ניהול תוכניות הוא בחירה מתגמלת ושכרה היטב, אבל זה יכול להיות גם תפקיד מאתגר. אם זה עתה קיבלת את העבודה הראשונה שלך בניהול תוכניות, או רוצה לדעת אם אתה צריך לעשות את הקפיצה לקריירת ניהול תוכניות, חשוב להבין מה הקריירה טומנת בחובה. שקול את 10 הדברים האלה שכל מנהל תוכנית חדש צריך להיות מודע אליהם לפני שמתחיל בתפקיד ניהול תוכנית.
ניהול תוכניות שונה מניהול פרויקטים
בין אם פותחים משרד חדש, השקת אפליקציה חדשה או בניית אצטדיון אולימפי, לפרויקטים יש קבוצה ברורה של יעדים וציר זמן. עם זאת, מנהל תוכנית עשוי לפקח על מספר פרויקטים בו-זמנית, ולכל אחד יכול להיות צוות פרויקט ומנהל פרויקט משלו. תוכניות מספקות משהו בעל ערך לארגון לאורך זמן ומתפתחות עם התקדמותן.
ניהול תוכנה
טווח רחב וטווח זמן רחב
מספר פרויקטים בו זמנית
להתפתח עם הזמן
להוביל לשינוי עסקי
ניהול פרוייקט
התחלה, אמצע וסוף מוגדרים
תכנן עבודה ומשאבים
תהליך בקרה
הגש מטרה ברורה
צפו לאי ודאות
התוכניות מטבען אינן בטוחות. אמנם אתה אולי יודע מה התמונה הגדולה, אבל זה רק הצהרת חזון כשאתה מתחיל. הנתיב המדויק של איך להגיע לשם, ואילו פרויקטים יידרשו לאורך תקופה ממושכת, הוא משהו שאתה צריך להבין תוך כדי.
תתחיל בתכנון מפורט של מה שאתה כן יודע ותבנה תמונה של איך לטפל בשאר הדברים ככל שתתקרב. הרחב בהדרגה את אופקי התכנון והאספקה שלך עד שלא תוכל להמשיך הלאה.
חסום זמן במרווחי זמן קבועים כדי לתכנן את השלבים הבאים. אתה גם יכול להשתמש בהזדמנות זו כדי להבטיח שאתה עדיין במסלול לספק ערך עסקי.
היזהרו משחיקה
בעוד שפרויקט עשוי להסתיים בעוד שנה בערך, תוכניות יכולות להימשך - לכאורה ללא הגבלת זמן.
מנהלי תוכניות צריכים להגן על הצוותים שלהם מפני שחיקה. אתה לא יכול לעבוד במהירות שיא בלי סוף, אז וודא שאנשי הצוות שלך מקבלים זמן השבתה מספק.
זה צריך לכלול תקופות של זמן שקט יותר בעבודה עם פחות תוצרים וזמן היעדר מספיק מהמשרד לחופשות.
נהל מקרוב את חופשת המחלה, צפה בדוחות השעות הנוספות שלך והיה ער לעובדה שרווחתך הצוות חשוב ביותר אם אתה רוצה לצמצם שחיקה ולשמור על האנשים המוכשרים שלך לכל החיים תכנית.
נהל את הקצב
כאשר מעבירים תוכנית שיש לה תאריך סיום רחוק, אתה צריך לנהל את קצב העבודה. קשה לשמור על מומנטום לאורך שנים מרובות, ולכן תפקידך כמנהל תוכנית הוא ללהטט בין סדרי העדיפויות והפרויקטים כך שיהיו תפוקות מדידות המועברות באופן קבוע.
מערבבים את הניצחונות המהירים ואת ההתקדמות המתמדת לעבר יעדי התמונה הגדולה יותר.
מערבבים את הניצחונות המהירים ואת ההתקדמות המתמדת לעבר יעדי התמונה הגדולה יותר.
זה עוזר לצוות לראות שאתה מתקדם ומבטיח שיש כמה סיפורי הצלחה לטווח קצר יותר לחלוק כדי לשמור על מוטיבציה גבוהה. לבסוף, זה עוזר למשקיעים ולמנהלים בכיר לראות שיש התקדמות.
אמן את הצוות שלך להצלחה
לעתים קרובות תוכניות מספקות משהו חדשני, ייחודי או שינוי עבור ארגון. אתגר אחד בעבודה על יוזמות מסוג זה הוא שכנראה אין לך את הכישורים בבית כדי להיות מסוגל להשלים את כל המשימות והפרויקטים הנדרשים. זה בסדר ויש לצפות.
התפקיד שלך כמנהל תוכנית חדש הוא להבטיח שתוכל לשפר מיומנויות, להכשיר מחדש ולפתח את האנשים שיש לך כך שיחד תוכל להתמודד עם כל דרישות המשאבים.
ייתכן שיש אזורים שבהם אתה צריך משאב מסוים רק לתקופה מוגבלת. לדוגמה, אתה לא הולך להכשיר את אחד מהצוות שלך איך לנהוג במלגזה אם זו מיומנות שאתה צריך לשבוע אחד בלבד. עם זאת, אם אתה משנה את האופן שבו מנוהלת הנוכחות המקוונת של החברה שלך, זה יהיה בעל ערך יש מיומנויות פיתוח אתרים בתוך הבית יחד עם מומחיות מסוימת לגבי מדיה חברתית או מנוע חיפוש אופטימיזציה. אלו מיומנויות שהעסק יסתמך עליהן בטווח הארוך.
קבל החלטות לגבי אילו מהם אתה צריך להטמיע בצוות ואילו צריך להיות במיקור חוץ, ולאחר מכן ודא שלך התוכנית יכולה לספק את משימות ההכשרה והגיוס הנדרשות כדי להיות מוכנים לנהל את התפוקות כאשר כל פרויקט מספק.
ממשל מורכב יותר
אם הגעת מרקע של ניהול פרויקטים, אז הממשל לא יפתיע אותך. זו הדרך שבה מבנים פרויקטים ותוכניות מאורגנים ונשלטים כדי להבטיח שקבלת ההחלטות נעשית בצורה הנכונה ושהאנשים הנכונים מעורבים. זה חיוני כדי להבטיח שהעבודה מתקדמת בצורה שתתאים למקרה העסקי הכולל, וזה עוזר לשמור על אחריות על אנשים.
ממשל הוא הדרך שבה משרד ניהול הפרויקטים ומנהלים בכירים יכולים להבטיח שתוכנית נמצאת במסלול לספק הטבות.
ממשל מספק דרך פורמלית לסגירת פרויקטים או תוכנית שלמה אם ניתן להוכיח שהיתרונות הללו לא יושגו עוד.
ממשל מורכב יותר בסביבת תוכנית מאשר בסביבת פרויקט. מועצות פרויקטים וקבוצות היגוי בדרך כלל הן בעלות חברות ברמת ההנהלה. זה צפוי מכיוון שהתוצאה הסופית של תוכנית היא בדרך כלל טרנספורמציה עסקית.
התכנון קשה יותר
מנהלי פרויקטים, המעורבים בתוכנית, בדרך כלל יחברו את תוכניות הפרויקט שלהם. ואז צוות ניהול תוכנית - בהנחייתך כמנהל תוכנית - נפגש והתוכניות משולבות.
זה קל יותר לומר מאשר לעשות. זה דורש זיהוי התלות בין פרויקטים למשימות פרויקט. זה מאלץ אותך להסתכל על דרישות המשאבים עבור התוכנית כולה וללהטט בין פעילויות כך שיתאימו לזמינות של אנשי מפתח.
לאחר הקמת התוכנית המשולבת שלך, אתה יכול לעקוב אחריה בתרשים גנט או בכלי תוכנה אחר. מכיוון שמנהלי הפרויקטים שלך עוקבים אחר הפרויקטים שלהם בזמן אמת, תצטרך לבצע התאמות ב תוכנית התוכנית, מעדכנת את כולם בשינויים ומפרטת מה זה אומר עבור התחומים שלהם עֲבוֹדָה.
אל תתכנן כל קו
כמנהל תוכנית, אתה סומך על מנהלי הפרויקט שלך שיבצעו את התכנון המפורט. זה לא מעשי או רצוי עבורך לעקוב אחר תוכנית עם אלפי משימות.
אתה צריך תצוגה מגולגלת ברמה גבוהה של הפרויקטים עם מספיק פרטים כדי להראות לך אם למשהו תהיה השפעה ברמת התוכנית.
הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא באמצעות אפליקציות תוכנה ייעודיות. הניסיון לנהל את התוכנית שלך במיליוני דולרים על גבי גיליון אלקטרוני בסיסי יהיה מאתגר מדי.
נציג, נציג, נציג
כמה שאתה טוב בהאצלה, להיות בתפקיד ניהול תוכנית אומר שאתה צריך להשתפר בזה אפילו יותר.
החדשות הטובות הן שכדאי שיהיה לך צוות של מנהלי פרויקטים, ואולי אפילו יהיה לך משרד ייעודי לניהול תוכניות שיתמוך בשינוי הטרנספורמטיבי שלך.
יש הרבה עבודה לעשות בתוכנית, ולהגדיר אותה כדי להבטיח שכל החלקים הנעים יזוזו יחד בזמן הנכון היא מאמץ עצום. אתה לא יכול לעשות את זה לבד ואתה לא צריך לנסות. חשב כמה זמן אתה צריך כדי לבצע את התחלת התוכנית ולאחר מכן וודא שיש לך צוות שיגבה אותך.
אם אין לך מישהו במשרד ניהול התוכנית שלך, בקש שמישהו יוקצה לצוות ניהול התוכנית כאחריות שנייה. יש להם הרבה מה לעשות. לדוגמה, מישהו בתפקיד תיאום פרויקט יהיה ממוקם בצורה מושלמת לספק את התיאום הנדרש ברמת התוכנית, ולשחרר אותך להסתבך במשימות אסטרטגיות.
אל תפחד מעימות
לתוכניות יש הרבה גדילים. מפרויקטים עם בעלי עניין קשים ועד מועדים בלתי ניתנים להשגה, כל יום יעניק לך הזדמנויות לעימותים. היזהרו מהדברים שמשבשים את ביצועי הפרויקט והיו מוכנים להתערב בעת הצורך כדי למנוע מצב של קונפליקט לפני שהוא מתחיל.
