Una policy internet ed e-mail efficace che aiuta i dipendenti a capire cosa ci si aspetta da loro per quanto riguarda il modo in cui utilizzano i propri dispositivi per il lavoro è un must per datori di lavoro e dipendenti. Vuoi registrare per definire cosa possono fare i dipendenti dal lavoro fornito o dispositivi di proprietà dei dipendenti utilizzati da o che coinvolgono i tuoi dipendenti, il tuo posto di lavoro o la tua azienda.
Con quasi l'80% delle persone negli Stati Uniti che accede ai social media, l'orientamento su ciò che i dipendenti possono dire e condividere è diventato più importante. Alla maggior parte dei dipendenti non interessano le linee guida perché non vogliono agire in modo inappropriato o oltrepassare il limite inconsapevolmente. Quindi, lo sviluppo di a politica equa, comprensibile e sensata insieme a una formazione approfondita dovrebbe essere una priorità assoluta.
Prendi in considerazione l'utilizzo di questa politica di esempio su Internet ed e-mail per fornire indicazioni chiare ai tuoi dipendenti su ciò che costituisce un uso appropriato di Internet e della posta elettronica sul posto di lavoro. Adattalo alle esigenze della tua cultura e dell'ambiente che vuoi fornire ai dipendenti al lavoro. Per essere sicuri della legalità nella tua zona e nel tuo settore, consulta un avvocato.
Esempio di politica Internet ed e-mail per i dipendenti
Segreteria telefonica, e-mail e utilizzo di Internet assegnato al computer di un dipendente o telefono le estensioni hanno esclusivamente lo scopo di condurre attività aziendali. Alcune responsabilità lavorative presso l'azienda richiedono l'accesso a Internet e l'uso di software oltre alla suite di prodotti Microsoft Office.
Solo le persone opportunamente autorizzate, ai fini aziendali, possono utilizzare internet per accedere e scaricare software aggiuntivo. Questa autorizzazione è generalmente esclusiva per le decisioni che il dipartimento di tecnologia dell'informazione (IT) prende in collaborazione con le risorse umane.
Procedura di accesso al software
Il software necessario in aggiunta alla suite di prodotti Microsoft Office deve essere autorizzato dal proprio responsabile e scaricato dal reparto IT. Se hai bisogno di accedere a software o siti Web non attualmente sulla rete aziendale, parla con il tuo manager e consultare il reparto IT per spiegare quali ritorni si prevede di ricevere dal Prodotto.
Verranno prese in considerazione tutte le richieste ragionevoli che non sono considerate un rischio per la rete. Lo scopo di questa politica non è limitare l'accesso dei dipendenti a prodotti che ti renderanno più produttivo. Piuttosto, l'obiettivo è ridurre al minimo il rischio per la rete dell'organizzazione.
Attrezzature di proprietà dell'azienda
Qualsiasi dispositivo o computer inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, telefoni fissi, smartphone, tablet, laptop, i computer desktop e gli iPad che l'azienda fornisce per l'uso devono essere utilizzati solo per l'azienda Attività commerciale. Tieni presente che l'azienda possiede i dispositivi e le informazioni su questi dispositivi. Se lasci l'azienda per qualsiasi motivo, l'azienda ti chiederà di restituire l'attrezzatura l'ultimo giorno di lavoro.
È possibile utilizzare dispositivi elettronici personali non connessi alla rete aziendale per accedere a qualsiasi sito internet appropriato durante le pause e il pranzo.
Utilizzo di Internet
L'uso di Internet durante l'orario aziendale o l'utilizzo di dispositivi di proprietà dell'azienda connessi alla rete aziendale è autorizzato solo per svolgere attività aziendali. Ciò limita la possibilità di violazioni della sicurezza delle informazioni aziendali riservate.
L'uso di Internet crea anche la possibilità di contaminazione del nostro sistema tramite virus o spyware. Lo spyware consente a persone non autorizzate esterne all'azienda di accedere potenzialmente alle password aziendali e ad altre informazioni riservate.
La rimozione di tali programmi dalla rete aziendale richiede al personale IT di investire tempo e attenzione che è meglio dedicare al progresso tecnologico. Per questo motivo, e per garantire un uso appropriato del tempo di lavoro, chiediamo ai membri del personale di limitare l'uso di Internet.
Inoltre, in nessun caso i computer o altre apparecchiature elettroniche di proprietà dell'azienda, inclusi i dispositivi di proprietà del dipendente, possono essere utilizzato durante l'orario di lavoro aziendale per ottenere, visualizzare o accedere a Internet pornografico, o comunque immorale, non etico o non correlato all'attività commerciale siti. Ciò può portare ad azioni disciplinari fino a includere termine dell'impiego.
Social media
Il tuo datore di lavoro comprende che parte di ciò che fai nei social media è la sensibilizzazione che recluta nuovi dipendenti e migliora il marchio della nostra azienda. Molti dipendenti hanno anche responsabilità sui social media nelle loro descrizioni del lavoro, inclusi i social media marketer, il supporto tecnico e i reclutatori.
Il tuo datore di lavoro comprende anche che il rapporto dei nostri dipendenti con un mondo online in cui trascorri del tempo 24 ore su 24, 7 giorni su 7, può portare all'offuscamento dell'orario di lavoro e del tempo libero. Ti consigliamo vivamente di limitare l'uso dei social media ai contenuti relativi al lavoro e alla divulgazione durante l'orario di lavoro.
Inoltre, ti è proibito condividere informazioni riservate o protette che appartiene o riguarda l'azienda. Sei fortemente incoraggiato a non condividere informazioni denigratorie che mettono la tua azienda o i tuoi colleghi in una luce sfavorevole.
La reputazione e il marchio dell'azienda dovrebbero essere protetti da tutti i dipendenti. Le vite e le azioni dei tuoi colleghi non dovrebbero mai essere condivise online. Si prega di notare le preferenze dei colleghi dipendenti, ad esempio ottenere l'autorizzazione da coloro che sono genitori prima di utilizzare il nome dei loro figli online.
Nella partecipazione ai social media dai dispositivi di lavoro o durante l'orario di lavoro, i contenuti dei social media che discrimina qualsiasi classificazione protetta inclusi età, razza, colore, religione, genere, origine nazionale, disabilità o informazioni genetiche sono proibite.
È nostra politica aziendale includere anche la preferenza sessuale, l'identità di genere e il peso nella protezione contro la discriminazione. Qualsiasi dipendente che partecipa ai social media e viola questa politica sarà trattato secondo l'azienda politica sulle molestie.
Utilizzo della posta elettronica in azienda
L'e-mail deve essere utilizzata solo per le attività aziendali. Le informazioni aziendali riservate non devono essere condivise al di fuori dell'azienda, senza autorizzazione, in qualsiasi momento. Inoltre, non devi condurre affari personali utilizzando il computer o la posta elettronica dell'azienda.
Tienilo a mente, inoltre, quando consideri l'inoltro di e-mail non aziendali a colleghi, familiari o amici. Le e-mail non commerciali fanno perdere tempo e attenzione all'azienda.
È considerata la visualizzazione di materiale pornografico o l'invio di barzellette o storie pornografiche via e-mail molestie sessuali e saranno affrontati in base alla nostra politica sulle molestie sessuali. Il licenziamento immediato è l'azione disciplinare più frequente che l'azienda può intraprendere in questi casi.
Email che discriminano
È proibito qualsiasi contenuto di posta elettronica che discrimini una qualsiasi delle suddette classificazioni protette. Qualsiasi dipendente che invia un'e-mail che viola questa politica sarà trattato secondo la politica sulle molestie.
Queste e-mail sono vietate in azienda. L'invio o l'inoltro di e-mail discriminatorie comporterà un'azione disciplinare che potrebbe portare alla risoluzione del rapporto di lavoro.
L'azienda possiede l'e-mail dei dipendenti
Tieni presente che l'azienda è proprietaria di qualsiasi comunicazione inviata via e-mail o archiviata su apparecchiature aziendali. La direzione e altro personale autorizzato hanno il diritto di accedere a qualsiasi materiale nella tua posta elettronica o sul tuo computer aziendale in qualsiasi momento. Si prega di non considerare private le comunicazioni elettroniche, l'archiviazione o l'accesso se creati o archiviati su sistemi di lavoro.
Se hai bisogno di ulteriori informazioni sul significato di una qualsiasi di queste comunicazioni, ti preghiamo di contattare il tuo manager o il personale delle risorse umane per chiarimenti.
