セミナーを計画するためのチェックリストとガイド

イベントの目的を確認する

会場の選択について調査を行う前に、イベントの基本的な目的を必ず理解してください。

• 聴衆は誰ですか?
• セミナーのテーマは何ですか?
• どこに置くべきですか?
• なぜ人々は参加するのでしょうか？
• セミナーの議題は何ですか?

Apex イベント仕様ガイドを確認する

Convention Industry Council は、優れた情報源として見なされるべき一連のツールを確立しました。 イベントや会議のプランナーがイベントを計画する際の詳細を把握するのに役立つベスト プラクティスをまとめました。 無料のダウンロード ツールを使用すると、イベント プランナーが関連する詳細のリストを作成するのに役立ちます。 これには以下が含まれますが、これらに限定されません。

• イベントのプロフィール (日付、時間、場所、連絡先など)
• イベント主催者/主催者の連絡先情報
• サプライヤーの連絡先情報
• 出席者のプロフィール
• 必要なスペース
• 食品および飲料
• A/V 要件
• 機能/部屋のセットアップ

イベントプロファイルを作成する

プランナーが対象となるイベントに関する基本的な質問をいくつか解決したら、会議の可能な会場を調査します。 イベントの主催者/主催者と緊密に連携して、会場の種類や内容を決定することが重要です。 セミナーの主催者とゲストの両方にとって最も都合がよい場所 (アイデアのリストは次のとおりです) エンドレス):

• 地元のホテル
• 地元の会議施設
• プライベートなレストランスペース
• プライベートクラブの博物館/美術館

セミナーのニーズを概要説明し、会場の提案を依頼します。

ほとんどの会場では、開催可能なセミナーの見積もりを喜んで提供します。 ケータリングまたは販売担当者には次のものが必要です。 ベオ 情報：

• イベントの可能な日付
• 参加者数
• 部屋のセットアップのスタイル (教室、コの字型など)
• イベントの時間 (準備/撤収のアカウント)
• 食べ物と飲み物の要件
• A/V ニーズ (スクリーン、マイクなどを含む)
• 部屋のセットアップ

ヒント： イベント専用の A/V 技術者をホテルから雇います。

議題の確認および/または作成

イベントの議題は最初の会話からイベント当日まで頻繁に変更されるため、イベントプランナーはイベントの主催者/主催者と緊密に連携することが重要です。 イベントプランナーは、計画を調整し、すべてがスムーズに進むように会場と緊密に連携する準備ができていなければなりません。

BEO契約を確認する

プランナーは、セミナーの目標参加者数と物流要件を把握したら、次のことを確保する必要があります。 イベントスペース および関連する要件。 ほとんどの契約では、イベントの特定の日前までに、プランナーに飲食の要件を増減する機会を与える必要があります。 ただし、多くの協定では、グループが数量を削減できる量に上限が定められているため、よく見積もってください。

イベントのコミュニケーションと資料を作成する

これは、一部のプランナーが関与する可能性がある項目ですが、他のプランナーは関与しない可能性があります。 基本的に、一部の会議プランナーは次のそれぞれを担当します。

• イベント招待状の作成
• 議題やその他の資料の印刷
• 来場者プレゼント・抽選会の確保
• 名札の製作
• 出荷イベントの看板とディスプレイ

イベント主催者と緊密に連携して物流を最終決定する

イベントの前に、会議プランナーがイベントの前に完了する重要な手順がいくつかあります。 これには次の確認が含まれます。

• イベントスピーカー
• イベント A/V 要件
• イベント参加者数
• 主催者の役割と責任
• イベント資材の必要性（複数回確認）

イベントのセットアップ

BEO のスケジュールにはイベントの準備に十分な時間を確保してください。イベントの約 2 時間前に到着することをお勧めします。

ヒント： セミナーが午前中に予定されている場合は、会場の営業担当者に、グループが前夜に準備できるように依頼してください (ただし、公共の場に貴重品を残さないでください)。

すべてのイベント資料、配布資料、看板、ディスプレイ、プレゼント、登録テーブル、名札などをイベントのために準備しておく必要があります。

警告： 講演者は、前夜にスライドを変更し、イベントの 10 分前にパワーポイントに追加する必要がある新しいプレゼンテーションを提供することがあります。