Karyawan menghabiskan antara satu hingga tiga jam sehari menjelajahi web untuk urusan pribadi di tempat kerja, bergantung pada penelitian yang ditinjau. Karena sebagian besar penelitian bergantung pada data yang dilaporkan sendiri oleh karyawan, hilangnya produktivitas ini, ditambah dengan kekhawatiran yang dimiliki pemberi kerja terhadap pekerjaan mereka karyawan menjelajahi web di tempat kerja, menyebabkan lebih banyak perusahaan memutuskan untuk memantau penggunaan internet oleh karyawannya.
Karyawan berbelanja, melakukan transaksi perbankan, mengunjungi situs olahraga, membayar tagihan, mengobrol di Facebook, men-tweet di Twitter, dan banyak lagi. Bagi sebagian besar karyawan, ini adalah aktivitas sesekali yang mereka lakukan saat istirahat dan makan siang. Jika mereka menghabiskan beberapa menit waktu kerja, kemungkinan besar mereka akan menggantinya dengan menjawab email setelah anak-anak tidur.
Penyalahgunaan Internet di Tempat Kerja
Ada persentase karyawan yang menyalahgunakan hak istimewa penggunaan internet di tempat kerja. Di sebuah perusahaan, seorang supervisor yang merasa tidak puas menghabiskan 6-7 jam sehari untuk melakukan segala hal mulai dari mencari pekerjaan hingga mencari resep, berbelanja, dan mengunduh kupon.
Di kasus lain, seorang karyawan mengubah posisi komputernya, sehingga tampilan layarnya tidak dapat dilihat oleh siapa pun kecuali karyawan tersebut. Hal ini menimbulkan kecurigaan staf TI, sehingga mereka melihat riwayat internetnya dan menemukan karyawan tersebut sedang mengunduh dan menonton film porno.
Jika majikan tetap tidak menyadari bahwa pekerjanya sedang menonton film porno, majikannya bisa menghadapi a gugatan pelecehan seksual atau a klaim lingkungan kerja yang tidak bersahabat. Tidak satupun dari mereka akan diterima, sehingga majikan membiarkan pekerja tersebut pergi. (Kebijakan penggunaan internet perusahaan menjelaskan dengan jelas kondisi di mana mereka akan memberhentikan seorang karyawan.)
Pengawasan Pengusaha terhadap Karyawan yang Berselancar di Web
Pengusaha yang memblokir akses karyawan menjelajahi web di tempat kerja khawatir tentang karyawan yang mengunjungi situs dewasa konten seksual, romantis, atau pornografi serta situs permainan, jejaring sosial, hiburan, belanja/lelang, dan olahraga. Selain itu, beberapa perusahaan menggunakan blok URL untuk menghentikan karyawan mengunjungi blog eksternal. Yang lain memblokir akses ke situs seperti Facebook di tempat kerja.
Tergantung pada perusahaannya, pemantauan komputer memiliki berbagai bentuk: beberapa perusahaan melacak konten, penekanan tombol, dan waktu yang dihabiskan di depan keyboard; yang lain menyimpan dan meninjau file komputer. Banyak perusahaan menggunakan peringatan untuk memantau apa yang ditulis tentang perusahaan oleh karyawan, dan pihak lain memantau situs jejaring media sosial.
Saat perusahaan memantau email, beberapa perusahaan menggunakan alat teknologi untuk menangani pekerjaan mencari kata dan frasa kunci, sementara perusahaan lain menugaskan karyawan untuk membaca dan meninjaunya secara manual.
Mengapa Pengusaha Memantau Perilaku Online
Pengusaha percaya bahwa pengawasan karyawan ini diperlukan untuk produktivitas karyawan, alasan hukum, keamanan informasi perusahaan, dan untuk mencegah lingkungan pelecehan.
Manny Avramidis, presiden dan CEO American Management Association, menulis:
“Ada alasan utama mengapa pengusaha memantau perilaku Internet karyawan di tempat kerja, bergantung pada organisasi dan karyawannya. Produktivitas karyawan adalah kuncinya. Beberapa perusahaan akan mengatakan bahwa masalah rahasia dagang itu penting, belum tentu karena karyawannya sengaja berbagi perusahaan informasi, namun karyawan mungkin tidak menyadari pentingnya hal-hal seperti fitur produk baru dan organisasi bagi pesaing grafik.
“Situs intranet berbagi informasi yang tidak ingin diketahui oleh perusahaan dari luar karena persaingan dan kebutuhan untuk mengalahkan pesaing di pasar. Perusahaan lain mengkhawatirkan penipuan dalam hal keamanan data, memastikan informasi tidak dicuri.
“Beberapa perusahaan akan mengatakan keselamatan dan produktivitas adalah perhatian utama mereka yang mungkin melibatkan pemantauan lokasi karyawan melalui GPS [global positioning satelit], kamera video di area kerja produksi, dan petugas keamanan untuk memeriksa ID dan isi barang yang dibawa bekerja. Dan, pemberi kerja lain akan menyebutkan potensi tanggung jawab karena mereka telah dipecat di pengadilan. Kebanyakan organisasi mempunyai modal untuk memantau dan biayanya cukup murah. Jadi mereka melakukannya."
Lebih Banyak Kekhawatiran Pengusaha Tentang Menjelajah Web di Tempat Kerja
Selain kekhawatiran mengenai jenis situs yang dikunjungi karyawan di tempat kerja karena alasan ini, sejumlah kekhawatiran tambahan memotivasi pemberi kerja untuk memantau karyawan yang menjelajahi web di tempat kerja.
Litigasi adalah masalah serius bagi pemberi kerja, kata Nancy Flynn, direktur eksekutif The ePolicy Institute dan penulis Buku Pegangan ePolicy dan buku-buku terkait kebijakan internet lainnya.
Menurut Society for Human Resource Management (SHRM), "Di era informasi digital ini, manajer bisnis, profesional HR, Profesional TI dan profesional hukum harus bekerja sama secara erat untuk mengembangkan kebijakan dan prosedur terkait ketenagakerjaan pencatatan. Jika terjadi litigasi terkait ketenagakerjaan, kemungkinan besar akan dilakukan penggeledahan menyeluruh terhadap catatan elektronik pemberi kerja.
“Data elektronik mencakup email, halaman web, file pengolah kata, database komputer, dan lainnya informasi yang disimpan di komputer dan ada dalam media yang hanya dapat dibaca melalui penggunaan komputer. Hal ini juga dapat mencakup jejak elektronik yang tertinggal, seperti ketika seorang manajer menambah atau menghapus teks pada tinjauan kinerja, rumus yang digunakan karyawan untuk membuat perhitungan spreadsheet atau mengedit memorandum dan lainnya yang disimpan secara tidak sengaja data.
“Data elektronik menjadi semakin penting dalam proses hukum. Konsultasi dengan penasihat hukum mengenai penyimpanan, penyimpanan, dan pemusnahan data elektronik sangatlah penting sejak saat ini Peraturan Federal tentang Prosedur Perdata—Peraturan 34 diubah secara khusus untuk mengatur aturan penemuan untuk penyimpanan elektronik informasi."
Menurut Avramidis dari AMA, pengawasan karyawan tidak dapat dihindari karena teknologi untuk melakukan hal tersebut menjadi lebih murah. Dia menulis:
“Yang sering membuat pengusaha gagal adalah mereka memberi tahu karyawan bahwa mereka akan diawasi, namun mereka tidak menjelaskan dengan tepat perilaku apa yang diharapkan dan tidak diharapkan. Penting untuk menjelaskan dengan tepat apa harapan mereka terhadap kebijakan tersebut. Dianjurkan untuk mendidik karyawan dan menjelaskan definisi penggunaan internet dan email yang adil dan dapat diterima setiap tahunnya."
“Tidak peduli bagaimana perasaan Anda tentang hal ini, pemberi kerja yang tidak memantau akan semakin sedikit, bukan untuk memaku karyawannya, tapi karena pemantauan semakin masuk akal secara bisnis." — Manny Avramidis, presiden dan CEO, Manajemen Amerika Asosiasi
Sementara semakin banyak negara bagian dan yurisdiksi yang mewajibkan pemberi kerja untuk melakukan hal tersebut memberi tahu karyawan tentang pemantauan elektronik, sebagian besar pengusaha melakukan pekerjaan yang baik dalam memperingatkan karyawan ketika mereka sedang diawasi.
Sebagian besar pemberi kerja memberi tahu karyawan bahwa perusahaan sedang memantau konten, penekanan tombol, dan waktu yang dihabiskan di depan keyboard, dan sebagian besar memberi tahu karyawan bahwa perusahaan sedang meninjau penggunaan komputer mereka. Sebagian besar juga memperingatkan karyawan tentang pemantauan email.
Haruskah Anda Memantau Karyawan?
Pemantauan waktu dan penggunaan karyawan secara online merupakan sinyal ketidakpercayaan dan ketidaksesuaian dengan budaya berorientasi karyawan yang menganggap karyawan sebagai aset utama perusahaan.
Jika kurang dari 1% karyawan, menurut beberapa laporan, menyalahgunakan hari kerja dan perusahaan mereka memercayai online, mengapa membuat 100% karyawan merasa tidak nyaman dan tidak percaya? Jadi, praktiknya memonitor karyawan secara elektronik di tempat kerja memiliki pro dan kontra yang kuat.
Pengawasan elektronik terhadap karyawan di tempat kerja dapat memberikan hasil yang bermanfaat bagi pemberi kerja dalam mengendalikan penyalahgunaan. Mereka dapat melindungi kepentingan pemberi kerja dalam suatu tuntutan hukum—atau tidak—tergantung pada sifat situasinya.
Namun, ada alasan kuat mengapa pemberi kerja mungkin tidak ingin menggunakan pemantauan internet karyawan. Avramidis mengatakan bahwa keputusan ini bergantung pada perusahaan dan lingkungan kerja yang ingin diciptakan oleh pemberi kerja:
“Tergantung pada tingkat kebebasan yang diperbolehkan di perusahaan atau jenis perusahaan, pengawasan elektronik terhadap karyawan mungkin tidak diinginkan. Perusahaan yang mempekerjakan lulusan perguruan tinggi baru, yang garis-garisnya kabur, dan online sepanjang hari, adalah contohnya.
Pada hari-hari belanja online besar seperti Cyber Monday atau Prime Day, acara olahraga besar seperti March Madness di kejuaraan NCAA, dan acara populer lainnya, pengusaha mungkin tergoda untuk bereaksi berlebihan. Karyawan mungkin merasa perlu menyelinap dan berbuat curang untuk melakukan aktivitas internetnya. Namun, keseimbangan yang sehat menguntungkan semua pihak.
Pengusaha mungkin perlu berpikir dua kali untuk mengembangkan dan menerapkan kebijakan yang melarang semua penggunaan komputer online pribadi selama hari kerja ketika karyawan masih menjawab email setelah jam kerja.
Karyawan juga harus mempraktikkan penggunaan internet yang wajar. Hanya sedikit pengusaha yang mau berdalih selama beberapa menit untuk melakukan pemesanan, namun banyak yang keberatan jika karyawan membandingkan harga secara online selama setengah hari kerja. Sementara itu, departemen TI memiliki kekhawatiran yang wajar tentang bagaimana streaming memperlambat sistem perusahaan.
Karyawan harus memahami kebijakan dan ekspektasi perusahaan mengenai internet, email, dan komputer. Perusahaan yang memecat pekerjanya karena penyalahgunaan email melakukannya karena alasan berikut:
- Pelanggaran terhadap kebijakan perusahaan
- bahasa yang tidak pantas atau menyinggung
- Penggunaan pribadi yang berlebihan
- Pelanggaran aturan kerahasiaan perusahaan
Ketahui kebijakan perusahaan Anda tentang penggunaan internet dan email. Apa yang tidak Anda ketahui atau perhatikan dapat merusak reputasi Anda di mata atasan Anda.
Alternatif untuk Pemantauan Karyawan
Berikut adalah cara untuk menciptakan lingkungan organisasi di mana karyawan tidak menyalahgunakan kepercayaan pemberi kerja:
- Kembangkan yang kokoh kebijakan internet dan email yang menyediakan karyawan dengan harapan yang jelas tentang pendirian majikan mengenai waktu pribadi online di tempat kerja. Kebijakan ini secara luas dapat melarang aktivitas dan kunjungan lokasi tertentu tanpa membuat karyawan merasa seperti penjahat. Kebijakan tersebut dapat menekankan tanggung jawab, keyakinan, keyakinan profesional, dan kepercayaan.
- Komunikasikan kebijakan tersebut dengan menggunakan banyak contoh sehingga karyawan tidak bingung mengenai persyaratannya. Terus komunikasikan ekspektasi Anda dan sapa karyawan secara individu yang memanfaatkan waktu majikan mereka. Jika produktivitas atau kontribusi karyawan menurun, komunikasikan dengan karyawan tersebut untuk menentukan apakah penggunaan online memengaruhi kinerja. Menggunakan disiplin progresif dengan karyawan yang berulang kali melanggar harapan dan kepercayaan Anda.
- Latih manajer dan penyelia Anda tentang cara menetapkan dan mempertahankan harapan dan kebijakan tempat kerja Anda. Latih mereka untuk mengenali kapan seorang karyawan mungkin menyalahgunakan waktu internet atau situs di tempat kerja.
- Mengembangkan dan memelihara budaya kepercayaan. Mengembangkan lingkungan di mana karyawan memantau sendiri waktu online pribadi di tempat kerja adalah pendekatan yang paling efektif. Berurusan dengan karyawan yang melampaui batas berdasarkan kasus per kasus. Jangan membebani sebagian besar karyawan pekerja keras Anda dengan hal-hal tersebut kebijakan yang terlalu memberatkan karena tindakan segelintir orang. Singkirkan beberapa.
Pemantauan menyebabkan karyawan membuang-buang energi karena khawatir apakah apa yang mereka lakukan dapat diterima dan hal ini mendorong mentalitas 9-to-5. Sebuah majikan pilihan menemukan alternatif untuk pemantauan internet karyawan.
