Jika Anda memulai magang sekarang, Anda mungkin akan mendapatkan pengalaman yang berbeda dari yang Anda perkirakan, karena banyak program magang sekarang dilakukan secara jarak jauh. Survei pada bulan Mei 2020 dari National Association of Colleges and Employers (NACE) menemukan bahwa 46% program magang telah beralih ke pengalaman virtual.
Bagaimana Anda bisa terhubung dengan orang-orang di tempat magang Anda dan membuat kesan positif dan bertahan lama jika Anda tidak bekerja di ruang fisik yang sama?
Masih dimungkinkan untuk menjalin hubungan, memperoleh pengetahuan dan pengalaman, serta mendapatkan semua manfaat lain yang menyertai magang saat melakukannya dari jarak jauh.
Berbicara dengan Karier Balance, Christine Yip Cruzvergara, Wakil Presiden Pendidikan Tinggi dan Kesuksesan Mahasiswa di Jabat tangan, sebuah komunitas karir online untuk mahasiswa, mengatakan, “Magang jarak jauh akan menjadi pengalaman baru bagi hampir semua orang, jadi saya mendorong siswa untuk masuk dengan pikiran terbuka, menjadi diri mereka yang sebenarnya, dan mengambil kesempatan ini untuk membangun keahlian hebat yang akan mendorong kesuksesan mereka di masa depan.”
Tips Membuat Kesan Terbaik
Temukan strategi sederhana dan sangat efektif untuk membantu Anda memberikan kesan positif selama magang jarak jauh.
Jadilah Profesional
Anda mungkin bekerja di sudut ruang tamu atau di meja dapur, bukan di bilik, namun tetap penting untuk bertindak secara profesional dan bertanggung jawab. Berikut beberapa tip yang perlu diingat:
- Berpakaianlah dengan pantas:Sebagian besar magang akan memanfaatkan pertemuan berbasis video, melalui layanan seperti Zoom, Google Hangouts, dan Skype. Itu berarti manajer dan rekan kerja Anda akan melihat Anda, jadi penting untuk berpakaian profesional. Untuk beberapa hari pertama Anda, lakukan kesalahan saat mengenakan bisnis santai pakaian. Setelah Anda bisa mengamati pakaian rekan kerja Anda, Anda bisa berpakaian serasi.
- Latih etiket rapat yang baik:Pastikan kamera Anda tetap menyala selama rapat video, saran Cruzvergara. Jika tidak, “hal ini dapat memberikan kesan bahwa Anda tidak memberikan perhatian penuh pada rapat tersebut.” Dia juga merupakan ide bagus untuk memastikan ruang di belakang Anda (yang juga muncul di video) ada sesuai untuk kantor. Terakhir, saat Anda tidak sedang berbicara saat rapat, biasanya dianggap sopan jika Anda membungkam diri sendiri.
- Tepat waktu: Segera masuk ke program obrolan di pagi hari dan pastikan untuk tiba di rapat tepat waktu juga. Selain itu, segera jawab email: Karena orang tidak dapat melihat Anda secara langsung, menunjukkan bahwa Anda hadir, terlibat, dan bekerja menjadi lebih penting dari sebelumnya. Jika Anda akan jauh dari komputer, beri tahu manajer Anda terlebih dahulu.
Setiap perusahaan mempunyai budaya tersendiri. Memilih apa yang sesuai untuk organisasi tempat Anda magang mungkin akan lebih sulit jika Anda tidak berada di sana secara langsung, namun bukan berarti tidak mungkin.
Bersikaplah jeli dan tirulah bagaimana sebagian besar rekan kerja bertindak selama rapat dan interaksi.
Misalnya, di beberapa perusahaan, fitur obrolan dalam rapat video dimanfaatkan secara luas, dengan orang-orang melontarkan lelucon dan berbagi tautan. Di tempat lain, fitur chat mungkin tidak akan pernah digunakan.
Berhati-hatilah Saat Berkomunikasi
Berbicara dengan rekan kerja dan manajer melalui obrolan video, program obrolan, dan email mungkin terasa asing, atau bahkan tidak nyaman, kata Cruzvergara. Namun, jangan biarkan rasa takut menghalangi Anda. Sebaliknya, hubungi manajer Anda sejak awal dan tanyakan cara terbaik untuk berkomunikasi.
Meskipun beberapa supervisor mungkin lebih memilih email, yang lain akan menerima pesan chat sepanjang hari—dan Anda hanya akan tahu di kelompok mana supervisor Anda berada jika Anda bertanya.
Mengonfirmasi gaya komunikasi pilihan manajer Anda "tidak hanya akan menghilangkan tekanan tetapi juga tunjukkan bahwa Anda memperhatikan orang-orang di sekitar Anda dan berencana untuk menghormati waktu mereka," Cruzvergara mengatakan.
Dan manfaatkan program obrolan—seperti Google Hangouts atau Slack—jika perusahaan Anda menggunakannya. Ini adalah cara yang lebih informal untuk berkomunikasi dengan rekan kerja. Namun, meskipun jenis percakapan ini mungkin melibatkan GIF dan emoji, Anda harus tetap berusaha bersikap profesional.
Bangun Koneksi
Salah satu dari banyak tujuan magang adalah untuk menjalin koneksi dan membangun jaringan Anda. Untuk magang tatap muka, hal itu bisa dilakukan dengan mudah: Pertemuan kebetulan di dapur dan lift bisa saja terjadi mengarah pada percakapan, diikuti dengan interaksi yang lebih lama di acara sosial, makan siang, atau sambil makan bersama kopi. Namun masih ada cara untuk terhubung dengan orang lain selama program magang virtual.
Cobalah “menjadwalkan kencan minum kopi (virtual) dengan setiap orang di tim Anda,” saran pelatih karir yang berbasis di Los Angeles Cynthia Orduña.
Makan siang bersama sambil menonton video adalah pilihan lain, kata Cruzvergara. Gunakan interaksi ini sebagai cara untuk mengenal semua orang. Selain mengobrol tentang topik-topik ringan (film, hobi, dll.), Anda juga dapat menanyakan tentang karier orang-orang, pendapat mereka tentang tren industri, saran apa pun yang mereka tawarkan, dan sebagainya.
Beberapa program magang mungkin telah menerapkan cara formal bagi pekerja magang untuk membangun jaringan dengan orang lain. Dan di beberapa perusahaan, orang mungkin akan menghubungi mereka sendiri.
Manfaatkan peluang ini, namun jika peluang tersebut tidak muncul secara alami, bersikaplah proaktif dalam meminta orang meluangkan waktu untuk mengobrol.
Carilah Umpan Balik
Ingin mengesankan atasan Anda? Mintalah umpan balik. Coba ini juga dengan rekan kerja. Mengambil inisiatif untuk meminta masukan “menunjukkan bahwa Anda bersemangat untuk belajar dan berkembang,” kata Cruzvergara.
Jika manajer Anda enggan memberikan masukan atau hanya memberikan pernyataan yang tidak jelas, Wakil Presiden Handshake menyarankan untuk menindaklanjutinya. “Mintalah contoh bagaimana supervisor Anda akan melakukan pekerjaan secara berbeda dan bagaimana Anda dapat meningkatkan proyek berikutnya yang Anda kerjakan.”
Di beberapa magang, Anda akan melakukan pertemuan tatap muka mingguan dengan supervisor Anda dan menerima umpan balik secara alami. Jika struktur tersebut tidak ada, Orduña merekomendasikan untuk meminta masukan setiap satu atau dua minggu dari rekan kerja dan supervisor Anda.
Mengambil inisiatif
Baik Anda magang dari jarak jauh atau di kantor, mengambil inisiatif adalah ide yang bagus. Perusahaan menghargai karyawan yang mencari proyek daripada menunggu tugas. “Anda harus selalu bertanya kepada manajer Anda apakah masih ada hal lain yang dapat Anda lakukan,” kata Orduña, sambil menambahkan, “Tujuan Anda seharusnya adalah belajar dan memanfaatkan sebanyak mungkin upaya mereka untuk menunjukkan nilai dan dukungan Anda.”
Selain meminta proyek dan tugas tambahan, Anda juga bisa memberikan saran atau menjadi sukarelawan.
Misalnya, jika seseorang mengeluh selama rapat bahwa mereka terbebani dengan proyek dan kesulitan untuk menyelesaikannya, tanyakan apakah Anda dapat membantu. Jika bisa, jelaskan secara spesifik proyek mana yang dapat Anda bantu dan dalam kapasitas apa.
Angkat bicara
Magang terbaik dan paling mengesankan adalah yang proaktif, bukan pasif. Jadi jangan malu untuk membagikan pendapat Anda. “Sebagai pekerja magang, Anda memiliki keunggulan dalam memberikan perspektif baru,” kata Cruzvergara.
Perspektif “luar” itu bisa membantu. “Baik Anda sedang dalam pertemuan kolaboratif atau bertukar pikiran, merasa diberdayakan untuk berbicara dan berkontribusi dalam percakapan,” sarannya. Oleh karena itu, bacalah ruangan tersebut: Jika tidak ada orang lain yang memberikan saran selama pertemuan yang dihadiri banyak orang, pertimbangkan untuk menindaklanjuti dengan orang yang tepat setelahnya.
Demikian pula, jika Anda mempunyai pertanyaan atau bingung tentang cara kerja sesuatu, jangan menyimpannya sendiri. Anda mungkin merasa lebih mudah untuk mengobrol atau mengirim email dengan satu rekan kerja—atau supervisor Anda—secara individu, daripada meminta klarifikasi saat rapat tim.
Ungkapkan Rasa Terima Kasih
Merupakan ide bagus untuk bersikap menghargai dan sopan selama masa magang Anda. Ucapkan terima kasih kepada rekan kerja dan supervisor Anda ketika mereka memberikan pelatihan, masukan, dan wawasan tentang perusahaan dan industri secara keseluruhan.
Di hari terakhir Anda, kirimkan ucapan terima kasih. Anda dapat mengirim pesan ke seluruh tim serta pesan individu kepada manajer Anda dan siapa pun yang bekerja dekat dengan Anda. “Pesan yang bijaksana dan pribadi dapat memberikan dampak yang besar,” kata Cruzvergara. Anda juga bisa tambahkan koneksi ini di LinkedIn sehingga Anda dapat dengan mudah tetap berhubungan.
