Menjaga agar banyak grup tetap berpikiran sama adalah salah satu tantangan terbesar yang dihadapi perencana acara sehari-hari. Meskipun semua orang yang terlibat dalam suatu acara ingin acara tersebut sukses, tanpa jalur komunikasi yang jelas, akan selalu ada kemungkinan detailnya tidak terjawab. Mencegah kelalaian dapat dihindari dengan membuat diagram alur informasi sejak awal. Ikuti pedoman di bawah ini untuk menjaga semua pihak bekerja dalam arah yang sama.
Jadilah Ketua
Sebagian besar acara merupakan upaya bersama antara beberapa departemen yang berbeda, namun pada akhirnya, harus ada satu pemimpin yang mengawasi keseluruhan produksi. Setiap orang dalam tim harus fokus pada keahliannya, dan memahami pentingnya batasan mereka. Identifikasikan diri Anda sebagai perencana utama dari awal proyek. Jelaskan kepada rekan kerja Anda pentingnya arus informasi dan gambarkan apa yang terjadi jika protokol diabaikan. Karena tidak ada seorang pun yang mau bertanggung jawab atas timbulnya suatu masalah, jelaskan aturan dialog internal pada hari pertama.
Atur Panitia untuk Acara tersebut
Tujuannya di sini adalah untuk memasangkan pekerja yang tanggung jawabnya akan saling bersinggungan. Misalnya, departemen pemasaran harus berada dalam komite yang sama dengan tim audiovisual untuk memastikan semua grafik dan logo ditampilkan dengan benar. Membuat tim yang secara alami perlu bekerja sama akan menghilangkan banyak email berlebihan yang cenderung hilang begitu saja. Pilih satu kontak dari setiap komite untuk melaporkan kembali kepada Anda perkembangan terkini.
Pasang Batas Waktu untuk Menjaga Tim Perencanaan tetap pada Jalurnya
Menetapkan tenggat waktu jauh sebelumnya akan mengurangi tingkat stres bagi semua orang yang terlibat. Anda dapat memperkuat nilai tenggat waktu Anda dengan membuat diagram alur yang menggambarkan bagaimana pekerjaan masing-masing komite akan digunakan untuk menyatukan semuanya. Karyawan umumnya merespons lebih baik ketika mereka mengetahui departemen lain sedang menunggu tanggapan mereka. Berbagi informasi ini menjaga proses tetap transparan dan menekankan tanggung jawab tanpa menggunakan tindakan negatif.
Selalu berikan informasi kepada para eksekutif
Salah satu kesalahan terbesar yang dapat Anda lakukan adalah bekerja di belakang layar sampai Anda siap untuk mempresentasikan ide kepada pimpinan eksekutif Anda. Jarang, jika pernah, Anda masuk ke kantor mereka dan pergi tanpa harus mengubah beberapa aspek acara Anda. Selamatkan diri Anda dari rasa frustrasi ini dengan secara proaktif bertemu dengan mereka secara berkala selama proses perencanaan. Jauh lebih mudah untuk membuat perubahan di tengah-tengah proyek Anda dibandingkan mengulanginya lagi di akhir.
Hubungi Vendor Anda
Kesalahan lain yang tampaknya tidak berbahaya dan dapat terjadi adalah komunikasi sekunder dengan vendor. Hal ini terjadi ketika rekan kerja berinisiatif menghubungi vendor secara langsung untuk berbagi detail perencanaan yang tidak Anda sadari. Hasil dari percakapan sampingan ini dapat berdampak besar pada bagaimana acara tersebut berlangsung. Satu-satunya cara untuk mencegah hal ini adalah dengan membatasi vendor Anda menerima pesanan dari karyawan lain. Anda mungkin berpikir ini terdengar kasar pada awalnya, tetapi Anda akan tidur lebih nyenyak karena mengetahui semua informasi mengalir melalui Anda.
Memberikan Pembaruan Informasi yang Proaktif
Menjadi perencana utama suatu acara mengharuskan Anda membagikan informasi sebanyak yang Anda terima. Simpan dokumen perencanaan induk yang menguraikan rincian acara, dan kirimkan pembaruan mingguan ke semua anggota komite Anda. Jaga komunikasi Anda tetap singkat dan langsung pada sasaran. Anda ingin semua orang membaca catatan di pembaruan email mingguan Anda, tetapi jika Anda terus-menerus mengoceh, Anda akan segera kehilangan perhatian mereka.
Mengelola arus informasi acara Anda memerlukan prosedur yang sama seperti komunikasi antardepartemen. Pastikan semua orang sadar akan tanggung jawab mereka, dan sampaikan kabar penting kepada semua pihak yang terlibat. Perbedaan pentingnya adalah Anda adalah CEO proyek tersebut. Peran Anda adalah untuk mengelola semua detailnya yang masuk dan menerjemahkannya ke dalam visi bersama yang memenuhi kebutuhan masing-masing departemen. Landasan kesuksesan adalah memastikan semua informasi mengalir ke arah yang sama.
