弁護士は慎重な性格で知られていますが、他の人たちと同じように、電子メールを使用する際には間違いを犯す可能性があります。 ホラーストーリーになるものもあれば、単なる恥ずかしい話になるものもあります。 以下は、弁護士が電子メールで犯しやすい間違いです。
「のデスクから」送信する
この時代遅れの用語は愚かで大げさです。 さらに悪いことに、送信者の名前の一部または全体が切り取られます。 Eメール システムの受信トレイには送信者名がそれほど長く表示されません。 あなたの名前を使ってください。
派手な装飾を追加する
一部の弁護士は、 見た目でクリエイティブに 彼らのメールの内容。 サインに派手な装飾が施されるのはよくあることですが、不必要なグラフィックやアートワークも同様です。 言葉を読みにくくするものはすべて悪い考えです。 また、メッセージを開くのも遅くなります。 単純にする。 自分の芸術的スキルを売っているわけではありません。
署名ブロックの使用を忘れる
ほとんどの電子メール システムには、使いやすい自動署名ブロックが備わっています。 これを使用すると、名前、住所、電話番号などの基本情報を含めるのを忘れるリスクを排除できます。 電子メールのフッターをミニコマーシャルに変える弁護士もいますが、ミニマリスト的なアプローチを取る弁護士もいます。 多くはプライバシーに関する通知や法的免責事項を追加します。 これらはすべて、電子メール署名ブロックの許容可能な使用法です。
怒りながらメールする
誰にでも起こる可能性がありますが、弁護士は特に怒りながらメールを送信するリスクにさらされる可能性があります。 昔、弁護士は秘書に手紙をタイプさせ、郵便物を受け取るまでに長い時間がかかりました。 メールを送信する前に、冷却期間を再度作成してください。 それは、顧客、友人、お金を維持できるか失うかの違いを生む可能性があります。
迅速な対応ができない
一部の弁護士は、ビジネス通信に返信するための古い 5 日ルールが電子メールにも適用されると想定しています。 そうではありません。 人々は、郵便で送られた手紙よりも電子メールのほうが早い応答を期待しています。 24 時間以内に返信するようにしてください。 問題が複雑な場合は、確認のメッセージを送信し、いつ返信が来るかを相手に伝えます。 それ以外の場合、クライアントは応答が来るかどうかを推測する必要があります。
間違ったアドレスにメールを送信する
電子メール システムのオートコンプリート機能は非常に便利ですが、間違った受信者に電子メールを送信するリスクが高まります。 これは軽微な当惑にすぎない可能性がありますが、場合によっては業務上の過失に相当する可能性があります。 顧客との機密通信を誤って相手方の弁護士や別の顧客に電子メールで送信しないでください。
ダブルチェックせずに「全員に返信」を使用する
たとえば、相手方の弁護士が提案や意見表明を記載した電子メールをあなたに送信したとします。 あなたは、その事件に関与している事務所内の他の弁護士に電子メールを転送します。 間もなく、「全員に返信」ボタンが多用されるようになり、反対側の弁護士が事務所内の議論を真似していることに誰も気づきません。 それは起こります。 「全員に返信」をクリックしたら、送信を押す前に受信者リスト内の各電子メール アドレスを確認してください。
ずさんな件名の使用
「パーカーソン事件」や「スミス提案の合意」など、シンプルで有益な件名が最適です。 件名を空白のままにしないでください。空白のままにすると、メッセージが見落とされる可能性があります。 真剣かつプロフェッショナルな口調を保ち、「愚かな依頼人」や「愚かな裁判官の命令」などの件名を使いたくないようにしましょう。 電子メールは誰にでも転送できることを決して忘れないでください。
電子メールで議論しないでください
人々が面と向かって話すとき、顔の合図と声のトーンは意図を明確にするのに役立ちます。 電話では、発言が皮肉、冗談、または真剣であることを話者の声で知らせます。 しかし、電子メールでは、相手の意図を完全に誤解し、不適切な返信をしてしまうことが危険なほど簡単に起こります。
常にお互いに議論する弁護士は特に危険にさらされる可能性があります。 無礼や敵意を認識したときの反応は、悲惨な結果を招く可能性があります。 しばらく待ってからメッセージをもう一度読んでください。 まだ無礼だと感じる場合でも、礼儀正しく応答するようにしてください。 それが状況を打開することに気づくかもしれません。
