Una lettera di istruzioni (LOI) è una notifica formale scritta in formato di messaggio militare che notifica alla parte ricevente problemi specifici e specifica come il mittente vorrebbe che venissero indirizzati. In generale, le lettere di istruzione vengono utilizzate nelle comunicazioni commerciali e negli affari personali. Tuttavia, possono essere scritti su quasi tutti gli argomenti da chiunque.
Nell'esercito degli Stati Uniti, le LOI sono utilizzate forse più frequentemente in due modi. Questi includono indicazioni per i beni personali e come misura correttiva.
Indicazioni per i beni personali
Il primo metodo è come indicazioni per la liquidazione del patrimonio di una persona in caso di morte di quella persona. Questo non è un testamento, ma può essere utilizzato più come un elenco di persone da chiamare, documenti da ottenere e accordi finali per un funerale. Può anche elencare risorse e allocazioni specifiche.
Strumento correttivo o correttivo
Il secondo tipo di lettera di istruzioni, come quella mostrata di seguito, viene utilizzato come strumento correttivo o correttivo in ambito militare. Considera la LOI più comune come una sessione di consulenza formale da un ufficiale superiore o personale arruolato senior a un membro militare junior che ha dimostrato prestazioni inferiori alla media. Questa tipica LOI non solo esaminerà gli standard che il membro dovrebbe soddisfare, ma offrirà un rimedio per perseguire prestazioni migliori nell'area delle carenze. Forse è possibile aggiungere un piano d'azione da seguire per richiedere pienamente alla parte designata di comprendere le conseguenze di una mancata prestazione al livello richiesto.
Un esempio di lettera di istruzioni
Nell'esempio seguente, la lettera di istruzioni è stata scritta come un modo per aiutare il destinatario a migliorare le sue prestazioni lavorative, che sono state ritenute "insoddisfacenti".
La lettera continua elencando una serie di mancanze da parte del destinatario e gli consiglia di diventare più pratico, scrivendo: “Devi impostare personalmente gli obiettivi della tua divisione e verificare personalmente che siano in corso incontrato."
Quindi elenca i passaggi necessari per migliorare le prestazioni e si chiude con parole di incoraggiamento, offrendo assistenza continua e osservando: "Vogliamo e abbiamo bisogno del tuo successo".
Esempio di lettera di istruzioni come ammonimento
Da: Comandante, USS NEVERSAIL (CV 11)
A: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321/1300
Ufficiale dei combustibili per l'aviazione, USS NEVERSAIL (CV 11)
Ogg: LETTERA DI ISTRUZIONI
Rif: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Questa lettera di istruzioni è emessa per riferimento per discutere le misure specifiche necessarie per migliorare le prestazioni insoddisfacenti della Divisione Carburanti per l'aviazione a bordo di NEVERSAIL.
2. Dal momento in cui hai assunto le funzioni di ufficiale dei carburanti per aviazione a bordo di NEVERSAIL, hai consentito l'esistenza di procedure non autorizzate nel Divisione Combustibili per l'aviazione che ha provocato il danno strutturale al serbatoio di stoccaggio JP-5 8-39-02J durante il rifornimento in corso il 18 luglio CY. Non sei riuscito a familiarizzare con le direttive appropriate sul carburante per aerei e quindi non sei stato in grado di verificare i procedimenti nella tua divisione. Inoltre, non sei riuscito a garantire che tutte le direttive fossero mantenute aggiornate. In generale, ti affidavi totalmente al tuo assistente addetto ai carburanti per l'aviazione per le operazioni quotidiane della tua divisione.
3. Per funzionare efficacemente come ufficiale di carburante per aviazione, devi essere più coinvolto negli aspetti quotidiani della tua divisione. Non puoi gestire dal tuo ufficio, accettando il consiglio dei tuoi assistenti senza sviluppare un'adeguata conoscenza personale delle procedure specifiche. Devi impostare personalmente gli obiettivi della tua divisione e verificare personalmente che vengano raggiunti.
un. È necessario rivedere ogni direttiva sul carburante per aerei applicabile a USS NEVERSAIL. Ti assicurerai di avere familiarità con le procedure dirette. Di routine, verificherai personalmente che la tua divisione non si discosti dalle procedure dirette a meno che non sia autorizzato da un'autorità superiore.
B. Invierai richieste di quota per te e CWO2 J. S. Ragmann per frequentare un corso per ufficiali di combustibili per aviazione al termine di questa distribuzione.
4. Questa lettera è progettata per aiutarti a correggere le carenze nella tua performance come ufficiale di divisione. L'intera catena di comando è a disposizione per assistervi in ogni modo possibile. Vogliamo e abbiamo bisogno del tuo successo.
D. R. PEPE
Questa lettera di istruzioni di esempio fornisce al giovane ufficiale un feedback diretto senza aree grigie nel tono o nel significato. Questa è anche una versione scritta della sessione di consulenza documentata che offre assistenza immediata da parte di altri membri più anziani e più esperti del comando. Questo è uno strumento perfetto per creare un ufficiale junior migliore al comando e prevenire la potenziale perdita di capacità di missione in futuro.
