すべての主要な作業プロジェクトは 5 つのフェーズを経ます。 長さや詳細はプロジェクトごとに異なりますが、すべて同じ基本フレームワークに従います。 いくつかの プロジェクトの方法論 アジャイルアプローチなどでは、後続のステージをより高速な反復サイクルで圧縮または繰り返すため、各フェーズの作業はすべてのプロジェクトで目に見えて明確になります。
5つの段階
プロジェクトの正式な段階は次のとおりです。
- イニシエーション: プロジェクト チームの編成、プロジェクトのチャーター、キックオフ
- 企画: プロジェクト範囲の最終決定、詳細な作業の内訳の定義、リスクの評価、リソース要件の特定、スケジュールの最終決定、および実際の作業の準備
- 実行: プロジェクトの定義と範囲によって必要な実際の作業を実行します。
- 監視と制御: 実行段階でのリソースと予算の実際の管理、報告、制御
- プロジェクトの終了: プロジェクトの実施、学んだ教訓の評価、プロジェクト チームの中止
あ プロジェクトマネージャ プロジェクトが完了するまで、プロジェクトの規模に関係なく、チームをこれら 5 つのフェーズを連続して進めます。 アジャイルまたは反復開発タイプのプロジェクトの場合、計画と実行はショート スパートまたはスプリントで行われ、プロジェクトが顧客の満足のいくまで完了するまで各段階が繰り返されます。
これらの段階をさらに詳しく見てみましょう。
イニシエーション
プロジェクトを確実に開始することは、プロジェクトを成功に導くだけでなく、将来のすべての段階の基礎を築くことにもなります。 開始時に、プロジェクト チームのメンバーを割り当て、プロジェクト全体の目標について説明します。 プロジェクトを効率的に計画できるように、クライアントまたはプロジェクト所有者にできるだけ多くの質問をしてください。 また、プロジェクトに対するチームの熱意を高め、プロジェクト計画に影響を与える可能性のある最新の詳細情報を収集するのに最適な時期でもあります。 追加の手順は次のとおりです。
- ステークホルダー分析
- の割り当て エグゼクティブスポンサー
- 憲章文書の作成とコミュニケーション
- 正式なキックオフミーティング
企画
プロジェクトを開始し、関連情報をすべて収集したら、プロジェクトの計画を開始します。 計画段階は、プロジェクトの規模、整理する必要がある情報の量、チームの規模によって異なります。 計画の結果は明確でなければなりません プロジェクト計画 またはスケジュール。全員が割り当てられたタスクに従うことになります。
Microsoft Project や Basecamp などのプロジェクト計画プログラムを使用すると、プロジェクトを計画するときに非常に役立ちます。 オンラインで利用できる他の無料オプションもあります。 それでも、プロジェクト計画プログラムの使用は役立ちますが、必ずしも必要というわけではありません。 Excel と Word を使用して計画を作成し、チームに伝達することも同様に効果的です。
計画段階の具体的なタスクには次のようなものがあります。
- 関係するさまざまな利害関係者向けのコミュニケーション計画を作成する
- 詳細な作業分解構造の作成
- 特定する クリティカルパス
- プロジェクト計画にリソースをプロットし、それに基づいて作業の順序を調整します。 プロジェクトの依存関係 そしてリソースの制約
- 詳細なスケジュールを立てる
- リスクを評価し、リスクの優先順位付けと軽減計画を作成する
実行
しっかりしたプロジェクト計画ができたので、チームは割り当てられたタスクに対してプロジェクトの実行を開始できます。 全員が作業を開始する段階です。 全員がプロジェクトの担当部分の実行を開始するために必要なものを確実に持っていることを確認するために、対面での会議によって実行段階を正式に開始する必要があります。 チームを正しい軌道に乗せることはプロジェクトの成功に不可欠であるため、スケジュールとコミュニケーション計画を明確に明確にします。
監視と制御
プロジェクトが実行フェーズにある間、計画どおりに進んでいることを確認するためにプロジェクトの監視と制御を開始します。 プロジェクトを監視および制御するにはさまざまな方法があります。 チームリーダーとのカジュアルなチェックイン、毎日の組織的な「スタンドアップ」、またはより正式な毎週の状況会議が効果的です。 これらの会議やコミュニケーション チャネルから得られる情報は、フィードバック ループに通知され、最終的にはプロジェクトに必要な再計画や調整が行われます。
この段階でのその他の重要なアクティビティには次のものがあります。
- プロジェクトのステータスを関係者に確実に認識させるために、事前に確立したコミュニケーション計画を遵守する
- クリティカル パス上の作業チームと作業活動を監視する
- アクティビティを並行して迅速に実行または完了するか、必要に応じてリソースを追加してスケジュールを中断することにより、スケジュールのパフォーマンスを向上させる機会を特定する
- 実際の対 計画コスト
- 場合によっては、プロジェクト計画の獲得価値を監視、計算、報告する
- リスクを監視および軽減し、必要に応じてリスク計画を改善する
プロジェクトの終了
プロジェクトのすべての詳細とタスクが完了し、クライアントまたはプロジェクト所有者によって承認されたら、最終的にプロジェクトを閉じることができます。 これは形式的なように思えるかもしれませんが、プロジェクトの終了は、その開始、計画、実行と同じくらい重要です。
優れたプロジェクト マネージャーは、プロジェクトからのすべての情報を文書化し、必要に応じて戻せるようにきちんと整理します。 これは、プロジェクトの事後分析を行う良い機会でもあり、チームメンバー全員がプロジェクト中に何がうまくいったのか、何が間違っていたのかを振り返ることができます。 重要なプロジェクトのメモはすべて文書化して、結果を他のプロジェクト メンバーと共有したり、プロジェクト履歴フォルダーにファイルしたりできるようにする必要があります。 最後に、会社のポリシーに示されているように、プロジェクト チームを正式に中止し、フィードバックと業績評価を提供することが重要です。
