Surat instruksi (LOI) adalah pemberitahuan formal yang ditulis dalam format pesan militer yang memberi tahu pihak penerima tentang masalah tertentu dan merinci bagaimana pengirim menginginkannya ditangani. Secara umum, surat instruksi digunakan dalam komunikasi bisnis dan urusan pribadi. Namun, mereka dapat ditulis tentang hampir semua subjek oleh siapa saja.
Di Militer AS, LOI mungkin paling sering digunakan dalam dua cara. Ini termasuk arahan untuk harta pribadi dan sebagai tindakan korektif.
Petunjuk untuk Personal Estate
Cara pertama adalah sebagai petunjuk pelunasan harta benda seseorang jika orang tersebut meninggal dunia. Ini bukan surat wasiat tetapi dapat digunakan sebagai daftar tugas orang yang harus dihubungi, dokumen yang harus diperoleh, dan pengaturan akhir untuk pemakaman. Ini juga dapat mencantumkan aset dan alokasi tertentu.
Alat Koreksi atau Perbaikan
Jenis surat instruksi kedua — seperti yang ditunjukkan di bawah ini — digunakan sebagai alat korektif atau perbaikan di militer. Pertimbangkan LOI yang paling umum sebagai sesi konseling formal dari perwira atasan atau tamtama senior kepada anggota militer junior yang telah menunjukkan kinerja di bawah standar. LOI tipikal ini tidak hanya akan meninjau standar yang harus dipenuhi anggota tetapi juga menawarkan solusi untuk mengejar kinerja yang lebih baik di bidang kekurangan. Mungkin rencana tindakan untuk diikuti dapat ditambahkan untuk sepenuhnya meminta pihak yang dituju untuk memahami konsekuensi dari tidak melakukan pada tingkat yang diperlukan.
Contoh Surat Instruksi
Dalam contoh di bawah ini, surat instruksi telah ditulis sebagai cara untuk membantu penerima meningkatkan kinerjanya, yang dianggap “tidak memuaskan”.
Surat itu melanjutkan ke daftar sejumlah kegagalan di pihak penerima, dan menyarankan dia untuk menjadi lebih langsung, menulis: “Anda harus secara pribadi menetapkan tujuan divisi Anda dan secara pribadi memverifikasi bahwa mereka sedang bertemu.”
Kemudian daftar langkah-langkah yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja dan ditutup dengan kata-kata penyemangat, menawarkan bantuan berkelanjutan dan mencatat: “Kami menginginkan dan membutuhkan kesuksesan Anda.”
Contoh Surat Perintah Sebagai Teguran
Dari: Komandan, USS NEVERSAIL (CV 11)
Kepada: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321/1300
Petugas Bahan Bakar Penerbangan, USS NEVERSAIL (CV 11)
Subj: SURAT INSTRUKSI
Ref: (a) MILPERMAN 1611-080
1. Surat Instruksi ini diterbitkan berdasarkan referensi untuk membahas langkah-langkah spesifik yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja yang tidak memuaskan dari Divisi Bahan Bakar Penerbangan di atas NEVERSAIL.
2. Sejak Anda mengemban tugas sebagai petugas bahan bakar penerbangan di pesawat NEVERSAIL, Anda telah mengizinkan prosedur yang tidak sah ada di Divisi Bahan Bakar Penerbangan yang mengakibatkan kerusakan struktural tangki penyimpanan JP-5 8-39-02J selama pengisian berlangsung pada 18 Juli CY. Anda gagal untuk membiasakan diri dengan arahan bahan bakar penerbangan yang sesuai dan dengan demikian Anda tidak dapat memverifikasi proses di divisi Anda. Anda juga gagal untuk memastikan semua arahan dipertahankan up-to-date. Umumnya, Anda sepenuhnya mengandalkan asisten petugas bahan bakar penerbangan untuk operasi sehari-hari divisi Anda.
3. Agar berfungsi secara efektif sebagai petugas bahan bakar penerbangan, Anda harus lebih terlibat dalam aspek sehari-hari di divisi Anda. Anda tidak dapat mengelola dari kantor Anda, menerima nasihat dari asisten Anda tanpa mengembangkan pengetahuan pribadi yang memadai tentang prosedur tertentu. Anda harus secara pribadi menetapkan tujuan divisi Anda dan secara pribadi memverifikasi bahwa mereka terpenuhi.
A. Anda harus meninjau setiap arahan bahan bakar penerbangan yang berlaku untuk USS NEVERSAIL. Anda akan memastikan bahwa Anda terbiasa dengan prosedur yang diarahkan. Secara rutin, Anda akan memverifikasi secara pribadi bahwa divisi Anda tidak menyimpang dari prosedur yang diarahkan kecuali diizinkan oleh otoritas yang lebih tinggi.
B. Anda akan mengajukan permintaan kuota untuk diri sendiri dan CWO2 J. S. Ragmann untuk menghadiri kursus petugas bahan bakar penerbangan setelah menyelesaikan penempatan ini.
4. Surat ini dirancang untuk membantu Anda memperbaiki kekurangan dalam kinerja Anda sebagai petugas divisi. Seluruh rantai komando tersedia untuk membantu Anda dengan cara apa pun yang memungkinkan. Kami menginginkan dan membutuhkan kesuksesan Anda.
D. R. LADA
Contoh surat instruksi ini memberikan umpan balik langsung kepada perwira junior tanpa area abu-abu dalam nada atau makna. Ini juga merupakan versi tertulis dari sesi konseling terdokumentasi yang menawarkan bantuan langsung oleh anggota senior dan lebih berpengalaman lainnya dalam komando. Ini adalah alat yang sempurna untuk menciptakan perwira junior yang lebih baik dalam komando dan mencegah potensi hilangnya kemampuan misi di masa depan.
