Ahli genetika dapat melihat DNA Anda dan memberi tahu Anda terbuat dari apa, dari mana Anda berasal, dan bahkan penyakit apa yang rentan Anda derita. Dengan cara yang sama, profesional rantai pasokan dapat menganalisis master item produk Anda dan mencari tahu:
- Siapa pemasok Anda
- Bahan baku dan komponen apa yang Anda gunakan
- Berapa banyak inventaris yang harus Anda bawa
- Berapa margin keuntungan Anda seharusnya
Manajemen master item yang cermat sangat penting untuk memahami kesehatan perusahaan Anda secara keseluruhan.
Master Barang
Setiap produk yang dibuat dan dijual perusahaan Anda harus memiliki master item. Master item adalah file atau catatan yang biasanya disimpan dalam sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) Anda.
Master item harus disiapkan ketika suatu produk diperkenalkan ke perusahaan Anda. Master item harus dibuat dengan hati-hati (sering kali, perusahaan memiliki seseorang yang tugas utamanya adalah pemeliharaan master item) dan berisi, minimal, informasi berikut:
- Nama barang
- Deskripsi barang
- Bill of Material (BOM)
- Harga Pokok (COGS)
- Router Manufaktur
- Waktu Tunggu Manufaktur dan Pasokan
- Tingkat Stok Pengaman (jika ada)
- Jumlah Pesanan Minimum (MOQ)
- Pesan Kelipatan
Namun jangan membatasi diri Anda pada masukan tersebut. ERP Anda akan memiliki kolom standar untuk diisi untuk master item Anda, namun juga akan ada kolom khusus yang dapat Anda gunakan untuk menyesuaikan master item dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.
Dari master item, ERP Anda akan mengambil informasi untuk menghasilkan data untuk:
- Nilai Persediaan
- Antrian Pembelian
- Pekerjaan Produksi atau Perintah Kerja
- Varian Manufaktur
- Varians Harga Beli (PPV)
- Analisis Keuangan
Informasi yang disimpan di dalam item master mirip dengan untaian gen di dalam molekul DNA. DNA Anda akan memberi tahu Anda terbuat dari apa. Master item Anda akan memberi tahu Anda terbuat dari apa perusahaan Anda.
Menggunakan Master Barang
Meskipun ini adalah tempat penyimpanan informasi yang sangat berharga, Anda mungkin sebenarnya tidak pernah membuka master item. Kecuali jika tugas Anda adalah mempertahankan master item perusahaan Anda (cukup pintar, pekerjaan tersebut sering kali demikian disebut Item Masters), Anda mungkin sebenarnya dilarang masuk dan membuat perubahan pada suatu item menguasai.
Namun, jika pekerjaan Anda berada dalam fungsi rantai pasokan perusahaan Anda (perencanaan, pembelian, pengendalian inventaris, permintaan manajemen, dll.), keuangan, atau di bidang manajemen lainnya—Anda menggunakan informasi yang ditempatkan di perusahaan Anda master barang.
Harga pokok produk Anda ditempatkan di dalam master item. Jadi jika Anda ingin mengetahui nilai inventaris Anda, Anda akan mengambil jumlah item yang Anda miliki dan mengalikannya dengan biaya di master item.
Dan, omong-omong, jika produk Anda adalah rakitan yang terdiri dari beberapa tingkat sub-rakitan dan komponen—semua sub-rakitan dan komponen tersebut juga akan memiliki master item.
Varians Harga Beli dan Varian Manufaktur
Apakah Anda membayar jumlah yang benar untuk barang yang Anda beli? Gunakan master item untuk mencari tahu. Ambil harga pembelian aktual Anda dan bandingkan dengan biaya (sering disebut biaya standar) yang ditemukan di master item Anda.
Keindahan master item Anda adalah file yang hidup. Jika master item Anda mengatakan bahwa Anda membeli Produk X seharga $10 dan ternyata Anda telah membeli Produk X selama setahun terakhir seharga $9, maka seseorang di perusahaan Anda (mungkin bukan Anda) dapat merevisi master item Anda sehingga biaya standarnya sama dengan pembelian harga.
Hal yang sama juga berlaku pada masa produksi. Jika master item Anda telah diatur dengan 45 menit sebagai waktu produksi untuk Produk Y dan, setelah menjalankan varian produksi laporan, Anda menemukan bahwa sebenarnya Anda memerlukan waktu 55 menit untuk membuat Produk Y, Anda (atau orang lain di perusahaan Anda) dapat merevisi item tersebut menguasai.
Antrian Pembelian
Selain membayar karyawan Anda, membeli inventaris adalah salah satu aktivitas dengan biaya tertinggi yang Anda dan perusahaan Anda lakukan secara rutin. Anda harus mengandalkan ERP untuk memberi tahu Anda apa yang harus dibeli dan kapan membelinya—dan tebak ke mana tujuan ERP Anda sebelum mengirimkan sinyal pembelian kepada Anda?
Anda dapat menebaknya—master item Anda.
Master item Anda menampung poin data pembelian penting berikut:
- Waktu memimpin
- MOQ
- Pesan kelipatan
- Tingkat stok minimum
- Tingkat stok maksimum
- Biaya pembelian
ERP Anda menggunakan informasi tersebut dan merekonsiliasinya dengan tingkat inventaris saat ini dan permintaan pelanggan atau produksi untuk mendorong persyaratan pembelian.
Jika master item Anda tidak akurat, maka Anda mungkin terlambat membeli (yaitu waktu tunggu pemasok Anda sebenarnya adalah 6 minggu tetapi master item Anda mengatakan bahwa itu hanya 3 minggu). Atau Anda mungkin memesan terlalu banyak (jika MOQ Anda menyatakan bahwa unit minimum yang dapat Anda beli untuk Produk X adalah 100 unit, namun pemasok Anda sebenarnya akan menjual 50 unit kepada Anda). Atau tingkat stok maksimal Anda tidak memungkinkan Anda membeli dalam jumlah yang Anda perlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Dan, sekali lagi, varian harga pembelian (PPV) adalah metrik yang dilacak oleh banyak perusahaan—dan metrik PPV Anda dapat dilaporkan secara salah jika biaya pembelian (yaitu standar) di master item Anda salah.
Siapa Master Itemnya?
Ya, terkadang pekerjaan seseorang disebut Item Master. Pekerjaan tersebut diperuntukkan bagi orang-orang yang mengelola master item, namun mereka tidak disebut Manajer Master Item (untuk sebagian besar). Item Master terlihat jauh lebih keren dalam tanda tangan email.
Item Master biasanya melapor ke Manajer Rantai Pasokan, Manajer Material, Manajer Kontrol Inventaris, atau bahkan Manajer Keuangan.
Jika Anda seorang Item Master, Anda harus memiliki perhatian yang cermat terhadap detail. Anda harus obsesif kompulsif tentang kepemilikan Anda atas master item perusahaan Anda. Dan Anda harus dapat memastikan bahwa setiap detail dalam master item perusahaan Anda akurat.
Karena satu-satunya manajemen waktu yang peduli terhadap DNA—master item—adalah ketika ada yang salah dengan DNA tersebut. Dan detail kecil yang tampaknya salah itu mendorong kesalahan pembelian atau inventaris atau perencanaan—menyebabkan uang dibelanjakan padahal sebenarnya tidak diperlukan.
