כיצד להגיב לבקשה לבדיקת סימוכין

להגיב לבקשת בדיקת התייחסות היא עסק מסובך. חשש מתגמול ותביעות מונעים ממעסיקים רבים להגיב כלל. המלצות אלו יעזרו לך להגיב בצורה סבירה לבקשות לבדיקת התייחסות תוך הגנה על האינטרסים הלגיטימיים של החברה שלך ושל העובדים הנוכחיים שלך. ראה מה לעשות.

פעל לפי מדיניות בדיקת הפניות שנקבעה בחברה שלך

ראשית, חברות רבות מבקשות ממנהלים לשלוח בקשות התייחסות בכתב למשאבי אנוש. אם ה מנהלים ההתייחסות חיובית, עם זאת, אתה יכול להסכים שהמנהל יספק התייחסות מילולית ישירות למעסיק.

כל דבר שנשלח בפורמט כתוב צריך להגיע ממשאבי אנוש, או שצוות משאבי אנוש צריך לבדוק את התגובה לצורך עקביות והגנה על טובת החברה. פורמט בדיקת התייחסות נפוץ מבקש ממך לספק מידע זה על העובד לשעבר.

• תואר עבודה, ולעיתים גם תחומי אחריות,
• שכר סופי,
• תאריכי העסקה,
• מספק רשימת בדיקה המבקשת מהמעסיק לשעבר לדרג מאפיינים כמו "עבודת צוות" ו"אמינות", וכן
• שואל האם העובד לשעבר זכאי להעסקה מחדש על ידי הארגון שלך.

דירוגים מספריים אינם ניתנים להשוואה מבוססת על משמעות משותפת כלשהי של הגדרת המונח, וגם משמעות המספרים בסולם מספרי אינה מוגדרת בצורות אלו. לכן, במקרה הטוב, מדובר בתקשורת פגומה. במקרה הגרוע, זה עלול לפגוע בסיכויי העבודה של העובד הקודם שלך.

ודא שלעובד יש הרשאה חתומה בקובץ

שנית, בדוק שהחתימה של העובד לשעבר, המאשרת את בדיקת האסמכתה, נמצאת על הניירת שנשלחה על ידי החברה המבקשת. ללא אישור חתימת העובד לשעבר, אין למסור מידע כלשהו על העובד.

לעיתים, עובד יוצא ישאיר טופס אישור בדיקת התייחסות חתום בתיק העסקתו. זה יתרחש רק אם העובד לא מצא עבודה חדשה - חריג עבור רוב העובדים שעוזבים את עבודתם הנוכחית.

השב לבקשת בדיקת הפניה עם אסמכתא חיובית

אם המנהל יכול, במעט הסתייגויות, להמליץ ​​על העובד לשעבר, בהתייעצות עם צוות משאבי האנוש, רשאי המנהל להחזיר את השיחה למעסיק השואל. בעת מענה לשיחת טלפון, על המנהל לוודא שחתימת העובד המאשרת את בדיקת הפניה רשומה אצל משאבי אנוש לפני החזרת שיחת הטלפון.

כשעובד לשעבר היה עובד טוב ועזב את החברה שלך בתנאים טובים (אולי בן/בת זוג עבר דירה והמרחק לא היה ניתן להחלפה), אתה רוצה לתת לעובד לשעבר סיוע למצוא תפקיד חדש.

או, אולי שימשת אותך כאסמכתא על ידי עובד שדיווח לך בזמן מסוים, אם כי לא לאחרונה. אם יש לך הערות חיוביות על העובד, תוכל להגיב למעסיק הפוטנציאלי עם ההערות החיוביות שאתה יכול לתרום.

בדיקת עזר לשאלות שאינך רוצה לגעת בהן

ענה רק על השאלות שנוח לך לענות עליהן אם אתה מקבל שיחת טלפון או מסמך לבקשת התייחסות. מנהל צריך לדבר רק על תחומי הכישורים והניסיון של העובד עליהם יש לו ידע ישיר. ישנן מספר שאלות שמנהל לא צריך לענות עליהן:

תשובה טובה:

כשהעובד עבד אצלי, בתפקידו בחברה שלי, הוא או היא היו תורם חזק שעבודתו זכתה להערכה.

תשובה טובה:

לא היו לו חולשות ראויות להזכיר שהשפיעו על יכולתם לבצע את התפקיד בצורה מוכשרת כאשר הוא או היא עבדו אצלי.

תשובות טובות:

• הוא או היא ביקשו אחריות מוגברת ולהרחיב את הידע שלהם על החברה והמוצרים שלנו, או
• הוא או היא עזבו את הארגון שלנו בגלל סיבות אישיות שהיו חשובות להם.

אלו הם הסוגים של שאלות בדיקת התייחסות מעסיק פוטנציאלי ישאל אם אתה מחזיר שיחת טלפון בודקת אסמכתא.

השב לבקשת בדיקת הפניה: לא חיובי

אם העובד עזב את החברה שלך מתחת לענן, בין אם העובד התאימו לא טוב לתפקידם, עובד שאינו תורם מסיבות אחרות, או בלתי ניתן לניהול, הפנה את השיחה או הטופס לצוות משאבי אנוש לקבלת מענה סטנדרטי.

לפעמים יש נסיבות חריגות סביב עזיבת עובד את החברה שלך. אולי עובד צפה בפורנוגרפיה במחשב שלו - כן, הוא ביקש ממנהל משאבי האנוש שלו לשמש לו כאחת האסמכתאות. ייתכן שעובד לשעבר אחר איים באלימות או ביצע מעשה אלים בזמן שהועסק במשרד שלך.

בעוד שעובדים לשעבר אלה רק לעתים רחוקות ירשמו את החברה שלך כאסמכתא, היו מוכנים. יש לשלוח שיחות אלו לצוות משאבי אנוש לקבלת המענה הסטנדרטי.

כאשר עובד לשעבר מבקש מכתב התייחסות גנרי

מתן מכתב התייחסות גנרי לעובדים לשעבר אינו מומלץ כפוליסה טובה. ברגע שמסמך קיים, הוא חי לנצח. עובדים פוטנציאליים סיפקו משרדי משאבי אנוש עותקים של מכתבים שהיו 10 ו-20 שנים לא מעודכנות, לפעמים בקושי קריא ממספר מפגשי צילום.

לאחר שעובר פרק זמן מסוים - אין לך מושג איזה סוג של עובד הפך לעובד הקודם שלך - אלא אם כן הוא או היא החריג הנדיר שנשאר איתך בקשר. וגם, אתה אף פעם לא יודע איך העובד ישתמש במכתב שלך או איך המילים שלך יתפרשו על ידי מעסיקים פוטנציאליים. אמצו מדיניות הקובעת שלמנהלים לעולם אין לתת מכתבי התייחסות כתובים וגנריים.

הודע לעובד לשעבר שהחברה שלך תשמח לספק אישור העסקה ממשאבי אנוש למעסיקים ספציפיים שישאלו ישירות.

מחשבות אחרונות על מענה לבקשת בדיקת הפניה

עובדים מעטים מציבים יעד של כישלון בעבודה. עם זאת, עובדים אכן נכשלים וחברות ועובדים נפרדים. זכור כאשר אתה מתבקש להתייחס לכך שלכל עובד לשעבר מגיעה ההזדמנות להתחיל מחדש - ללא קשר לתנאים שבהם הוא נפרד מהארגון שלך.

אולי העובד לשעבר לא התאים לתפקיד שמילא בחברה שלך. תרבות החברה שלך ייתכן שהיתה אי התאמה מוחלטת לצרכי העובד. ייתכן שלעובד היה א ראייה שונה לדרישות התפקיד שלו מזה של הבוס שלו. אולי חייו האישיים ונישואיו התפרקו במהלך כהונתו בחברה שלך.

אתה אף פעם לא יודע את כל הפרטים והסיבות מדוע עובד נכשל או ממשיך הלאה. קל עם העובד בעל הביצועים הגבוהים שאתה מתחרט שהפסדת לעבודה טובה יותר, מעבר משפחה ברחבי הארץ או הזדמנות חלומית. יותר קשה עם המבצע השולי.

היה כנה או ספק מידע מינימלי. אל תבצע תחזיות של הצלחה בכדור בדולח ואל תספק דירוגים ודירוגים מספריים עבור מונחים לא מוגדרים. במידת הצורך, ספק מידע מינימלי המתאר את הביצועים של העובד לשעבר. במידת האפשר, תנו לעובד הפסקה ושוחחו עם המעסיק הפוטנציאלי.