Apakah lembaga nonprofit Anda siap menjadi berita terkini malam ini?
Rasa puas diri terhadap kerentanan organisasi Anda bisa menjadi musuh terburuk Anda. Di dunia yang penuh tuntutan hukum dan media yang sangat cepat saat ini, Anda bisa saja terlempar ke dalam krisis saat jam makan malam hari ini.
Selama karir nirlaba saya, organisasi tempat saya bekerja pernah mengalami kematian klien; gangguan produk yang mengancam penggalangan dana utama; skandal atletik; dan penembakan massal di kampus.
Kami belajar dari pengalaman pahit untuk bersiap atau bersiap untuk menderita lebih dari yang diperlukan.
Berikut enam saran untuk manajemen krisis yang lebih baik oleh lembaga nonprofit Anda.
Jangan Tunggu.
Banyak organisasi yang baru menjalankan rencana krisisnya setelah bencana terjadi.
Sebaliknya, lakukan brainstorming skenario atau jenis bencana yang mungkin terjadi dan mulailah membuat rencana untuk menghadapinya.
Didiklah diri Anda sendiri tentang krisis nirlaba dan bicaralah dengan mereka yang berhasil mengatasinya. Undanglah seorang veteran bencana untuk berbicara dengan staf dan dewan direksi Anda. Tugaskan staf hubungan masyarakat Anda untuk menyusun rencana krisis dan memberi mereka tenggat waktu.
Advokasi untuk kesiapsiagaan darurat yang konkrit. Banyak orang di organisasi nirlaba, terutama organisasi kecil, tidak berpikir hal buruk akan terjadi. Mereka tidak mau memikirkannya. Mereka tidak percaya bahwa mereka punya waktu untuk bersiap.
Dan mereka bahkan mungkin membenci staf yang mendorong topik ini. Bicaralah saja. Jika krisis itu terjadi, orang-orang akan menghargai pemikiran Anda.
Sadarilah Bahwa Krisis Ada Banyak Bentuknya.
Krisis datang dalam berbagai bentuk. Beberapa di antaranya terkenal. Yang lain mungkin lebih rendah hati. Namun, di era berita 24/7, berpikir bahwa Anda dapat merahasiakan situasi ini dari publik adalah sebuah fantasi. Kemungkinan besar media lokal dan media sosial juga akan meliputnya. Apakah kamu membangun hubungan baik dengan media lokal? Jika belum, mulailah sekarang.
Krisis yang Anda hadapi mungkin berupa kecelakaan yang melibatkan seorang sukarelawan, kematian seorang klien, penggelapan yang dilakukan oleh kepala keuangan Anda, tuntutan hukum oleh mantan karyawan, atau serangan hack yang mengancam privasi donatur dan klien Anda.
Semuanya memerlukan respons yang berbeda-beda. Bersiaplah untuk menghadapi sebanyak mungkin hal yang dapat Anda bayangkan, dan lakukan yang terbaik untuk membuat rencana guna meminimalkan kerusakan pada reputasi lembaga nonprofit Anda.
Sekalipun terjadi sesuatu yang tidak Anda duga, persiapan Anda menghadapi keadaan darurat lainnya akan membantu. Perencanaan tersebut mungkin mengungkapkan kesenjangan dalam hal keamanan, cakupan asuransi, kebijakan sumber daya manusia yang tidak memadai, atau kekurangan orang dengan keterampilan tertentu.
Mempraktikkan respons darurat apa pun kemungkinan besar akan membuat organisasi Anda lebih siap menghadapi situasi lain.
Mengembangkan Rencana Logistik dan Rencana Komunikasi.
Rencana logistik berkaitan dengan mengeluarkan semua orang dari gedung jika terjadi gempa bumi, mengirim SMS kepada staf dan klien bahwa seorang pria bersenjata terlihat di dalam gedung, atau sedang menangani petugas medis keadaan darurat.
Mengembangkan program manajemen risiko untuk menangani masalah hilangnya nyawa, harta benda, dan asuransi. Identifikasi orang-orang yang dapat mengambil tindakan dengan cepat, beri tahu bantuan yang tepat, dan kelola rencana evakuasi.
Rencana komunikasi melibatkan identifikasi juru bicara, menugaskan seseorang untuk mengumpulkan fakta yang muncul, dan menulis siaran pers, dan mencari tempat untuk memiliki a konferensi pers.
Rapikan Rumah Media Sosial Anda
Media sosial bisa menjadi berkah saat krisis JIKA Anda menanganinya dengan baik.
Hampir semua organisasi nirlaba menggunakan media sosial pada tingkat tertentu. Putuskan sekarang siapa yang akan mengelola media tersebut selama keadaan darurat. Siapkan dasbor (ini dia sembilan untuk dipertimbangkan) tempat Anda dapat memantau semua platform media sosial dan merespons dengan cepat.
Karena media sosial, kecil kemungkinannya untuk mengendalikan informasi. Tidak peduli seberapa keras Anda mencoba menutup kebocoran informasi, hal itu akan tetap terjadi. Untuk menangkal informasi yang salah, Anda dapat memberikan informasi yang akurat dan bermanfaat. Lawan rumor dengan fakta, dan ungkapkan keprihatinan bagi semua pihak yang terlibat.
Jangan biarkan halaman media sosial Anda diam saja. Sederhanakan pendekatan Anda terhadap media sosial. Organisasi nirlaba sering kali tidak menanggapi pertanyaan, komentar, atau keluhan yang muncul di situs media sosial mereka.
Pastikan Anda memiliki seseorang yang terus memantau situs tersebut dan menanggapi apa pun yang diposting pembaca di sana. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui informasi buruk dan membangun kredibilitas di mata pengikut Anda.
Selain itu, media sosial mungkin merupakan cara terbaik untuk menunjukkan wajah kemanusiaan organisasi Anda dan memperkuat reputasinya sebagai organisasi yang baik hati, simpatik, sopan, akurat, dan merupakan sumber informasi yang tidak memihak.
Bersiaplah untuk Berbicara.
Setiap menit berarti setelah krisis. Jangan sia-siakan satupun dari mereka. Diam itu mematikan. Segera sampaikan pernyataan dan pesan yang sesuai, meskipun hanya untuk mengatakan bahwa Anda mengetahui situasinya, Anda sedang mengatasinya, dan hanya sedikit fakta yang diketahui saat ini.
Kemudian ikuti terus pembaruan seiring berkembangnya acara. Untuk banyak situasi, Anda mungkin sudah menyiapkan pernyataan.
Dalam semua komunikasi, bersikaplah peduli, tunjukkan kepedulian, ungkapkan kepedulian, dan selalu katakan yang sebenarnya. Jangan takut untuk mengatakan, "Kami tidak tahu." Itu lebih baik daripada menebak-nebak. Tambahkan bahwa Anda bekerja secepat mungkin untuk mendapatkan semua fakta.
Jauh lebih banyak kerugian yang ditimbulkan jika kita menolak berbicara kepada media dibandingkan dengan risiko yang kita tanggung jika kita menolak berbicara kepada media. Kekosongan informasi menimbulkan permusuhan media dan hilangnya kepercayaan masyarakat.
Memberikan Pelatihan Media
Pelatihan media akan menjadi teman terbaik Anda selama krisis. Jangan mengambil risiko kehancuran media.
Menyusun program pelatihan media sebelum bencana terjadi. Latih siapa saja yang mungkin perlu menjadi juru bicara. Orang tersebut mungkin adalah ketua dewan direksi Anda, CEO Anda, dan staf penting lainnya, seperti staf hubungan media. Selain itu, pertimbangkan penggalangan dana utama Anda, koordinator relawan Anda dan, jika memungkinkan, petugas keamanan atau manajer fasilitas Anda.
Pelatihan media tidak memerlukan biaya yang besar jika Anda memiliki seseorang di dewan Anda yang bekerja di bidang hubungan masyarakat atau seseorang yang merupakan anggota media. Kuncinya adalah melakukannya secara rutin sehingga orang-orang baru menjadi terlatih, dan yang lain tidak menjadi basi.
