ניתן למצוא עמדות עוזרות משרדיות בכל הענפים, והן חולקות מערך מיומנויות גדול. עוזרי משרד ידועים לפעמים בתור מזכירות או עוזרות אדמיניסטרטיביות, אבל מה שהם עושים זה לסייע בתפקוד של משרד.
בין אם המשרד שייך למשרד עורכי דין, פרקטיקה רפואית, מוסד חינוכי או תאגיד, הצרכים דומים: מישהו צריך להגיש רישומים, לנהל לוחות זמנים ולדאוג לתקשורת שגרתית בשם האנשים שמשתמשים ב- מִשׂרָד.
כמה עוזרי משרד עובדים מרחוק. עוזרים וירטואליים בדרך כלל עובדים מהבית, מבצעים משימות שעוזר אדמיניסטרטיבי או מזכיר היו עושים בדרך כלל.
תפקיד עוזר משרד
בעוד שתפקידי עוזרי משרד דומים זה לזה בדרך כלל, התפקיד עדיין משתנה - זה רק משתנה מיום ליום, ולא ממשרד למשרד. היום אתה עשוי לפעול בתור א פְּקִיד קַבָּלָה, מחר עשוי לדרוש תיקון המדפסת, וביום שאחרי זה, תצטרך להעביר את כל ארון התיוק לענן. תצטרך מערך מיומנויות רחב מאוד כדי להצליח.
עוזרי משרד הם בין הגיבורים הבלתי מוכרים הגדולים של עולם העסקים, כי כשאתה עושה את העבודה שלך כמו שצריך, אף אחד לא שם לב - נראה שהמשרד מנהל את עצמו. אבל יש אנשים שנהנים מהעבודה המהירה אך הגמישה, מהתחושה של להיות בלב של הכל. מזכירה טובה יכולה למצוא עבודה כמעט בכל מקום, בכל סוג של ארגון.
כישורי עוזר משרד מובילים
להלן כמה מהמיומנויות המובילות שמעסיקים מחפשים בעת העסקת צוות משרד.
מיומנויות תקשורת מילולית
תקשורת היא מיומנות רכה קריטית עבור עוזר משרד. יהיה עליך ליצור אינטראקציה עם הממונה שלך, עמיתים במשרד, אנשי המקצוע שאתה מסייע, ואולי לקוחות או אנשים במשרדים אחרים של אותו ארגון. כולכם עובדים כצוות, ואתם מרכז התקשורת העיקרי שלו.
תצטרך להיות עליז, מועיל, מודע היטב, רהוט ומקשיב טוב מדי יום.
- מענה לטלפונים
- קשרי לקוחות
- תִקשׁוֹרֶת
- העברת שיחות טלפון
- מקבל הודעה
- ניתוב שיחות טלפון
- מֶרכָּזִיָה
- טֵלֵפוֹן
- תקשורת מילולית
מיומנויות תקשורת בכתב
רוב עוזרי המשרד כותבים הרבה. הם עשויים לכתוב תזכירים, למלא טפסים או לנסח מכתבים או אימיילים. חלקם יוצרים תוכן לאתר החברה או עורכים טקסט עבור אחרים. תקשורת כתובה ברורה ומקצועית היא חובה.
- הִתכַּתְבוּת
- אימייל
- דוֹאַר
- דיוור
- הקלדה
- עבוד תמלילים
- תקשורת בכתב
יְדִידוּת
עוזר משרד עשוי להיות האדם הראשון שלקוח רואה עם כניסתו למשרד. אם הדייר הראשי של המשרד במקרה בחוץ כרגע, עוזר המשרד עשוי להיות האדם היחיד שהמבקר עמו מקיים אינטראקציה. אתה חייב להיות מוכן לקבל את פני כל מבקר בחיוך ובמילה טובה ולעזור לו בכל מה שהם צריכים עד כמה שאתה יכול. אז, כישורים בינאישיים טובים הם הכרח.
- שירות לקוחות
- הכוונת מבקרים
- גָמִישׁ
- יְדִידוּתִי
- ברכו אורחים
- בין אישי
- גישה חיובית
- מהימנות
- ברוכים הבאים מבקרים
כישורי טכנולוגיה
בימים עברו, מזכירות עשו הרבה הקלדה. הזמנים השתנו וכך גם הטכנולוגיה, אבל עוזרי משרד עדיין יכולים לצפות לבלות הרבה זמן מול המקלדת. במקום מכונת כתיבה, תצטרך לדעת את דרכך במגוון יישומי תוכנה. גם לדעת איך לעשות תמיכה טכנית קלה וכיצד לתקן מדפסת סוררת, זה לא מזיק.
- מַחשֵׁב
- גוגל מסמכים
- גוגל דרייב
- Google Forms
- Google Sheets
- Google Slides
- Gmail
- מרשתת
- Microsoft Excel
- מיקרוסופט אופיס
- מייקרוסופט וורד
- Microsoft Outlook
- Microsoft Powerpint
- QuickBooks
- רָפוּי
- טֶכנוֹלוֹגִיָה
- שיחת ועידה בוידאו
- תקריב
אִרגוּן
עוזרי משרד חייבים להיות מאורגנים במיוחד כדי לתמרן ביעילות את המשימות הרבות שלהם. תצטרך לעזור לשמור על מאורגן של אנשים אחרים, החל מניהול לוחות שנה ועד שמירה על סדר במשרד.
- תמיכה מנהלית
- פגישות
- חיוב
- לוחות שנה
- מִשׂרָדִי
- הזנת נתונים
- מסירת דואר
- תיוק אלקטרוני
- דוחות הוצאות
- תיוק
- תפעול דלפק הקבלה
- טיפול בכסף
- תפקידי משרד
- ציוד משרדי
- מלאי ציוד משרדי
- ציוד משרדי
- תמיכה משרדית
- אִרגוּן
- ניירת
- משלוח
כישורי פתרון בעיות
פתרון בעיות, או כישורי חשיבה ביקורתית, חשובים לכל עוזר משרד, מכיוון שלעתים קרובות אתה תהיה האדם שאחרים מגיעים אליו עם שאלות או בעיות.
- תיאום פעילויות משרד
- פגישות
- כישורי פתרון בעיות
- השב לפניות
- תזמון
- סינון והכוונת שיחות
- גיליונות אלקטרוניים
- עבודת צוות
- ניהול זמן
- סידורי נסיעות
דוגמאות קורות חיים ומכתבי כיסוי
עיין בדוגמאות של קורות חיים ומכתבי כיסוי, וקבל תבניות להורדה, עבור מגוון תפקידים משרדיים:
- קורות חיים של עוזר אדמיניסטרטיבי
- מכתב כיסוי עוזר אדמיניסטרטיבי
- קורות חיים של עוזר אישי
- קורות חיים של פקידת הקבלה
- מכתב מלווה של פקידת קבלה
- דוגמאות לקורות חיים עסקיים
איך להציג את הכישורים שלך
- השמות של מיומנויות אלו מתפקדות כמילות מפתח, לכן השתמש בכמה שיותר בעת כתיבת קורות החיים שלך.
- אתה יכול להשתמש באותן מילות מפתח במכתב המקדים שלך. התמקד במיוחד באלה שהכי אכפת למעסיק הפוטנציאלי שלך.
- ודא שיש לך לפחות דוגמה אחת לתקופה שבה הפגנת כישורים מכל קטגוריה מוכנה לחלוק עם מראיינים.
