כל ארגון ועסק (ממשרדי עורכי דין ועד חברות יצרניות) זקוקים למדיניות הפונה למבקרים במקום העבודה. מדיניות מקום עבודה זו מגינה על מבקרים, עובדים ועל העסק בכלל. מבקרים יכולים לפגוע בעצמם, לפגוע באחרים או לגרום נזק לרכוש.
קיים גם סיכון של גניבה (אינטלקטואלית או פיזית), חבלה ואפילו טרור. בעוד שכל ארגון דורש משהו אחר (משרד Fortune 50 HQ חווה הרבה יותר מבקרים מאשר חנות קטנה לייצור אלקטרוניקה), הדוגמה למטה מכסה את הנקודות העיקריות.
מדיניות גישת מבקרים מפותחת על ידי מחלקת משאבי אנוש ולרוב אנשי משאבי אנוש יש מדיניות או יודעים איך לכתוב אותה. אם לא, הם יכולים לקבל אחד מארגון מקצועי כמו SHRM (החברה לניהול משאבי אנוש).
מדגם מקרה
Zipline International (חברה פיקטיבית) מצליחה מכיוון שהם שוכרים אנשי מקצוע מוכשרים ומייצרים מוצרים מובילים בענף שלהם. מכיוון שמבקרים לא מורשים יכולים לגנוב קניין רוחני, להיפצע באזורי ייצור מסוכנים או לגרום נזק לעובדים Zipline יישמה מדיניות גישה מחמירה למבקרים. המדיניות מרחיקה לכת כדי לשמור על סודות מסחריים ולהגן על מבקרים ועובדים.
צ'ק אין וצ'ק אאוט
כל המבקרים חייבים להיות רשומים במערכת התוכנה לניהול מבקרים המופעלת על ידי פקיד הקבלה בכניסה הקדמית. המערכת מתעדת את השם והשיוך לחברה של כל מבקר וכן את מטרת ומשך ביקורו.
תג אורח
בעת ביצוע הצ'ק-אין, כל מבקר מצטלם ומקבל תג מזהה תמונה. יחד עם התמונה שלהם, התג מציג את שמו של המבקר ואת משך ביקורו. יש לענוד את תג המבקר בכל עת.
המבקרים חייבים להיות מלווים בעובד חסות בכל עת
כל המבקרים חייבים להיות מלווים על ידי העובד(ים) אותם הם מבקרים במהלך שהותם. דרישה זו אינה חלה על מבקרים מסניפי Zipline. ניתן לעשות הסדרים מיוחדים כדי להכיל קבלנים שנשכרים למשימות ארוכות טווח, אך הסדרים אלה חייבים להיות מסודרים עם מנהל האבטחה.
תצלומים
אין לצלם תמונות ללא אישור מראש מהמחלקה המשפטית או ממנהל האבטחה. כמו כן, לא ניתן לפרסם צילום מותר ללא אישור מראש של מנהל השיווק.
אי חשיפה
כל המבקרים חייבים לחתום על NDA (הסכם סודיות) בעת ביצוע הצ'ק-אין.
גישה לרשת אורחים
מבקרים הזקוקים לגישה לאינטרנט מקבלים שם משתמש וסיסמה של אורח לרשת האלחוטית של Zipline. בשום זמן אסור לאורח לגשת לתוכנית האינטראנט של החברה עם המחשב הנייד שלו או מכשיר נייד אחר.
תפקידו של הרצפה מרשל
כל עובד שמבחין במבקר ללא תג צריך להביאו מיד לידיעתו של מרשל הרצפה המיועד לאזור שלו. למרשל הרצפה יש אחריות קו ראשון לאכיפת מדיניות ניהול המבקרים. במקרה של פינוי חירום, פקיד הקבלה בדלפק הקבלה מדפיס רשימה של כל המבקרים ומעביר את הרשימה למרשל הקומה באזור הפינוי. מרשלי הקומה אחראים לתת דין וחשבון לכל המבקרים במהלך פינוי.
כתב ויתור:זוהי מדיניות לדוגמה, ואינה מהווה ייעוץ משפטי. זה רק אמור להוות נקודת התחלה ביצירת מדיניות המותאמת לצרכים הספציפיים של החברה שלך. Zipline International היא חברה פיקטיבית (למיטב ידיעתי) והשם שימש רק כדוגמה בכתיבת תקנון זה.
