המספרים חשובים כאשר אתה מנהל עסק קייטרינג מצליח. אם אתה חדש ב תכנון אירוע, ההבנה הזו עשויה להפתיע אותך, אבל העובדה היא שהמספרים מניעים מאוד את עולם הקייטרינג.
ספירת אורחים, גדלי מנות ותאריך אספקה משפיעים כולם על הרווחיות של שירות המזון אפילו שינויים במספר קטן יכולים לעשות הבדל גדול כשמדובר בהגשת ארוחת ערב למאות אורחים.
בגלל כל זה, מתכנני פגישות צריכים הבנה מוצקה של מספרי קייטרינג כדי להבטיח את איכות המזון ולהימנע מעמלות קנסות.
ספירה משוערת
זה מספר האורחים שאתה בונה בהתחלה את תחזיות האירוע שלך סביב. אין מחויבות אמיתית עם הספירה המשוערת שכן היא יותר "מספר עבודה" המשמש להערכת עלויות וצרכי כוח אדם. המספרים הללו גם יניעו את בחירת המקום ואולי את סגנון השירות שתבחרו.
ספירה צפויה
הספירה הצפויה מוגשת שבועיים או שלושה לפני אירוע. זה מייצג ספירה מדויקת יותר של האורחים הצפויים, והוא קשור חוזית לספירה הסופית.
לכל פעולת קייטרינג יש מדיניות לספירות צפויות, אך באופן כללי, אין לחרוג ממנו ביותר מ-15% מהספירה הסופית.
ספירה סופית או ספירה מובטחת
הספירה הסופית שלך היא מספר ארוחות האורחים עבורן תשלמו. זה גם מייצג את מספר המקומות ואת גודל צוות הקייטרינג לחדר.
כל שינוי שנעשה במספר זה לאחר תאריך היעד עלול לגרור קנסות או עמלות איחור. לפיכך, חשוב שהמתכנן יקבע תאריך RSVP שחל לפני המועד האחרון לערבות.
אחוז ירידה
ישנן שתי זוויות להורדת אחוזים. הראשון מחושב על ידי קייטרינג כדי לראות כמה מהספירה הסופית שלך ירד מהספירה הצפויה שלך. אם האחוז גדול מדי (מעל 20%), אזי ייתכן שיינתן דמי קנס לכיסוי הוצאות הקשורות להזמנות כוח אדם ואספקה.
מתכננים משתמשים באחוזי ירידה כדי להעריך לכמה "אי-הופעה" לצפות. שיעור ירידה של 2% הוא בערך ממוצע לאירועים בתשלום או בכרטיסים. הממוצע הזה יכול לטפס ליותר מ-5% עבור אירועים שהם בחינם. כפי שאתה יכול לדמיין, המשתתפים הם סביר יותר להופיע כאשר יש להם כסף מושקע באירוע.
כרטיסי ארוחה
חלק מהמתכננים מציעים יותר ממנה אחת בארוחות רשמיות, וזה יוצר דרישת חישוב נוספת. בתי מלון ומרכזי אירועים לא רוצים להיות תקועים בניחוש כמה אורחים יבחרו סטייק או עוף, אז זה תלוי למתכננים לקבל ספירות מדויקות של כל בחירה דרך מערכת ה-RSVP שלהם.
ביום האירוע, כל משתתף צריך לקבל כרטיס ארוחה צבעוני שהוא יכול להניח על השולחן, כך שהשרתים ידעו אוטומטית איזו מנה הם הזמינו.
כרטיסים לשתות
מתכנני אירועים יכולים להשתמש בכרטיסי משקה כדי לשלוט בעלויות של הפעלת בר פתוח. זה מושג על ידי מתן כרטיס משקה אחד או שניים לכל אורח בהרשמה. הברמן יקבל את הכרטיסים תמורת משקה. אורחים שיבחרו לשתות מעבר לקצבת הכרטיס שלהם יכולים לשלם במזומן.
דבר אחד שיש לשים לב לכרטיסי משקה הוא שהמקום יגבה מכם את המשקה במחיר הגבוה ביותר לכרטיס. מסיבה זו, הגיוני להשתמש במערכת זו עם בירה ויין או בר בית, מכיוון שהמבחר יתומחר באופן הדוק יותר.
עבודה עם המערכת
בסופו של דבר זה תלוי במתכנן האירועים לספק ספירות מדויקות למחלקת הקייטרינג. אותם מתכננים שמתעלמים מהמדיניות ומהמועדים שהונפקו על ידי הספקים שלהם יכולים בסופו של דבר לשלם יותר ממה שהם צריכים בצורה של קנסות ועמלות אחרות.
הדרך הטובה ביותר להימנע מכך היא לקרוא את מדיניות הקייטרינג לפני תכנון האירוע. בעקבות זאת, כלל אחד פשוט יעזור לכם לבחור את התאריכים והעלויות המתאימים ביותר להעברת האורחים.
