta konferensi memiliki harapan yang jauh lebih tinggi di era modern ini dengan konten sesuai permintaan. Masa depan suram untuk konferensi yang masih mengandalkan kuliah monoton dan slide PowerPoint kontekstual untuk mendorong presentasi mereka.
Peserta yang membayar banyak uang untuk konferensi melakukannya untuk pengalaman itu. Ini berarti mereka menginginkan akses ke hal-hal yang tidak dapat mereka baca atau capai sendiri. Pada akhirnya, ini semua tentang interaktivitas, dan inilah beberapa di antaranya ide hebat yang dapat Anda terapkan ke dalam konferensi Anda untuk memastikan Anda memenuhi harapan tamu Anda.
Polling Kerumunan
Jika Anda merasa terdorong untuk mengklik jajak pendapat situs web, Anda sudah menyadari kesenangan membandingkan pendapat Anda dengan pendapat orang lain. Mengintegrasikan jajak pendapat waktu nyata ke dalam konten konferensi Anda lebih mudah dari sebelumnya berkat teknologi baru. Anda bahkan dapat menemukan aplikasi telepon yang tersedia yang akan menyelamatkan Anda dari menyewa peralatan polling khusus.
Tim Meja
Kembangkan koneksi antar peserta dengan mengubah tugas meja Anda menjadi tim. Awali acara Anda dengan meminta setiap tim membuat nama unik dan menandatangani meja mereka. Dari sana, Anda dapat menerapkan aktivitas seperti proyek tim, diskusi kelompok, dan skenario pemecahan masalah.
Perburuan Pemulung
Ini adalah kegiatan yang bagus untuk acara apa pun yang menampilkan ruang pameran. Ajak tamu Anda berlomba untuk mencocokkan vendor dengan petunjuk yang Anda berikan. Tidak hanya menyenangkan bagi para peserta, tetapi vendor Anda akan menghargai peluang keterlibatan tambahan.
Papan Grafiti
Gunakan papan tulis besar atau papan gabus untuk merancang ruang kreatif bagi tamu Anda untuk berbagi pesan, kartu nama, dan penawaran unik. Perencana dapat memanfaatkan ruang untuk mengirim pengingat dan berbagi gambar dari acara sebelumnya. Ide lain termasuk menggunakan papan grafiti untuk menghosting komentar, kiriman kontes, dan bios peserta.
Acara di Luar Lokasi
Salah satu alasan terbaik untuk menawarkan opsi hiburan pasca-acara adalah untuk membuat peserta tetap terlibat setelah jam kerja alih-alih membiarkan mereka kembali ke kamar hotel mereka. Pilihan populer untuk acara di luar lokasi termasuk happy hour, tur jalan-jalan, dan acara olahraga. Fungsi seperti ini dapat membangun persahabatan yang langgeng dan meningkatkan pengalaman konferensi lebih dari sekadar belajar.
Diskusi Panel
Menghindari sesi pendidikan gaya kuliah harus menjadi prioritas, tetapi memang perlu perencanaan strategis. Salah satu opsinya adalah memasukkan panel ke dalam jalur pembelajaran Anda. Dengan ini, Anda mengumpulkan tiga hingga lima ahli di atas panggung pada saat yang bersamaan. Pertanyaan kemudian diajukan ke panel, dan setiap anggota ditawari waktu singkat untuk menyampaikan pendapatnya. Ini berfungsi dengan baik karena peserta mendapatkan banyak jawaban untuk setiap pertanyaan yang diajukan.
Pembelajaran Api Cepat
Dalam format ini, beberapa pembicara hadir di trek yang sama di bawah pedoman ketat yang dirancang untuk menjaga agar informasi tetap mengalir. Misalnya, sebuah sesi mungkin menampilkan lima pembicara dengan masing-masing pembicara dijadwalkan untuk sepuluh pembicara Power Point slide dan sepuluh menit untuk mempresentasikan ide-ide mereka. Hasilnya adalah sesi bertempo cepat yang mengubah topik beberapa kali agar audiens tetap waspada.
Konferensi yang Nyaman
Salah satu cara terbaik untuk membuat peserta tetap terlibat dengan konferensi Anda adalah membuat mereka tetap nyaman di lingkungan sekitar mereka. Ini dapat dilakukan dengan menambahkan furnitur lounge, stasiun kopi, konektivitas WiFi, dan stasiun pengisian daya ke area umum Anda. Pajangan seni dan potongan percakapan lainnya juga merupakan tambahan yang bagus untuk ruang terbuka yang ditemukan di lorong dan zona pementasan. Tujuannya, tentu saja, agar tamu Anda tetap berada di tempat di antara sesi, alih-alih lari ke mobil dan kamar hotel mereka.
Tidak Ada Waktu Henti
Bayangkan tamu Anda sebagai sekawanan serigala yang berkeliaran untuk melahap konten baru. Beri mereka makan dengan baik, bahkan di antara sesi, dengan memasukkan berbagai saluran informasi. Anda dapat menambahkan monitor LCD ke area umum yang mengalirkan pembaruan konferensi dan wawancara pembicara. Konten ini juga dapat dialirkan melalui situs web atau aplikasi ponsel yang dibuat khusus. Beberapa konferensi bahkan mempekerjakan tuan rumah lantai untuk berjalan-jalan dan mengobrol dengan peserta dan vendor.
Bagian besar dalam membangun konferensi interaktif adalah memahami apa yang diharapkan tamu Anda dari acara tersebut. Tidak ada salahnya menambahkan pertanyaan atau kotak komentar ke formulir pendaftaran Anda untuk mengukur ekspektasi peserta sebelumnya. Anda mungkin harus berebut untuk mengimplementasikan fitur baru, tetapi jika memenuhi kebutuhan, maka pasti akan terbayar dalam jangka panjang.
