イベント プランナーが純粋な経験を超えて、さらに優れたイベント プランナーになるための最良の方法は、ゲストとして別のイベントに参加することです。 ほとんどのイベント プランナーは、イベント期間中、舞台裏の調整に費やしますが、ゲストの目を通してイベントを体験すると、目を見張るようなものになることがあります。
イベントプランナーではなくゲストとしてイベント運営を見学する機会が得られます。 スタッフが実際に行動しているため、何がうまく機能しているのか、何がうまく機能しているのかを容易に認識できる視点が得られます。 しません。 ここでは、管理が不十分なイベントでよく見られる 3 つの間違いと、イベントでそのような間違いを避けるためのヒントを紹介します。
誤って管理された登録テーブル
ゲストが登録テーブルに近づいてきたとき、イベント スタッフは、どのような状況であっても歓迎し、ゲストをサポートする準備ができている必要があります。
登録テーブルに近づいてきた人をイベントに参加する人ではないと考えるのは、サービス指向ではなく、礼儀正しくありません。 しかし、スタッフが適切な準備や説明を受けていなかった場合、まさにこれが起こり得ることです。 イベントのスタッフに、登録テーブルは主催者とイベントの背後にある組織のイメージを表すものであることを思い出してください。 スタッフは登録テーブルですべてのゲストに挨拶し、イベントまたは主催者の名前でイベントにサインインするためにそこにいるかどうかを尋ねる必要があります。 間違いがあった場合、ほとんどのゲストは自ら訂正し、言い訳をします。 そうでない場合は、スタッフに状況に最適なアプローチ方法を指示する必要があります。 イベント運営では親切さが大いに役立ちます。
面倒なイベントのセットアップ
ほとんどの会場では、ハウスキーピングがイベント スペースを清掃し、宴会運営スタッフが準備を完了します。 したがって、宴会の運営でグラスを落とし、その破片を片付けられなかった場合、イベントスタッフが清掃しない限り、その破片は床に残ることになります。
割れたガラスの破片やその他の破片は、ひどいイメージを残すだけでなく、安全上の問題を引き起こす可能性があります。 したがって、優秀なイベント プランナーは常に開始時間の 1 ～ 2 時間前に到着し、準備や準備を観察します。 エリアの一連のウォークスルーを実行し、30 分前と 15 分前に再度ガラスやその他のアイテムを探します。 イベント。 何か異常な点があった場合は、イベント プランナーがバンケット スタッフに注意を促すことができます。
タイミングの悪いクリーンアップ
どのようなイベントでも、主催者の日程と会場運営スタッフの作業スケジュールの2つのスケジュールが存在します。 両方が適切に同期していることを確認するのはイベント プランナーの責任です。
プログラムのプレゼンテーションまたは基調講演は通常、登録テーブル、食べ物、飲み物を含む何らかの到着レセプションの直後に行われます。 したがって、プログラムの計画を妨げたり中断したりしないように、清掃と撤去のタイミングを慎重に計画する必要があります。 清掃と撤収について事前にイベント運営スタッフと話し合わなかった場合、イベント プランナーは次のような事態に陥る可能性があります。 テーブルやその他のアイテムは、ホストやゲストスピーカーの目の前で直接撤去され、会場にいる全員の気が散ってしまう可能性があります。 部屋。
結論
熱心にイベント運営マネージャーやスタッフが配置され、適切に管理された会場はイベント プランナーの仕事を容易にするはずですが、そのような完璧なイベントの実行が常に当てはまるわけではありません。 優れたイベント プランナーは、イベント実行のあらゆる細部を自分の仕事としています。 彼らは、セットアップ、イベントサービスのあらゆる側面について時間をかけて話し合い、宴会前に宴会マネージャーと撤収します。 イベント自体を監視し、イベント前、イベント中、イベント後の運営を監督して、可能な限り最高のイベントを保証します。 クライアント。
