Jika Anda seperti kebanyakan orang yang saya kenal, membayangkan menghabiskan satu hari dalam rapat berturut-turut bisa menjadi perasaan yang tidak menyenangkan. Rapat bisa jadi membosankan, sering kali tidak diperlukan, dan tentunya menyita waktu dari pekerjaan lain (yang lebih penting). Namun rapat bisa menjadi sangat efisien dan produktif jika direncanakan dengan benar. Berikut adalah beberapa langkah sederhana untuk merencanakan pertemuan yang efektif.
Putuskan Apakah Anda Benar-Benar Membutuhkan Rapat
Pertama, putuskan apakah perencanaan pertemuan benar-benar diperlukan. Kita sering berpikir pertemuan formal adalah cara terbaik untuk berbagi informasi atau berdiskusi. Namun jika berita Anda dapat disampaikan melalui email atau panggilan konferensi, atau hanya dengan mengumpulkan beberapa orang di kantor Anda selama 15 menit, mungkin ada baiknya Anda melewatkan pertemuan formal tersebut sama sekali.
Hanya Undang Mereka yang Benar-Benar Perlu Berada di Sana
Pernah diundang ke rapat dan bertanya-tanya di tengah jalan mengapa Anda hadir di sana? Jangan buang waktu orang lain dengan mengundang mereka ke pertemuan yang tidak perlu mereka hadiri. Itu tidak akan menjadi pertemuan yang efektif. Apakah seseorang dari akuntansi perlu hadir pada pertemuan tersebut untuk menjawab pertanyaan anggaran? Kemudian undang satu orang dari akuntansi yang cocok untuk tugas itu.
Jika kolega atau supervisor perlu diberi tahu tentang apa yang dibahas dalam rapat, Anda tidak perlu mengundang mereka ke rapat sebenarnya. Cukup siapkan ringkasan rapat dan kirimkan kepada mereka sesudahnya. Mereka akan menghargai penghematan waktu, dan Anda memiliki jaminan bahwa — karena Anda menuliskan informasinya — mereka mendapat informasi lengkap tentang diskusi.
Kirimkan Pengingat Rapat
Hidup ini sibuk dan kalender dengan cepat dipenuhi dengan aktivitas terjadwal. Kirimkan pengingat pertemuan tindak lanjut dua hari sebelum pertemuan Anda. Mereka yang mengatakan akan hadir kemudian dapat mengonfirmasi bahwa mereka masih dapat hadir, atau jika rencana mereka telah berubah dan Anda perlu menjadwal ulang.
Punya Agenda
Untuk merencanakan pertemuan yang efektif, Anda harus terlebih dahulu memutuskan apa yang akan dibicarakan. Apa tujuan pertemuan tersebut? Apa yang ingin Anda capai? Kembangkan agenda rapat sebelumnya dan distribusikan kepada para peserta. Tunjukkan waktu mulai dan sertakan daftar singkat topik yang akan dibahas. Jangan menunda rapat Anda dengan agenda yang panjang dan terlalu detail. Sebutkan nama individu yang akan bertanggung jawab untuk melaporkan bidang tertentu.
Ingat, ini penting bagi mereka yang hadir, tetapi juga bagi Anda. Saat Anda menetapkan agenda, Anda akan lebih mampu untuk tetap fokus pada topik.
Bersikaplah Jelas Tentang Harapan
Saat Anda pertama kali mengirimkan pemberitahuan rapat, jelaskan tujuan dan harapan Anda. Apakah pertemuan akan berkisar pada presentasi? Apakah mereka yang hadir perlu membuat catatan? Atau apakah ini sesi curah pendapat yang diharapkan semua orang bisa menyampaikan ide dan saran?
Dalam beberapa budaya perusahaan, karyawan tidak perlu berpartisipasi — mereka hanya mendengarkan dan kembali ke ruang kerja mereka. Di perusahaan lain, karyawan berpartisipasi secara bebas. Di tempat kerja kolaboratif saat ini, berinteraksi dan berbagi ide tidak hanya diterima, tetapi sering kali menjadi tujuan dari keseluruhan pertemuan.
Saat Anda menetapkan ekspektasi Anda, ini juga saat yang tepat untuk mengirimkan bacaan atau materi apa pun yang diperlukan yang Anda ingin agar dilihat oleh mereka yang hadir. Dengan begitu mereka sudah siap saat menghadiri pertemuan dan tidak ada kejutan.
Mulai Tepat Waktu
Memulai tepat waktu sangatlah penting, baik dari sudut pandang logistik dan produktivitas. Jika Anda adalah orang yang biasanya datang ke rapat tepat waktu, maka Anda memahami betapa frustasinya jika segala sesuatunya tidak berjalan lancar dan orang-orang berdatangan ke dalam ruangan. Apa yang pasti terjadi adalah, ke depan, semua orang tahu bahwa pertemuan-pertemuan ini tidak pernah dimulai tepat waktu setiap orang mulai muncul terlambat. Kendalikan pertemuan Anda. Mulailah segera pada waktu mulai yang ditentukan. Tutup pintunya dan mulai. Orang yang tersesat akan segera menerima pesan bahwa mereka datang terlambat dan mereka hanya boleh melakukan kesalahan itu sekali saja. Selain itu, setiap orang harus kembali bekerja, jadi Anda tidak ingin mengganggu seluruh hari kerja.
Tetap Singkat dan Sederhana
Sebagian besar rapat dijadwalkan selama satu jam, dan dalam banyak kasus, jangka waktu yang lebih singkat sudah cukup. Ketika terlalu banyak waktu yang diberikan, waktu terbuang percuma. Orang-orang berlama-lama setelah rapat selesai atau menghabiskan waktu terlalu lama pada suatu agenda tertentu. Jaga agar rapat tetap singkat dan to the point.
Tetap pada Topik
Sebuah agenda saja tidak akan menjalankan rapat Anda secara efisien. Tetap berpegang pada agenda dan jaga agar diskusi tidak menyimpang dari jalur yang bersinggungan. Jawab pertanyaan di luar topik, dengan menyatakan bahwa itu adalah topik untuk pertemuan lain atau akan dibahas secara pribadi. Tidak ada seorang pun yang menyukai pertemuan yang tidak ada habisnya di mana tujuan keseluruhannya dikesampingkan dibandingkan percakapan lainnya.
Lakukan Rapat Kecil di Luar Ruang Konferensi
Duduk di ruang konferensi yang sama dan berkumpul di sekitar meja yang sama adalah hal yang biasa - terlalu akrab. Untuk mendorong karyawan berinteraksi, berpikir kreatif, dan melakukan diskusi yang hidup, pertimbangkan untuk mengadakan rapat di luar ruang konferensi standar.
Pertimbangkan untuk bertemu di meja di luar jika tempat dan cuaca memungkinkan. Cobalah berkumpul di area umum dengan sofa dan meja kecil daripada meja konferensi besar dan kursi putar.
Jangan Takut Mengambil Pendekatan Berbeda
Jika pendekatan rapat tidak berhasil, jangan takut untuk beralih arah. Misalnya, jika sesi curah pendapat menghasilkan ruangan yang tenang dengan sedikit dialog, ubahlah arah. Bersikaplah fleksibel dan perhatikan kemajuan rapat secara keseluruhan.
Gunakan Teknologi
Rencanakan untuk menggunakan teknologi agar peserta tetap terlibat. Di dunia digital saat ini, kebanyakan orang sudah terbiasa melihat grafik atau video untuk mendukung kata-kata yang didengarnya. Gunakan pola pikir itu dan sertakan audiovisual saat merencanakan pertemuan Anda.
Komputer yang diproyeksikan ke layar besar dan presentasi Smart Board yang mendorong interaksi merupakan perubahan yang disambut baik dari presentasi PowerPoint standar yang panjang.
Satu hal tentang teknologi — pastikan untuk mengujinya terlebih dahulu. Hal terakhir yang Anda perlukan adalah merasa bingung karena laptop tidak berfungsi atau Anda tidak dapat menggunakan alat bantu visual saat Anda membutuhkannya. Jika teknologi bukan keahlian Anda, mintalah orang lain untuk memeriksanya sebelum rapat. Ini pasti akan menghemat waktu Anda dan membuat Anda tetap tepat waktu jika Anda melakukan sedikit persiapan sebelumnya.
Kirimkan Ringkasan Rapat
Dalam sehari setelah pertemuan, kirimkan ringkasan singkat tentang apa yang dibahas. Sebaiknya tindak lanjuti dengan mengirimkan email kepada semua yang hadir, mereka yang tidak dapat menghadiri rapat, dan siapa pun yang mungkin perlu diberi tahu. Sertakan juga item tindakan apa pun, tentukan siapa yang bertanggung jawab atas setiap item serta tanggal jatuh tempo.
