Ketersediaan media—para jurnalis menyebutnya sebagai "ketersediaan media"—adalah urusan yang jauh lebih sederhana dibandingkan konferensi pers besar-besaran. Wartawan tidak mengharapkan produksi besar-besaran di media, dan mereka tidak menginginkannya. Ketersediaan media dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan yang paling penting, dan wartawan hanya ingin jawaban. Tidak ada pidato sebelum acara. Tidak ada pertunjukan anjing dan kuda poni, tidak ada tayangan slide PowerPoint. Singkat, langsung pada sasaran, dan menyelesaikan pekerjaan.
Tersedia Media Berdiri
Ada dua tipe dasar ketersediaan media: berdiri dan dadakan. Anda akan melihat informasi berdiri setiap malam di ESPN dengan pelatih dan pemain yang mengenakan jas, bukan kaus, menjawab pertanyaan dari wartawan setelah pertandingan. Pejabat publik sering kali memiliki informasi media mingguan di kantor mereka. Presiden Teddy Roosevelt biasa mengundang wartawan untuk mengobrol dengannya di Gedung Putih sementara seorang tukang cukur mencukurnya di pagi hari. Tokoh masyarakat lainnya melakukan obrolan mingguan dengan wartawan dan kamera tidak diperbolehkan. Beberapa tidak direkam atau berada di latar belakang, sementara yang lain merupakan info media lengkap dengan kamera TV dan mikrofon radio diperbolehkan.
Tersedia Media Dadakan
Ketika ada berita terkini dan hanya ada sedikit atau tidak ada waktu untuk mempersiapkannya, informasi dari media adalah pilihan yang jauh lebih baik daripada konferensi pers penuh. Anggap saja seperti ini: Jika Anda mengumumkan sesuatu yang besar dan inovatif, Anda dapat melakukannya sesuai timeline Anda sendiri. Anda dapat memilih kapan, di mana, dan apa yang ingin Anda katakan. Namun, jika Anda merespons suatu peristiwa di berita, Anda tidak punya pilihan "kapan". Komentar Anda harus segera disampaikan jika memang penting. Jika Anda menunggu terlalu lama, Anda akan ketinggalan siklus berita.
Tip untuk Ketersediaan Media
Mintalah pakar Anda hadir dan tersedia. Anda memiliki waktu untuk diberi pengarahan oleh para ahli sebelum konferensi pers sehingga Anda harus memiliki semua jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang mungkin ada, namun hal ini mungkin tidak berlaku pada info media. Wartawan tidak ingin mendengar, "Izinkan saya menjawabnya kembali." Mereka ingin Anda dapat menunjuk seseorang untuk turun tangan dan memberikan jawaban yang benar atau menyampaikan jawabannya kepada Anda sehingga Anda dapat memberikannya. Tentu saja, Anda mungkin ahlinya, yang menyederhanakan banyak hal.
Jangan mengabaikan untuk menetapkan aturan dasar—bagaimanapun juga, itu terserah Anda. Apakah ini obrolan yang tidak direkam atau bisakah wartawan mengeluarkan buku catatannya dan menyalakan mikrofon? Apakah itu di latar belakang? Berapa lama itu akan bertahan? Apakah semua topik bersifat adil? Beritahu media terlebih dahulu. Wartawan tidak menyukai kejutan. Mereka ingin melakukan pekerjaan mereka. Jika Anda membantu mereka melakukannya secara efisien dengan kesopanan kecil ini, mereka akan cenderung menyukai Anda. Dan ketika mereka menyukai Anda, mereka akan mengatakan hal-hal yang lebih baik tentang Anda. Ini adalah situasi yang saling menguntungkan.
Tepat waktu dan langsung ke pokok permasalahan. Jangan membuat wartawan menunggu. Sekali lagi, Anda ingin mereka menyukai Anda, bukan langsung merasa jengkel. Tidak peduli betapa pentingnya Anda dan betapa besarnya kesempatan ini bagi mereka, mereka tidak akan suka menunggu Anda muncul. Jika Anda menjadwalkan jam 4 sore. peluncuran, angkat podium atau mikrofon selambat-lambatnya pukul 04.05. Ruang gerak kecil diperbolehkan untuk mengakomodasi kedatangan yang terlambat, namun pertimbangkan waktu para peserta. Segera jawab pertanyaan mereka dan manfaatkan kesempatan ini sebaik-baiknya.
