Tidak ada seorang pun yang ingin mendengar bahwa kinerja mereka kurang dari yang diharapkan. Namun, setelah konseling dan bimbingan dari seorang manajer tidak membuahkan hasil, tindakan disipliner tertulis harus dimulai—untuk melindungi kepentingan perusahaan—dan untuk melindungi kepentingan karyawan.
Karyawan merasa tidak nyaman dengan tindakan disiplin seperti teguran karyawan. Mereka sedih dan tidak nyaman ketika manajer memberi tahu mereka bahwa kinerja mereka memerlukan peringatan lisan, yang merupakan langkah terakhir sebelum tindakan disipliner tertulis dimulai.
Manajer bertanya-tanya mengapa karyawan tidak hanya meningkatkan kinerja mereka seiring dengan semakin parahnya tindakan disipliner. Proses tindakan disipliner yang efektif dan komunikatif harus memberikan informasi dan akuntabilitas kepada karyawan di setiap langkahnya.
Banyak manajer tidak menyukai bagian disiplin dalam pekerjaannya lebih dari apa pun. Faktanya, dalam penelitian, para manajer menempatkan pemecatan seorang karyawan di urutan teratas dalam daftar tindakan yang paling tidak mereka sukai. Manajer lebih suka menghabiskan waktu mereka pada aktivitas seperti menetapkan tujuan, meninjau kemajuan, dan menghilangkan masalah yang dialami karyawan saat mereka berusaha menyelesaikan pekerjaan mereka.
Tujuan dan Kemajuan dalam Tindakan Disiplin
Dari sudut pandang perusahaan, teguran karyawan menunjukkan bahwa perusahaan bekerja sama dengan karyawan tersebut untuk membantunya berkembang. Pada saat yang sama, perusahaan mendokumentasikan meningkatnya ketidakbahagiaan terhadap kinerja karyawan dan fakta bahwa peningkatan ketidakbahagiaan juga dirasakan oleh karyawan tersebut.
Teguran tertulis kepada karyawan menunjukkan bahwa karyawan tersebut juga diberitahu tentang masalah kinerja dan konsekuensinya jika tidak diperbaiki. Oleh karena itu, pemberi kerja meminta karyawan untuk menandatangani dokumen yang menunjukkan bahwa mereka telah membaca dan memahami isi dokumen tersebut.
Menyusul surat teguran, tergantung kebijakan tindakan disipliner perusahaan, ada langkah tambahan dapat berupa surat teguran susulan yang disertai sanksi seperti hari libur kerja dengan no membayar.
Jika atasan mempunyai keyakinan bahwa karyawan dapat meningkatkan kinerjanya, kapan saja selama tindakan disipliner proses, dan sebaiknya sebelum surat teguran pertama, supervisor dapat memperkenalkan rencana peningkatan kinerja (PIP).
PIP adalah dokumen yang lebih formal dan terperinci dengan tujuan, harapan, dan jadwal, kesempatan bagi supervisor untuk mengomunikasikan harapan kerja dan kinerja yang jelas kepada karyawan yang tidak berkinerja baik. Ketika seorang karyawan mengikuti PIP, karyawan tersebut biasanya bertemu dengan manajer, dan seringkali dengan staf HR, setiap minggu atau dua minggu untuk mencatat kemajuan menuju peningkatan kinerja.
Tindakan disipliner, seperti teguran kepada karyawan, dapat menjadi win-win solution jika karyawan tersebut mengindahkan pesan tersebut. Jika karyawan tidak melakukan hal tersebut, perusahaan dan manajer telah secara efektif melindungi kepentingan mereka—dan kepentingan karyawan yang berkinerja memuaskan.
Tujuannya adalah untuk mencegah dampak negatif terhadap kinerja karyawan yang semangat kerjanya dipengaruhi oleh karyawan yang tidak melakukan pekerjaannya. Faktanya, tidak ada dampak yang lebih besar terhadap kinerja karyawan selain harus bekerja bersama karyawan yang tidak berkinerja baik. Hal ini terutama berlaku jika mereka melihat bahwa karyawan tersebut berhak atas kenaikan gaji dan tunjangan yang sama dengan yang mereka terima.
Permasalahan yang Perlu Dipertimbangkan dalam Tindakan Disiplin Pegawai
Sebagai alat komunikasi dengan pegawai, teguran pegawai haruslah bersifat adil. Pengusaha perlu memastikan bahwa mereka menggunakan alat tersebut dengan tepat dan bahwa terdapat kondisi tertentu agar penggunaannya efektif dan sukses.
- Uraian tugas karyawan harus ada yang menjelaskan area kinerja yang diperlukan dimana karyawan tersebut menerima teguran. Jika masalah kinerja terjadi pada fungsi pekerjaan yang tidak penting, hal ini memerlukan pertimbangan—atau deskripsi pekerjaan yang ditulis ulang.
- Teguran karyawan harus selaras dengan proses tindakan disipliner yang dijelaskan dalam buku pegangan karyawan. Buku pegangan karyawan yang ditulis dengan baik menyarankan potensi tindakan disipliner namun memberikan keleluasaan bagi pemberi kerja tergantung pada keadaan tindakan atau kinerja karyawan.
Tidak boleh ada tindakan disipliner yang dijanjikan atau dianggap penting. Daftar tindakan disipliner yang diwajibkan menghambat kemampuan pemberi kerja untuk memecat karyawan yang tidak berkinerja baik. Hal-hal tersebut mungkin membuat pengacara senang, namun menimbulkan penderitaan yang tidak perlu bagi karyawan yang tidak berkinerja baik, rekan kerjanya, dan organisasi. - Praktik perusahaan di masa lalu, dalam situasi serupa dengan karyawan lain, harus konsisten dengan teguran karyawan saat ini. Inkonsistensi berpotensi menjadi dasar tuntutan diskriminasi jika karyawan dalam kelompok yang dilindungi terlalu banyak terwakili dalam kasus tindakan disipliner. Jika Anda mendapati hal ini terjadi, lihat kembali praktik perekrutan, kebijakan, dan praktik ketenagakerjaan lainnya yang mungkin menjadi tanda bahaya bagi perlakuan diskriminatif.
- Derajat atau jenis tindakan disipliner yang diambil sesuai dengan permasalahan kinerja pegawai. Seorang pengacara pernah bertanya mengapa perusahaan klien memberikan lebih banyak waktu istirahat kerja bagi karyawan yang memiliki masalah kehadiran. Pertanyaan tersebut memang menyebabkan saya memikirkan kembali praktik tersebut, namun demi keadilan bagi pemberi kerja, pilihannya terbatas jika masalahnya adalah pelanggaran peraturan dan kebijakan oleh karyawan.
Hal yang penting, selain konsistensi dalam situasi serupa, adalah berupaya menjadikan tindakan disipliner “sesuai dengan kejahatannya”. Misalnya, mobil perusahaan dikeluarkan darinya penggunaan karyawan untuk jangka waktu tertentu karena karyawan tersebut telah menagih label EZPass perusahaan untuk perjalanan pribadi, sehingga membebankan biaya kepada perusahaan untuk perjalanan pribadinya. tol.
Contoh kedua, seorang karyawan dikeluarkan dari dua komite perusahaan di mana dia senang bertugas karena keterlambatan dan ketidakhadirannya mempengaruhi hari kerja rutinnya. Kasus ketiga, seorang karyawan kehilangan hak penggunaan kartu kredit perusahaan di muka karena pengeluarannya melanggar kode etik perusahaan.
Teguran karyawan, jika digunakan secara tepat sebagai bagian dari serangkaian tindakan disipliner, dapat membantu karyawan meningkatkan kinerjanya dan bergabung kembali dengan jajaran karyawan yang berprestasi.
