Masalah pemeliharaan adalah masalah bagi pemilik rumah mana pun. Bagi pemilik properti sewaan, masalah pemeliharaan ini meningkat seiring dengan jumlah penyewa yang Anda miliki dan jumlah properti yang Anda miliki. Meskipun tuan tanah terbiasa mendengar keluhan tentang setiap masalah pemeliharaan, mulai dari keran yang bocor hingga toilet yang meluap, keluhan tersebut masih sulit untuk diatasi. Cobalah beberapa langkah berikut untuk menangani masalah pemeliharaan penyewa yang tidak dapat dihindari.
Kembangkan Rencana untuk Masalah Pemeliharaan
Anda harus terlebih dahulu mengembangkan rencana dasar untuk menangani permintaan pemeliharaan. Putuskan bagaimana permintaan akan diajukan dan siapa yang akan menanggapinya. *Jika Anda telah memutuskan untuk menyewa perusahaan pengelola properti untuk menangani permintaan ini, maka pekerjaan Anda akan melakukannya harus memantau perusahaan manajemen untuk memastikan mereka menangani semua permintaan dengan cepat dan kompeten.
Menerima Permintaan Penyewa
Jika Anda belum mengalihdayakan masalah pemeliharaan ke manajer properti, langkah selanjutnya adalah menerima permintaan penyewa berdasarkan metode pilihan Anda. Ini bisa melalui telepon, email, SMS atau bahkan pemberitahuan tertulis jika Anda mau. Permintaan ini harus ditangani selama jam kerja normal kecuali jika terjadi keadaan darurat.
Tentukan Tingkat Keparahan Masalah Pemeliharaan
Susunlah daftar permasalahan umum dan lampirkan tingkat urgensinya: Tinggi, Sedang, atau Rendah.
- Urgensi Tinggi: Keluhan harus diperbaiki atau setidaknya dilihat pada hari atau jam yang sama jika perlu.
- Urgensi Sedang: Keluhan harus diselesaikan dalam waktu 48 jam.
- Urgensi Rendah: Keluhan harus diselesaikan dalam waktu satu minggu.
Contoh Permintaan Urgensi Tinggi: Segera
- Masalah Struktural
- Kurangnya Panas di musim dingin
- Kurangnya Air Panas
- (Kebanyakan) Kebocoran di Properti
- Toilet Tersumbat
- Bau Gas
- Lampu Tidak Berfungsi di Area Umum dan Lorong
- Masalah Keamanan Seperti Pintu atau Jendela yang Tidak Terkunci dengan Benar/Kunci Hilang
- Jalan setapak, Tangga, dan Jalan Masuk Perlu Disekop dan Diasinkan Segera Setelah Badai Salju
Contoh Permintaan Urgensi Sedang: Tepat Waktu
- Peralatan Tidak Berfungsi- Jika Anda bertanggung jawab untuk memasoknya ke penyewa Anda.
- Saluran Air atau Saluran Wastafel Tersumbat atau Lambat
- Lampu Interior Berhenti Berfungsi- Bukan hanya bohlamnya yang padam. Lampu sebenarnya tidak berfungsi.
- AC Tidak Berfungsi di Musim Panas
- Lubang Besar di Dinding
Contoh Permintaan Urgensi Rendah: Waktu Bukanlah Yang Penting
- Ubin Retak
- Nat Akan Datang
- Lantai Rusak yang Tidak Menimbulkan Bahaya Berjalan- Robek pada karpet/noda pada karpet/lantai kayu keras perlu diperbaiki/sadel akan muncul
- Toilet Berjalan
- Kebocoran Kecil atau Tetesan di Keran
- Pintu Kabinet Lepas Engselnya
- Pintu Interior Apartemen Lepas Engsel/Pintunya Tidak Tertutup dengan Benar
- Sebuah Draf
- Lubang Kecil di Dinding
- Cetakan atau Trim yang Perlu Perbaikan
Perbaikan Yang Bukan Tanggung Jawab Anda:
- Mengganti Baterai di Detektor Asap Penyewa
- Membuang Sampah Dari Unit Penyewa
- Kerusakan yang Disebabkan oleh Penyewa atau Tamu Penyewa: Anda dapat memperbaiki kerusakan ini, tetapi Anda dapat memperbaikinya diperbolehkan menagih penyewa biaya yang wajar, seperti biaya bahan atau biaya menyewa kontraktor untuk melakukannya.
Tentukan Tingkat Keterampilan yang Dibutuhkan untuk Masalah Pemeliharaan
Anda sekarang harus menentukan tingkat keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan perbaikan. Apakah itu sesuatu yang Anda rasa nyaman untuk dilakukan atau Anda perlu menyewa seorang profesional? Jika perlu, hubungi individu yang tepat untuk mengetahui ketersediaannya.
Kumpulkan Bahan
Jika Anda melakukan perbaikan sendiri, kumpulkan bahan yang sesuai untuk menyelesaikan perbaikan.
Beritahu Penyewa
Jika perbaikannya di dalam unit penyewa, hubungi penyewa untuk menentukan kapan Anda akan diizinkan masuk ke dalam unit untuk melakukan perbaikan. Tanyakan apakah penyewa ingin berada di sana untuk perbaikan atau apakah mereka merasa nyaman mengizinkan Anda masuk ke dalam unit saat mereka tidak hadir.
Jika perbaikannya di area umum bangunan, Anda dapat menggunakan penilaian Anda berdasarkan urgensi perbaikan mengenai kapan Anda akan memperbaikinya. Jika perbaikan memerlukan pemadaman air, gas, listrik atau sejenisnya, Anda harus memberi tahu semua penyewa di gedung sebelum Anda melakukannya.
Selesaikan Perbaikan dan Dapatkan Tanda Tangan Penyewa tentang Masalah Pemeliharaan
- Jika Anda melakukan outsourcing pekerjaan: Pastikan tukang reparasi memberikan detailnya deskripsi pekerjaan yang dilakukan, waktu yang dibutuhkan dan suku cadang yang dibutuhkan. Pastikan tukang reparasi menandatangani dan memberi tanggal pada pernyataan ini. Penyewa juga harus menandatangani pernyataan ini, yang menguatkan bahwa pekerjaan tersebut memang telah selesai dan telah selesai dalam jangka waktu yang ditentukan.
- Jika Anda menyelesaikan pekerjaan itu sendiri: Mintalah penyewa yang mengajukan permintaan menandatangani permintaan pemeliharaan yang menyatakan bahwa perbaikan telah dilakukan dan dilakukan untuk kepuasan mereka. Pastikan mereka juga menyertakan tanggal dan waktu.
