新しいプログラム マネージャーが知っておくべき 10 のこと

プログラム管理は、やりがいがあり、高収入のキャリアの選択肢ですが、やりがいのある役割でもあります。 初めてプログラム管理の仕事に就いたばかりの場合、またはプログラム管理のキャリアにジャンプすべきかどうか知りたい場合は、そのキャリアにどのようなことが伴うのかを理解することが重要です。 新しいプログラム マネージャーがプログラム管理の役割を始める前に知っておくべき 10 の事項を検討してください。

プログラム管理はプロジェクト管理とは異なります

新しいオフィスの開設、新しいアプリの立ち上げ、オリンピックスタジアムの建設など、プロジェクトには明確な目的とスケジュールがあります。 ただし、プログラム マネージャーは一度に複数のプロジェクトを監督する場合があり、それぞれに独自のプロジェクト チームとプロジェクト マネージャーが存在する場合があります。 プログラムは時間の経過とともに組織に価値のあるものを提供し、前進するにつれて進化します。

不確実性を期待する

プログラムは本質的に不確実です。 全体像が何であるかはわかっているかもしれませんが、始めたばかりの時点では、それは単なるビジョンの表明にすぎません。 そこに到達するための正確な道筋と、長期にわたってどのようなプロジェクトが必要になるかは、やりながら解決しなければなりません。

まずは自分が知っていることについて詳細な計画を立て、内容が近づくにつれて残りの部分に対処する方法のイメージを構築していきます。 これ以上進めなくなるまで、計画と納品の範囲を徐々に延長してください。

燃え尽き症候群に注意

プロジェクトは 1 年程度で終了するかもしれませんが、プログラムは一見無限に続く可能性があります。

これには、成果物の少ない職場での静かな時間や、休暇のためにオフィスから十分に離れる時間も含まれるべきです。

病気休暇を綿密に管理し、時間外勤務報告書に注意し、従業員の福祉が損なわれないように注意してください。 人員削減を削減し、有能な人材を生涯維持したいのであれば、チームが最も重要です。 プログラム。

ペースを管理する

完成日が遠いプログラムを納品する場合は、作業のペースを管理する必要があります。 数年にわたり勢いを維持するのは難しいため、プログラム マネージャーとしての役割は、優先順位とプロジェクトをうまく調整して、測定可能な成果が定期的に提供されるようにすることです。

目先の勝利と、より大きな目標に向けた着実な進歩を組み合わせてください。

これにより、チームはあなたが前進していることを認識し、モチベーションを高く保つために共有できる短期的な成功事例を確実に得ることができます。 最後に、投資家や経営幹部が進歩が見られることを確認するのに役立ちます。

成功に向けてチームをトレーニングする

プログラムは多くの場合、組織にとって斬新、ユニーク、または変革をもたらすものを提供します。 このような取り組みに取り組む際の課題の 1 つは、必要なタスクやプロジェクトをすべて完了できるスキルを社内に持っていない可能性があることです。 それは問題ありませんし、当然のことです。

限られた期間だけ特定のリソースが必要なエリアもあるかもしれません。 たとえば、たった 1 週間必要なスキルであれば、従業員の 1 人にフォークリフトの運転方法を訓練するつもりはありません。 ただし、会社のオンライン プレゼンスの管理方法を変革している場合は、次のことが重要です。 社内でウェブサイト開発のスキルを持ち、ソーシャル メディアや検索エンジンに関する専門知識を持っている 最適化。 これらは、ビジネスが長期的に依存するスキルです。

これらのうちどれをチームに組み込む必要があり、どれをアウトソーシングする必要があるかを決定し、 プログラムは、各プロジェクトが提供する成果物を管理する準備を整えるために必要なトレーニングと採用タスクを提供できます。

ガバナンスはより複雑

プロジェクト管理のバックグラウンドがある場合、ガバナンスについては驚くことではありません。 これは、意思決定が正しい方法で行われ、適切な人材が関与することを保証するために、プロジェクトとプログラムの構造を組織および制御する方法です。 これは、ビジネスケース全体に適合する方法で作業を確実に進めるために非常に重要であり、人々に責任を持たせるのに役立ちます。

ガバナンスは、プロジェクト管理オフィスと上級幹部がプログラムが確実に利益をもたらす軌道に乗っているかどうかを確認する方法です。

ガバナンスは、プロジェクト環境よりもプログラム環境の方が複雑です。 プロジェクト委員会と運営グループには通常、幹部レベルのメンバーがいます。 通常、プログラムの最終結果はビジネスの変革であるため、これは予想されることです。

計画はさらに困難になる

プログラムに関与するプロジェクト マネージャーは通常、プロジェクト計画をまとめます。 次に、プログラム マネージャーとしてのあなたの指示の下でプログラム管理チームが集まり、計画が統合されます。

これは言うは易く行うは難しです。 プロジェクトとプロジェクト タスク間の依存関係を特定する必要があります。 そのため、プログラム全体のリソース要件を検討し、主要な人材の空き状況に合わせてアクティビティを調整する必要があります。

統合プログラム計画が確立されると、ガント チャートまたはその他のソフトウェア ツールで計画を追跡できます。 プロジェクト マネージャーがプロジェクトをリアルタイムで追跡するため、プロジェクトを調整する必要があります。 プログラム計画、全員に変更を常に知らせ、これが自分の分野にとって何を意味するかを詳しく説明します。 仕事。

すべての行を計画しないでください

プログラム マネージャーは、プロジェクト マネージャーに詳細な計画を立ててもらいます。 何千ものタスクを含むプログラムを追跡することは現実的ではなく、望ましくもありません。

何かがプログラムレベルに影響を与えるかどうかを示すのに十分な詳細を備えた、プロジェクトのまとめられた概要ビューが必要です。

これを行う最も簡単な方法は、専用のソフトウェア アプリを使用することです。 数百万ドル規模のプログラムを基本的なスプレッドシートで管理しようとするのは、あまりにも困難です。

代表、代表、代表

委任がどれほど上手であっても、プログラム管理の役割に就くには、さらに上手になる必要があります。

幸いなことに、プロジェクト マネージャーのチームが必要であり、変革をサポートするための専用のプログラム管理オフィスが存在する場合もあります。

プログラムではやるべき作業がたくさんあり、すべての可動部分が適切なタイミングで確実に連動するように設定するのは大変な労力です。 それは一人ではできませんし、試みるべきではありません。 プログラムの開始にどれくらいの時間がかかるかを計算し、サポートするチームを確保します。

プログラム管理オフィスに誰もいない場合は、2 番目の責任としてプログラム管理チームに割り当てられるように依頼してください。 彼らにはやるべきことがたくさんあります。 たとえば、プロジェクトの調整の役割を担っている人は、プログラム レベルで必要な調整を行うのに最適な配置にあり、あなたは戦略的なタスクに自由に携わることができます。

対立を恐れないでください

プログラムには多くの要素があります。 厄介な利害関係者とのプロジェクトから、一見達成不可能に見える締め切りまで、毎日、衝突する機会が与えられます。 プロジェクトのパフォーマンスを妨げるものに注意し、紛争が始まる前に紛争状況を回避するために、必要に応じて介入できる準備をしてください。