プロジェクトマネージャーがチームの責任を確立するための 6 つの方法

説明責任これはすべての人にとって重要ですプロジェクトの成功、という意味ではありませんプロジェクトマネージャー物事をやり遂げるには、人々の子守をしたり、細かく管理したり、威圧したりしなければなりません。このような戦術はプロジェクトマネージャーとの対立や敵意を引き起こすことがよくあります。プロジェクトマネージャーができるより良いアプローチは、人々に責任を負わせる唯一の人ではなく、チーム全体にプロジェクトの説明責任を守る権限を与えることです。プロジェクトに説明責任を組み込む 6 つの方法を次に示します。

キックオフミーティングで説明責任に取り組む

プロジェクトのキックオフミーティングは、プロジェクトチームがプロジェクトについて興奮し、プロジェクトがどのように実行されるかについての期待を設定する時間です。プロジェクトの基本原則として、事前に説明責任を設定することが重要です。

キックオフミーティングでは、プロジェクトスポンサーとプロジェクトマネージャーが期待を明確にします。プロジェクトスポンサーは、プロジェクトマネージャーにどのように責任を負わせるか、またプロジェクトマネージャーが他の全員にどのように責任を負わせるかをメモします。

説明責任はそれだけではありません。これらの点に基づいて、プロジェクトマネージャーはチームメンバーに、プロジェクトマネージャーにも責任を負わせることを期待していることを伝えます。プロジェクトマネージャーは、チームメンバーが互いに責任を負うことをどのように期待しているかについても言及しています。すべてのチームメンバーがプロフェッショナリズムと他者への敬意を維持している限り、お互いに声をかけ合うことが奨励されます。

これらの声明は、明確な責任体制を確立します。プロジェクトマネージャーはプロジェクトの成功に対して最終的な責任を負いますが、成功するためには、プロジェクトマネージャーは全員が責任を負い、お互いに責任を負うことを期待します。

タスクの相互関連性を強調する

プロジェクトを計画している男性 — ベルント・オピッツ/ストーン/ゲッティイメージズ

プロジェクトには、ほとんどの場合、相互依存するタスクが含まれます。プロジェクトを成功させるには、いくつかのことが順番に起こる必要があります。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの詳細をチームに説明する際、タスクがどのように交差するかを意図的に強調する必要があります。

場合によっては、タスクが同時に実行されることがあります。それは必要に応じて、または効率性を考慮して行われる場合があります。タスクが完了すると、その作業成果物は後続のタスクで使用されます。責任構造は上記の例のように機能します。後続のタスクに取り組む人は、前のタスクに取り組む人に責任を負わせます。

プロジェクトマネージャーがチームメンバーにタスクがどのように相互に関連しているか、および各チームメンバーがどのように良いことを行う必要があるかを示すことによって他のチームメンバーの利益のために働く場合、プロジェクトマネージャーはチームメンバーがお互いを保持するように奨励します。責任がある。

あるチームメンバーが別のチームメンバーがタスクを完了するまでタスクを開始できない場合、依存しているチームメンバーには権利が付与されています。他のチームメンバーの成功に関心を持ち、そのチームメンバーにタイムリーで高品質な仕事をする責任を負わせますパフォーマンス。

アクションアイテムに関するパブリックコミットメントを取得する

プロジェクト管理チームはプロジェクトを計画します。 — ヒーロー画像/ヒーロー画像/ゲッティイメージズ

プロジェクトマネージャーがチームミーティングを開催する理由の 1 つは、プロジェクトの進捗状況に基づいて次のステップを決定するためです。可能であれば、物事は計画どおりに進むべきですが、予期せぬ問題が発生した場合は、対処する必要があります。

問題の処理に誰が同意するかに関係なく、タスクを引き受けるチームメンバー、プロジェクトマネージャーは、何をすべきか、いつまでに完了すべきかを文書化する必要があります。

アクションアイテムは、会議メモまたはアクションアイテムログに含める必要があります。プロジェクト管理の哲学が異なれば、これを行う方法も異なります。重要なのは、将来の参考のためにアクションアイテムを書き留めることです。

アクションアイテムの公的フォローアップ

ホワイトボードに字を書く女性 — 10,000時間/デジタルビジョン/ゲッティイメージズ

チームメンバーがコミットメントを行う場合、チーム全体がタスクの完了を信頼できなければなりません。そうした約束を書き留めることは素晴らしいことですが、タスクは完了する必要があります。

タスクが割り当てられると、プロジェクトマネージャーはチームメンバーが約束を確実に守るようにフォローアップする必要があります。説明責任を共有する最も良い点は、プロジェクトマネージャーが悪者になる必要がないことです。

プロジェクトマネージャーが責任を負う雰囲気を確立したら、プロジェクトマネージャーが従わない人を非難する必要はありません。グループの力が状況を解決してくれるでしょう。仲間からの圧力はプラスに働く可能性があります。プロジェクトマネージャーは、アクションアイテムに注意を喚起し、責任者に発言させるだけで済みます。

場合によっては、プロジェクトマネージャーは、約束が果たされなかった理由について詳細な質問をする必要がある場合がありますが、通常は責任者が次のことを行います。間違い、誤算、障壁についてはすぐに明らかになり、当初のアクションアイテムを完了し、場合によっては不履行を償うために新たな決意をするでしょう。パフォーマンス。

パフォーマンスの低下に立ち向かう

会議で話している 2 人の男性と女性 — ゲイリー・バーチェル/タクシー/ゲッティイメージズ

プロジェクトチームメンバーの業績不振これはプロジェクト管理者が迅速かつ外交的に対処しなければならない問題です。他のプロジェクトチームのメンバーが、パフォーマンスの低下が容認されているのを見ると、モチベーションが低下し、それに応じてパフォーマンスも低下する可能性があります。

ただし、プロジェクトマネージャーは、期待に応えられないパフォーマンスの悪い従業員を切り捨てるバズソーのようにはなりません。物事を迅速に処理することと、人道的に対処することの間のバランスを取る必要があります。

パフォーマンスの低下は自然に解消されるものではありません。問題を長引かせることはできませんが、プロジェクトマネージャーは、問題が指摘されたら、パフォーマンスの低い従業員にその行動を修正する時間を与える必要があります。

必要に応じてパフォーマンスの問題をエスカレーションする

パフォーマンスの低下に 1 対 1 で対応できない場合、プロジェクトマネージャーは問題をチームメンバーの上司にエスカレーションする必要があります。それが失敗した場合、プロジェクトのスポンサーが介入する必要があるかもしれません。

プロジェクトマネージャーは、問題をプロジェクトスポンサーにエスカレーションする前に、他のすべての選択肢を検討する必要があります。パフォーマンスが低い場合、プロジェクトマネージャーはプロジェクトスポンサーと具体的に話し合い、問題を解決するための推奨事項を提示する必要があります。

たとえば、プロジェクトマネージャーがチームメンバーに第 2 ラインマネージャーによるアドバイスを求めている場合、プロジェクトマネージャーはそのように言う必要があります。プロジェクトマネージャーがチームメンバーの交代を希望する場合は、プロジェクトマネージャーがそのような要求を行う必要があります。プロジェクトマネージャーはオプションを提供し、各オプションの長所と短所を強調する必要があります。