給与計算のアウトソーシング: サービスを検討する理由

従業員が 1 人であっても数百人であっても、従業員への支払いと給与税の処理には正式な手順に従う必要があります。 これらの給与計算タスクを自分で実行することも、給与計算サービス プロバイダーに委託してプロセスをアウトソーシングすることもできます。

給与処理オプション

ビジネスオーナーが給与を管理するために選択できる 2 つのオプションを次に示します。

オンライン給与計算ソフトウェア

給与計算ソフトウェアを使用すると、自分で入力し、ソフトウェアに計算を実行させることができます。 オンライン給与計算ソフトウェア アプリケーションは、ビジネス会計ソフトウェアと同様に機能します。 いくつかのプロンプトや情報が表示されますが、あなた、またはあなたのビジネス関係者が情報を入力する必要があります。

給与計算サービス

給与計算サービスは個別のビジネスであり、会計事務所や簿記会社と連携している場合もあります。 ローカルまたはオンラインの給与計算サービスに基本情報を提供することで、プロセスをアウトソーシングできます。 従業員に給与計算の実行、給与小切手の発送、給与税報告書の送信を許可し、 支払い。

給与計算をアウトソーシングする理由

時間のコストを考慮する

ビジネスオーナーとしてのあなたの仕事は、給与計算を処理することではなく、ビジネスを運営することです。 給与計算を自分で行おうとすることは、顧客の獲得、製品の製造、サービスの実行など、他の重要なタスクから時間を奪うことを意味します。

給与税は複雑です

給与税は、徴収して支払わなければならないさまざまな種類の税金があり、記入しなければならない複雑なフォームが多数あるため、複雑です。 これらには、連邦所得税、州所得税、社会保障とメディケアのための FICA 税、連邦および州の失業税が含まれます。

以下に例を示します。 連邦所得税および FICA 税として従業員の給与から天引きされた金額は、預金額に応じて毎月または半週 (週 2 回) のいずれかで IRS に支払わなければなりません。 これらの入金には多くの時間がかかる場合があります。

税法は常に変化します

毎年、税法、税率、報告書の提出期限が変更される可能性があります。 個々の企業がこれらすべての変化に対応し続けることは困難です。 給与計算サービスやソフトウェア アプリケーションは多くの企業のこうした変更に対応しており、これらの変更を迅速かつ簡単に行うことができます。

給与処理サービスは何をするのですか?

これらの給与計算および給与税タスクの一部またはすべてを支援できる給与計算ソフトウェアまたは給与計算サービスを見つけることができます。

給与計算タスク

給与計算ソフトウェアまたは給与計算サービスは、従業員の給与、源泉徴収、控除を計算して給与小切手を作成できます。 ほとんどの企業は、独立した請負業者 (非従業員) に対しても計算して支払います。 どちらも、通常は直接預金を通じて給与を送金することもできます。

給与税タスク

支払うサービスのレベルに応じて、給与計算ソフトウェアとサービスは次のことを行います。

• 未払いの給与税を徴収して報告する
• 年次賃金および税金報告書を計算します。従業員の場合はフォーム W-2、非従業員の場合はフォーム 1099-MISC
• Form 941 などの給与税報告書を提出する
• 失業税の申告と支払い

給与計算サービスの料金はいくらですか?

オンライン給与計算プロセッサと給与計算サービスでは、支払われた従業員の数に基づいて異なる料金が請求されます。 また、サポートなど、さまざまなレベルのサービスも提供しています。

オンライン給与処理サービス

ほとんど オンライン給与計算サービス 料金は月単位で請求され、最も一般的な価格設定は、月額の基本料金に従業員ごとの月額の追加料金が加算されるものです。

いくつかのソフトウェア会社は段階的な価格設定を行っており、サービスのレベルと種類に応じて月額料金や従業員 1 人あたりのコストが高くなります。

たとえば、Patriot Payroll Software は月額 10 ドルに加えて、企業が Patriot の支援を受けて独自の給与計算と税金を実行する基本サービスとして従業員 1 人あたり 4 ドルを請求します。 パトリオットのフルサービス給与オプションは、月額 30 ドルと従業員 1 人あたり 4 ドルで、地方税、州税、連邦給与税と年末申告を申告および納付します。

Intuit の QuickBooks は 3 つのレベルのサービスを提供します。 現在、基本レベルは月額 22.50 ドルに従業員 1 人あたり 4 ドルを加えたものです。 2 番目のレベルでは、自動給与計算、同日の直接入金、外出先での時間追跡、人事サポートが月額 37.50 ドルに加え、従業員あたり月額 8 ドルで提供されます。 一方、最高レベルには、税金罰則保護と個人人事 (HR) アドバイザーが含まれており、月額 62.50 ドルに加えて従業員 1 人あたり月額 10 ドルがかかります。

オフライン給与処理サービス

オーナーのテレサ・レイさんは、 給与部門は、The Balanceへの電子メールで、彼女の会社の給与計算サービスがどのように機能するかを説明しました。 レイさんによると、彼女の会社では、給与期間 (毎週、隔週、半月ごと、月ごと) ごとに 54 ドルに、従業員ごとに 2 ドルを加えた基本料金を請求しています。 したがって、その給与期間中に 10 人の従業員に支払いがあった場合、料金は 74 ドル (54 ドル + 20 ドル) になります。 この料金には、給与計算の処理、支払うべきすべての給与税の徴収と支払い、すべての月次、四半期、年次給与税報告書の作成と提出が含まれます。

給与計算をアウトソーシングする前に尋ねるべき質問

潜在的な給与計算サービスと話し合ったり、給与計算ソフトウェア アプリケーションを評価したりする際には、レビューを読んで参考資料を求めてください。 以下のような質問があります。

• あなたのシステムはどの程度安全ですか? データ侵害に遭ったことがありますか?
• システムをどれくらいの頻度で更新しますか? データ損失やシステムクラッシュに備えてバックアップはありますか?
• 税法の変更にどのように対応していますか? 税金の変更に応じてデータを更新する頻度はどれくらいですか?
• どのくらいの期間ビジネスを続けていますか？
• 顧客サービスはどのように行っていますか? 実際の人に電話して話すことはできますか? 急ぎのリクエストにはどれくらい早く対応してもらえますか？
• 修正が必要な場合、どれくらい早く修正してもらえますか?
• 期限前にレポートを提出し、支払いを行っていることをどうやって確認できますか? どのような確認を送信しますか?

給与計算を始めたばかりの場合は、給与税システムの設定方法に関するこの概要を読んでください。 次に、自分でやりたいことと給与計算サービスにやってもらいたいことのリストを作成します。

よくある質問 (FAQ)

従業員の数は給与処理オプションの選択に影響しますか?

ほとんどの給与処理サービスは従業員数に基づいて価格設定を行っているため、最も低価格のオプションでも従業員数が少ない場合には高額な料金が請求されることはありません。 ビジネスが成長したら、直接入金などのサービスを追加できます。 地元の給与計算サービスプロバイダーも、処理される従業員の給与小切手の数などの作業量に基づいて価格を設定します。

さまざまな種類の給与計算サービスに対するサポートはどのように機能しますか?

オンライン給与計算会社はさまざまなレベルのサポートを提供しています。 レベルが高くなるほど、より直接的な対面サポートが含まれます。 通常、最低レベルのサポートはビデオ、FAQ、またはチャットですが、最高レベルは実際の担当者からのサポートを受ける VIP サービスです。 特に始めたばかりの場合は、迅速なサポートが不可欠であるため、最低レベルで最高のサポートを提供するサービスを探すか、追加料金を支払うことを厭わないでください。

給与計算ソフトウェアおよびサービスと連携する一般的なアプリケーションにはどのようなものがありますか?

最も一般的な給与計算ソフトウェアの統合は、QuickBooks などの会計ソフトウェアまたは簿記ソフトウェアとの統合です。 人事ソフトウェアは、健康保険、有給休暇の管理、従業員の文書管理などの給与システムにリンクすることもできます。

給与計算サービスには追加のアプリケーションもあります。 Teresa Ray 氏は、彼女の会社が Web Employee と呼ばれるサービスを提供しており、従業員がログインして給与明細や W-2 フォームを取得し、源泉徴収手当を変更できると述べました。

いくつかの州でリモート勤務をしている従業員がいます。 給与計算サービスはこの状況にどのように対処するのでしょうか?

すべての給与計算ソフトウェア サービスでは、従業員の州税が課税されます。 テレサ・レイさんは、彼女のサービスでは、会社があるインディアナ州以外の約18州で事業を行う雇用主への支払いを処理していると語った。 本拠地後の州の給与および給与税の処理には追加料金がかかります。