全国の都市の近隣組織は、野外フェスティバル、ストリートフェア、カーニバルなどの特別な公共イベントやコミュニティイベントを主催しています。 これらの公開イベントの多く、特に成功したイベントは、期待されるお祭りとなり、時には主催コミュニティの誇りとなります。 イベントの計画と実行には、結婚式から企業カンファレンスに至るまで、あらゆる種類のイベントに共通する側面がありますが、公共のイベントには独自のニーズと課題がある傾向があります。 こうしたユニークな公共イベントの計画要素の 1 つは、政府機関と協力し、政府機関から許可を得るということです。
学ぶための最良の方法は、ただすぐに始めることである場合もあります。 他の人の教訓や経験から学ぶ価値がある場合もあります。 この場合、シカゴ市から学びましょう。 シカゴ全土で約 350 の特別イベントを企画した経験を持つ市長室特別イベントは、特別イベント リソースを作成しました。 ガイドおよび特別イベント許可パッケージには、他の町や都市がコミュニティに取り入れたいと考えている実用的なアイデアが含まれています イベント。 ここでは、マスター自身からコミュニティ イベントを成功させるための計画を立てるための重要なヒントをご紹介します。
正式な申請手続きを行う
シカゴでは、 市区町村コード コミュニティ イベントの主催を希望する組織は、次のような特定のイベント ガイドラインに同意する正式な申請書を提出する必要があります。
- 入場料は無料（寄付金額を設定）。
- 食品販売業者は認可を受け、認証を取得している必要があります。
- 酒類販売業者はライセンスを取得する必要があります（ビールとワインのみ）。
- 商品ベンダーはライセンスを取得する必要があります。
- シカゴ交通局に通知する必要があります。
公共イベントやコミュニティの特別イベントに正式な申請プロセスを設けることで、作業負荷が軽減され、承認が合理化され、誰にとってもメリットがあります。
特別イベント許可が必要です
シカゴ市は、イベントの申請プロセスに加えて、主催者に対し、次のような独自の要件を伴う特別イベント許可申請書の提出を求めています。
- 申請はイベントの少なくとも 45 日前までに提出する必要があります。
- 申請は公証を受ける必要があります。
- 主催者は、追加の被保険者としてシカゴ市を指定した商業一般賠償責任 100 万ドルの保険証明書を作成する必要があります。
一見すると、シカゴはコミュニティイベントに関しては、通過しなければならないかなりの官僚的な枠を単に作っているだけのように見えるかもしれません。 申請が非常に難しいため、市はすべての公共イベントが一連の要件を満たすことを保証しました。その多くは次のようなものに関連しています。 安全性。
許可申請とともにイベントマップが必要
主催者は、特別イベント許可申請の一部として、提案されている道路閉鎖エリアとルート変更計画を特定するイベントマップを提出する必要があります。 地図では、公共のガレージスペース、私道のアクセス、防火帯スペースも考慮する必要があります。 迂回標識やバリケードは市の要件に準拠する必要があり、主催者はこれらの物品を直接入手する必要があります。 許可を発行する際には、次の項目が考慮されます。
- 公安。
- 同時にそのエリアで別のイベントが近接していること。
- 同じ場所のマップでの別のイベントに対する以前の許可の発行。
テントとキャノピーの許可が必要です
シカゴでは、公共イベントで 240 平方フィートを超えるテントやキャノピーを設置するには市の許可が必要です。 600 平方フィートを超える場合は、図面に資格のある建築家または構造技術者によるスタンプが押され、標識や照明を含む非常口および非常時計画が提出されなければなりません。 サイズが 4,000 平方フィートを超える場合は、構造物の建設を担当する会社が許可申請を提出する必要があります。 このプロセスにより、安全対策が真剣に講じられることが保証されます。
公安当局との協力が必要
シカゴの特別イベントには警察と消防署の両方が関与する必要があります。 主催者は問題に対処するために警察司令官（および/またはその代理人）と面会する必要があります 緊急車両用の車線、警備計画、指定された指揮所など。 イベント。 主催者は、警察署、消防署、道路衛生署、特別イベント事務局などとの連絡役となる個人を指名する必要があります。 これらすべての公共部門の調整点として機能する、知識と経験豊富な人材をチームに少なくとも 1 人置くと役立ちます。
防火規定チェックリストを提供する
シカゴのフェスティバルや屋外イベントの主催者にはチェックリストが提供され、次のような特定の防火規定要件を満たすことが求められます。
- テントは難燃性の素材で作られている必要があります（認定が必要です）。
- 各ブースに消火器の設置が必要です。
- 臨時座席列には 5 人から 14 人（最大）まで座ることができます。
- 一時的な座席の通路は少なくとも 36 インチでなければなりません。
- 可燃性液体をテント、キャノピー、またはブース内に保管してはなりません。
- ゴミを蓄積させてはならない。
- 電気コードはテープで留め、複数のコンセントを使用することをお勧めします。
- 緊急車両用の消防車線（10 フィートの消防車線）が推奨されます。
- 基本的な心肺蘇生法 スタッフには応急処置コースの受講が推奨されています。
経験豊富な公共イベント プランナーも新人も同様に、優れたチェックリストを高く評価しています。
安全な食品取り扱い慣行の確保
シカゴ市はベンダーに対し、申請書を提出する前に保健省の講習に参加することを義務付けている。 また、ベンダーはサマー フェスティバルの衛生トレーニングと認定を取得する必要があります (イリノイ レストラン協会が提供)。 ベンダーが営業許可を受けるかどうかを決定する保健担当者は、いつでも許可を停止する権限を保持します。
市は、食品、容器、ラベル、食品保護、個人の衛生、食品設備、廃棄物、ブースの建設、有毒物質に関する詳細な規則の概要を定めています。 また、ベンダーには衛生セミナーへの出席も義務付けられている。
これに関連して、特別イベントの酒類販売免許は以下の条件を満たす必要があります。 受け取った 開催日の20日前まで。
市のサービスを契約する計画を立てる
ポスティングを含むさまざまなサービスについては、公共または民間の請負業者を雇う必要があります。 駐車禁止 標識、バリケードの提供、牽引、ゴミドラム、リサイクルドラム、ライナー、清掃、ゴミ収集、電気設備、および/または音響設備。 シカゴでは、市路衛生局が専門知識に基づいた時間料金スケジュールでそのようなサービスを提供しています。
また、シカゴの特別イベント許可パッケージの一部としてリサイクル プログラムが必要です。 グリーンイベントの人気が高まっている今、これは悪いことではありません。
動物の許可が必要です
何らかの形で動物がイベントに関与する場合、シカゴ市はイベント参加申請書にイベントに参加する地元の獣医師の名前を提出する必要があります。 この担当者は、病気や怪我をした動物の世話をする責任を負います。 また、動物管理管理委員会は、公的活動で動物を使用する前に動物を検査する場合があります。
イベントの看板とプロモーションの管理
シカゴの公共イベントの主催者は、電柱のバナーを使用してイベントの露出をさらに増やす機会があります。 もちろん、市はこれらの要求を管理し、主催者がバナーの許可申請を完了することを要求します 提案されたバナーグラフィックのコピー、イベントの日付、その他の重要な側面が含まれます。 リクエスト。 道路衛生局がこの種の要求を管理します。
