Memecat seorang karyawan memang membuat stres untuk semua pihak—bukan hanya bagi karyawan yang kehilangan pekerjaan. Tidak peduli seberapa baik Anda mengkomunikasikan masalah kinerja dengan karyawan, hampir tidak ada yang percaya bahwa mereka akan benar-benar melakukannya dipecat. Hal ini seringkali bukan tanpa sebab karena rata-rata pemberi kerja menunggu terlalu lama untuk sering memecat karyawan yang tidak berkinerja baik.
Jadi, karyawan meyakinkan diri mereka sendiri bahwa mereka tidak akan dipecat: mereka mengira Anda menyukai mereka; mereka mengira Anda tahu bahwa mereka adalah orang yang baik, atau Anda menyadari bahwa mereka telah berusaha keras. Bahkan, Anda mungkin percaya dan memikirkan semua hal ini. Tapi, perasaan Anda tidak penting saat itu karyawan tidak melaksanakan pekerjaannya.
Di sebuah perusahaan teknologi, seorang karyawan menghadiri rapat pemutusan hubungan kerja. Pada bulan sebelum pemecatannya, karyawan tersebut telah melewatkan sebelas hari kerja. Pekerjaannya telah memburuk dan tidak dapat diperbaiki lagi dan dia kehilangan sebagian dari jadwal kerjanya sehingga produksinya hanya setengah dari apa yang dibutuhkan pemberi kerja.
Meskipun ada konseling, peringatan lisan, Dan peringatan tertulis, dia mengatakan bahwa dia tidak pernah berpikir bahwa perusahaannya akan memecatnya. Banyak karyawan merasakan hal yang sama. Dan, sebagian, keyakinan ini didukung oleh tindakan majikan, atau lebih tepatnya, non-tindakan.
Memecat seorang karyawan mungkin memakan waktu cukup lama—biasanya lebih lama dari keadaan yang ada. Karena Anda baik hati, perhatian, dan cenderung memberi kesempatan lagi kepada karyawan. Tapi, ini adalah 10 hal teratas yang tidak ingin Anda lakukan ketika Anda memutuskan untuk memecat seorang karyawan.
Jangan Memecat Karyawan Kecuali Anda Bertemu Tatap Muka
Cara Anda memecat seorang karyawan sangatlah penting. Jangan memecat karyawan menggunakan metode elektronik apa pun—tidak boleh menggunakan email, IM, pesan suara, atau panggilan telepon. Bahkan surat pun tidak pantas jika Anda memecat seorang karyawan.
Saat Anda memecat seorang karyawan, berikan mereka rasa hormat yang akan Anda berikan kepada siapa pun. Mereka berhak mendapatkan pertemuan tatap muka. Tidak ada yang berhasil.
Demi semangat kerja, penting untuk diingat bahwa karyawan Anda yang lain memiliki ingatan yang panjang. Selain itu, selama masa dominasi media sosial ini, Anda harus berasumsi bahwa pemecatan apa pun tidak akan menjadi masalah pribadi.
Anda akan membuat skenario di mana Anda karyawan yang tersisa takut untuk mempercayai Anda. Atau lebih buruk lagi, mereka percaya bahwa Anda juga dapat merugikan mereka.
Jangan Bertindak Tanpa Peringatan
Tidak ada yang membuat seorang karyawan lebih marah daripada merasa tidak berdaya ketika dipecat. Kecuali jika terjadi tindakan yang sangat buruk dan segera, karyawan tersebut harus menjalani pembinaan dan umpan balik kinerja seiring berjalannya waktu. Sebelum Anda memecat seorang karyawan, cobalah untuk menentukan apa yang menyebabkan karyawan tersebut gagal.
Jika Anda memutuskan karyawan tersebut mampu meningkatkan kinerjanya, berikan bantuan apa pun yang diperlukan untuk mendorong dan mendukung karyawan tersebut. Dokumentasikan setiap langkah dalam proses perbaikan sehingga karyawan mempunyai catatan tentang apa yang terjadi pada setiap langkah. Majikan juga melindungi kepentingannya sendiri jika terjadi tuntutan hukum atas pemutusan hubungan kerja.
Jika Anda yakin bahwa karyawan tersebut dapat berkembang, dan peran karyawan tersebut memungkinkan, a rencana peningkatan kinerja (PIP) mungkin menunjukkan spesifik karyawan persyaratan perbaikan yang terukur. (PIP sulit, jika bukan tidak mungkin, dilakukan oleh manajer atau staf SDM, jika Anda sudah kehilangan kepercayaan terhadap kinerja mereka.)
Namun, jangan gunakan PIP kecuali Anda yakin yang dapat ditingkatkan oleh karyawan tersebut. Proses pertemuan mingguan yang melelahkan dan tidak mencatat kemajuan juga merupakan hal yang buruk bagi karyawan, manajer, dan perwakilan SDM.
Penghentian sebenarnya—walaupun hampir selalu merupakan kejutan—tidak boleh terjadi tanpa peringatan.
Jangan Memulai Percakapan Tanpa Saksi
Khususnya di AS, siapa pun dapat menuntut siapa pun, kapan pun, dan dengan alasan apa pun. Dalam kasus pemutusan hubungan kerja, pekerja harus mencari pengacara yang yakin dia dapat memenangkan kasus tersebut dan dengan demikian, memungut bayarannya. Praktik terbaiknya adalah dengan menyertakan karyawan kedua dalam rapat saat Anda memecat seorang karyawan.
Ini memberi Anda seseorang yang mendengar dan berpartisipasi dalam pemutusan hubungan kerja selain manajer. Orang ini juga dapat membantu mengisi kekosongan jika manajer perekrutan kehabisan kata-kata atau tidak yakin apa yang harus dikatakan atau dilakukan selanjutnya.
Saksi ini sering terjadi orang staf Sumber Daya Manusia. Orang HR mempunyai lebih banyak pengalaman dibandingkan manajer rata-rata, dalam memecat karyawan, sehingga juga dapat membantu menjaga diskusi tetap pada jalurnya dan bergerak hingga selesai.
Staf SDM juga dapat memastikan bahwa karyawan diperlakukan secara adil, setara, dan profesionalisme di seluruh departemen dan manajer individu. Ini membatasi tanggung jawab Anda saat Anda memecat seorang pegawai.
Jangan Membuat Percakapan Lebih Lama Dari Yang Seharusnya
Jika Anda telah melatih dan mendokumentasikan sebuah kinerja karyawan seiring waktu dan sering memberikan umpan balik, tidak ada gunanya mengulangi ketidakpuasan Anda ketika Anda memecat karyawan tersebut. Itu tidak menghasilkan apa-apa dan kejam.
Namun, setiap karyawan akan menanyakan alasannya kepada Anda. Siapkan jawaban yang jujur dan merangkum situasi dengan benar tanpa merinci atau menyalahkan karyawan.
Anda ingin karyawan tersebut menjaga martabatnya selama pemutusan hubungan kerja. Jadi, Anda dapat berkata, “Kami telah mendiskusikan masalah kinerja Anda. Kami memberhentikan pekerjaan Anda karena kinerja Anda tidak memenuhi standar yang kami harapkan dari posisi ini.
"Kami mendoakan yang terbaik untuk usaha Anda di masa depan dan percaya bahwa Anda akan menemukan posisi yang tepat lebih cocok untukmu. Anda memiliki banyak talenta dan kami yakin Anda akan menemukan posisi yang dapat memanfaatkan mereka.”
Atau Anda cukup mengingatkan karyawan tersebut bahwa Anda telah membicarakan masalah dengannya selama ini, dan berhenti di situ.
Penting untuk diingat bahwa semakin detail Anda, semakin kurang kemampuan Anda untuk menggunakan informasi apa pun yang Anda temukan setelah pemutusan hubungan kerja dalam tuntutan hukum berikutnya. Dan, sebagai pemberi kerja, Anda akan selalu mengetahui informasi tambahan.
Misalnya, pikirkan tentang seorang staf SDM yang diberhentikan dan memiliki dokumen karyawan baru selama berbulan-bulan di lacinya. Para karyawan belum terdaftar dalam asuransi kesehatan.
Jangan Biarkan Mereka Berpikir Keputusannya Belum Final
Karena karyawan tidak percaya bahwa Anda akan memecat mereka, atau dalam banyak kasus, mereka akan memecat mereka pantas untuk dipecat, jangan biarkan karyawan tersebut percaya bahwa ada peluang untuk mempengaruhi Anda keputusan.
Mudah-mudahan, Anda berpikir panjang dan keras sebelum menjadwalkan pertemuan terminasi. Anda punya alasan jika memilih untuk memberikannya, diartikulasikan secara wajar, dan rekan kerja siap mendukung Anda.
Dekati karyawan tersebut dengan kebaikan, perhatian, dan rasa hormat, tapi kata-kata Anda harus lugas. Plin-plan tidak memberi Anda apa-apa selain kesedihan, jika karyawan tersebut yakin dia memiliki satu kesempatan terakhir untuk mempengaruhi keputusan Anda.
Faktanya, setelah salam awal, beri tahu karyawan tersebut bahwa tujuan pertemuan tersebut adalah untuk memberi tahu dia tentang keputusan Anda untuk memberhentikan pekerjaannya, yang bersifat final. Hal ini lebih baik daripada menyesatkan karyawan agar percaya bahwa dia dapat mempengaruhi hasil.
Jangan Biarkan Mereka Pergi Dengan Properti Perusahaan
Sebagian besar negara bagian dan yurisdiksi mempunyai peraturan tentang kapan gaji terakhir harus dibayarkan, apa yang harus dibayar, dan bagaimana pemberi kerja dapat mengurangi gaji karyawannya. Buat apa ke sana kalau barang milik perusahaan tidak dikembalikan?
Mintalah karyawan tersebut untuk menyerahkan kunci, pintu masuk, lencana, ponsel cerdas, laptop, tablet, dan peralatan atau perlengkapan milik perusahaan lainnya selama pertemuan pemutusan hubungan kerja.
Baik pergi ke area kerja karyawan atau menemani karyawan tersebut, saat makan siang atau istirahat, jika memungkinkan, ke area kerjanya untuk mengambil sisa barang milik perusahaan sebelum Anda mengantar karyawan tersebut ke tempatnya mobil.
Jika, misalnya, laptop ada di rumah karyawan (tidak mungkin), buatlah pengaturan yang pasti mengenai kapan Anda mengharapkannya kembali. Segera tindak lanjuti jika Anda tidak menerima peralatan pada saat karyawan berjanji akan mengirimkannya.
Jangan Izinkan Mantan Karyawan Mengakses Area Kerjanya atau Rekan Kerjanya
Banyak karyawan menjadi sangat marah ketika mereka dipecat. Terkadang, mereka menangis. Demi martabat mereka – dan agar tidak mengecewakan karyawan Anda yang lain – buatlah pengaturan dengan karyawan tersebut untuk datang setelah bekerja atau pada akhir pekan untuk mengambil barang-barang pribadi mereka. Anda juga bisa menawarkan untuk mengirimkan isi kantor ke rumah karyawan.
Hal ini memungkinkan Anda mengekstrak dokumen dan materi perusahaan, seperti file pelanggan, dan sebagainya, serta memberikan privasi kepada karyawan saat mereka mengambil barang miliknya. Jika karyawan tersebut bersikeras untuk segera mengambil seluruh harta bendanya, tunggulah hingga jam makan siang atau waktu istirahat, jika memungkinkan, dan selalu temani karyawan tersebut ke area kerjanya.
Anda ingin meminimalkan kontak karyawan tersebut dengan karyawan Anda yang lain di tempat kerja. Dan sekali lagi, menjaga martabat karyawan harus menjadi prioritas utama. Begitu juga dengan memastikan bahwa karyawan tersebut tidak mengeluarkan dokumen atau barang milik perusahaan yang diperlukan oleh karyawan berikutnya.
Anda bertanggung jawab atas kerahasiaan karyawan tersebut meskipun karyawan tersebut menjelek-jelekkan Anda di seluruh dunia—hal ini sering kali mereka lakukan untuk menyelamatkan muka. Kisah media sosial mereka jarang bertanggung jawab atas tindakan mereka dan kegagalan untuk melakukan.
Jangan Izinkan Karyawan Mengakses Sistem Informasi
Hentikan akses karyawan ke sistem elektronik Anda seperti email, wiki perusahaan, intranet, lokasi kontak pelanggan, dan sebagainya, selama pertemuan pemutusan hubungan kerja, atau sedikit sebelum. Anda perlu bermitra dengan staf TI Anda untuk memastikan hilangnya akses terjadi.
Pengusaha menyadari banyak cerita lucu, namun juga sedih, tentang karyawan yang mengirimkan pesan perpisahan yang dimulai dengan, “Saya keluar dari sini, hei, kamu pengisap…” Dan, mereka juga menyadari contoh di mana seorang karyawan menyabotase sistem komputer di saat-saat penderitaan setelah pemutusan hubungan kerja.
Bekerjasamalah dengan staf TI untuk melihat informasi perusahaan apa yang mungkin telah diambil selama minggu-minggu sebelum berhenti atau pemutusan hubungan kerja. Jika karyawan tersebut ingin mengirimkan pesan perpisahan, Anda dapat memposting pesan yang sesuai untuknya kepada semua staf.
Jangan Akhiri Rapat dengan Nada Rendah
Saat Anda memecat seorang karyawan, tujuan rapat tersebut bukan untuk merendahkan atau melukai harga dirinya. Faktanya, kepentingan terbaik setiap orang akan terlayani ketika karyawan dapat melanjutkan hidupnya secepat mungkin.
Jadi, Anda ingin mengakhiri pertemuan dengan nada positif. Jika Anda mengizinkan karyawan yang dipecat mengumpulkan pengangguran, beri tahu mereka. (Sejujurnya, kecuali perilaku karyawan tersebut sangat buruk, mengapa tidak memberi mereka dorongan untuk menjalani babak selanjutnya dalam kehidupan mereka?)
Bicara tentang mencari pekerjaan dan bagaimana memulainya. Katakan padanya bahwa kontribusinya dihargai. Sarankan jenis pekerjaan yang mungkin sesuai dengan keahliannya. Gunakan kata-kata penyemangat seperti, “kami yakin Anda akan melakukannya mencari pekerjaan yang lebih cocok untukmu."
Anda tidak ingin membuat sesi konseling atau simpati, tetapi kirimkan karyawan tersebut keluar dengan kata-kata penyemangat. (Mereka biasanya akan menangis, tidak peduli seberapa baik Anda—jadi bersiaplah.)
Jangan Memecat Karyawan Tanpa Daftar Periksa di Tangan
Daftar periksa pemutusan hubungan kerja dapat membuat Anda tetap teratur dan berada pada jalur yang benar ketika Anda perlu memecat seorang karyawan. Daftar periksa pemutusan hubungan kerja memastikan bahwa Anda mencakup semua topik yang sesuai selama pertemuan yang dapat menimbulkan stres bagi semua peserta.
Daftar periksa pemutusan hubungan kerja memberikan panduan tentang memberi tahu karyawan tentang apa yang dapat dia harapkan secara hukum dan dari perusahaan Anda pemutusan hubungan kerja.
Ini juga berfungsi sebagai bukti topik dan percakapan yang dibagikan dengan karyawan selama pertemuan pemutusan hubungan kerja.
Memaksimalkan Situasi Sulit
Memecat seorang karyawan bukanlah pengalaman yang paling Anda cari. Namun, Anda dapat membuat pengalaman tersebut lebih menyenangkan dengan menggunakan cara yang efektif, pendekatan suportif untuk percakapan yang sulit. Tindakan yang Anda ambil benar-benar berarti bagi karyawan yang dipecat dan bagi rekan kerja yang akan mengetahui—dengan cepat—bahwa karyawan tersebut telah tiada.
Di era media sosial dan komunikasi elektronik ini, seluruh tenaga kerja Anda mungkin akan mengetahuinya dalam waktu setengah jam—atau lebih cepat. Dan, karena Anda menjaga kerahasiaan masalah karyawan, karyawan tersebut akan menceritakan kisah apa pun yang membuat mereka terlihat baik—bahkan jika itu membuat Anda terlihat buruk.
Kemungkinan besar Anda tidak akan berteman lagi di situs sosial, jadi jika Anda bertanya-tanya bagaimana mantan karyawan tersebut memposisikan pemutusan hubungan kerja, segera periksa. Harapkan suatu periode waktu di mana karyawan sukses memandang Anda untuk kepastian tentang pekerjaan mereka sendiri.
Informasi yang terkandung dalam artikel ini bukanlah nasihat hukum dan bukan merupakan pengganti nasihat tersebut. Undang-undang negara bagian dan federal sering berubah, dan informasi dalam artikel ini mungkin tidak mencerminkan undang-undang negara bagian Anda atau perubahan terbaru pada undang-undang tersebut. Untuk nasihat hukum terkini, silakan berkonsultasi dengan akuntan atau pengacara.
