プロジェクト管理の分野には、他の専門分野と同様に、頭字語や専門用語が詰まった独特の語彙があります。 含める必要がある 3 つの重要な用語と概念:
- 範囲
- 危険
- 仮定
これは、これら 3 つの重要なプロジェクト管理用語の概要であり、さらに読むためのリンクと提案が含まれています。
範囲
プロジェクト管理では、 範囲 プロジェクトの範囲を定義する一連の境界です。 範囲は、プロジェクト イニシアチブの結果として顧客に提供される内容を記述します。
スコープを理解することで、プロジェクト マネージャーとプロジェクト チームは、プロジェクトの境界内または境界外に何が含まれるかを理解できるようになります。 何かが「範囲外」である場合、それは考慮されません。 プロジェクトの企画業務. 範囲記述の範囲内にある活動は「範囲内」とみなされ、スケジュールと予算に計上されます。 アクティビティが境界外にある場合、それは「範囲外」とみなされ、計画されません。
あなたがプロジェクトマネージャーであっても、プロジェクトの一員であっても、 プロジェクトチーム、先に進むにつれて、何かが範囲内にあるか範囲外かを検討する必要があります。 例として、クライアントから Web サイトの構築を依頼されたと想像してください。 プロジェクトの範囲の概要を説明する (または境界を設定する) ときは、次の項目を範囲内として指定します。
- サイトデザインとワイヤーフレーム図作成
- テストベッドの設置
- 承認されたワイヤーフレームにコーディングする
- Webサイトテーマのグラフィック開発
- サイトを公開する前のテストとデバッグ
プロジェクトの進行中に、クライアントから会社の概要ビデオを含めるように依頼されます。 動画はプロジェクトの範囲に指定されていないため、対象外です。 追加料金を払ってビデオ作業を行っても構いませんが、その場合、プロジェクトの範囲、コスト、時間の見積もりを修正する必要があります。
明確で合意された範囲に関する文書が存在しない場合、ビデオの問題についてチームと顧客の代表者の間で論争が生じる可能性があります。 明確なスコープステートメントにより、状況を打開し、秩序ある方法で変化に対処することができました。
では、何が範囲内か範囲外かをどのように判断するのでしょうか? まず、クライアントまたはプロジェクト所有者との話し合いに基づいて、現在わかっているプロジェクトの詳細をすべて概説します。 次に、何が範囲内または範囲外とみなされるかを決定するための重要な仮定を立てる必要があります。
仮定
人生のある時点で、「決して思い込みをしないでください」と言われたことがあるでしょう。 しかし、プロジェクト管理において仮説を立てることは日常的な行為です。 仮定は、範囲とリスクを定義し、時間とコストの見積もりを微調整するのに役立ちます。 もちろん、仮説を文書化して検証することは不可欠です。
本を作成するなど、簡単なことを考えてみましょう。 あなたの友人がコーヒーテーブルブックのアイデアを持っていて、あなたにプロジェクトの管理を頼んだとします。 彼の最初の要求は、資金を確保するための予算の要求です。 範囲を定義すると、ページ数、画像の内容、表紙のスタイル、ページに使用する紙の重さなど、多くの詳細について友人が不確かであることがわかります。
これらすべての要因がコストと生産の複雑さに影響を与えるため、次のことを行う必要があります。 仕様に関する仮定を検証し、それらの仮定が受け入れられるか受け入れられないかを検証します。 あなたの友達。 さらに話し合った結果、あなたの友人は、その本に 50 枚の写真を含める予定だと言いました。 50 枚の画像に基づいて仮定することも、時間の経過とともにこの数が増加することを予測して、画像が含まれるページが 75 ～ 90 ページになると仮定することもできます。
仮定がスケジュールにどのように直接影響するかがわかります。 たとえば、あなたが公園でブランコの建設を伴うプロジェクトを主導していると想像してください。 プロジェクトを立ち上げる際には、予算が与えられ、チームメンバーが割り当てられ、そのうちの 1 人が資料を担当します。 スケジュールを立てる際に、資材担当者にセメントがいつ届くかを尋ねます。 この人物は、セメントがいつ到着するかは分からないが、6 月 1 日から 6 月 10 日までの間に到着すると信じていると答えました。 範囲とスケジュールを作成するときは、セメントが遅くとも 6 月 10 日までに到着すると仮定します。 この例は、仮定を行うことの 2 つの利点を示しています。
最初の利点は、セメントを遅くとも 6 月 10 日までに受け取るという前提により、セメントの到着に依存した活動を計画できることです。 2 番目の利点は、資材担当者にセメントの納品期限が与えられ、それをサプライヤーに伝えることができることです。 プロジェクトを進める上で重要な期限を誤って設定してしまいました。
仮定を立てることでベンチマークが作成され、プロジェクト中に頻繁に再検討され、プロジェクト チームが範囲内、期限内、予算内に収まるように支援されます。 しかし、仮定が間違っていた場合はどうなるでしょうか? ここでリスクが生じます。
危険
範囲を構築し、範囲と推定の背後にある前提条件を特定したら、リスク領域の評価を開始する必要があります。 プロジェクト管理においても、リスクは現実世界と同じです。 それは損害を引き起こす可能性のある危険またはチャンスです。
すべてのプロジェクトにはリスクが含まれており、あなたがプロジェクト マネージャーまたはプロジェクト オーナーであれば、リスクはそれだけではありません。 リスクを予測するのはあなたの責任です, しかし、それらのリスクの潜在的な影響をプロジェクト チームに伝え、リスクを軽減する準備をするのもあなたの仕事です。
リスクにはさまざまな程度があります。 場合によっては、リスクによりプロジェクトの実行がわずかに異なったり、予想外の小さな方向に進んだりすることがあります。 ただし、場合によっては、リスクがプロジェクトをひっくり返すような壊滅的な結果につながる可能性があります。
上記のセメントの例の遊び場のシナリオを使用してみましょう。 リスクの一つは、想定される6月10日までにセメントが到着しないことだ。 このリスクの潜在的な影響は何ですか? この問題の結果、セメントの注入後に続くすべての作業が遅れます。
リスクはプラスの場合もあります。 セメントが予想よりも早く現れた場合のプロジェクトへの影響を考慮してください。 これは前向きな結果のように見えますが、プロジェクトの他のすべてのステップのタイミングと順序に問題が生じます。
プロジェクト マネージャーはプロジェクト チームと協力してブレインストーミングを行い、潜在的なリスクを特定します。 彼らはプロセスをさらに一歩進めて、リスクの潜在的な重大度とその発生の可能性を検討します。 さらに、リスクがいつ発生するかを特定するのに最も適した個人を特定し、合意されたリスク軽減計画を作成します。
多くの企業は、時間をかけて、また他のプロジェクトの経験から開発した詳細なリスク テンプレートを持っています。 一部の業界では、リスク分析の開始点として使用されるリスク プロファイルを作成しています。 多くの業界では、リスク計画のために非常に詳細な統計分析も実践されています。
