テクノロジーの進歩は、特にイベントの企画とイベントの登録に大きな影響を与えています。 切手が貼られた封筒に入った紙の招待状が届く時代はもう終わりました。 ビジネスセミナーや年次カンファレンスから、節目となる誕生日パーティーや会社の休日行事に至るまで、あらゆる種類のイベントでオンライン登録がますます一般的になってきています。 このオンラインプロセスは簡単そうに見えますが、それでも作業が必要です。
イベントプランナーにとって幸いなことに、 利用可能な多数のツール を助ける イベント登録. 選択肢には、イベント登録の基本に取り組むシンプルなプラットフォームと、多機能アプリケーションを提供するより高度なプラットフォームが含まれます。 一部のイベント登録プログラムはイベントの支払いを処理します。 登録がキャンセルされた場合に自動的に返金されるものもあります。 他のパッケージは登録者名タグを作成します。 イベント登録ツールを使用すると、カンファレンスや企業の Web サイトに接続できるだけでなく、カンファレンスや企業の Web サイトとの統合も可能になります。 ソーシャルメディアプラットフォーム.
残念ながら、オプションが多すぎると、ビジネスに適したイベント登録ツールを選択するプロセスが膨大になる可能性があります。 ここでは、イベント計画ビジネスに最適なイベント登録ツールを選択するための簡単なガイドを示します。
イベント登録ソフトウェアの選択: 何から始めればよいですか?
イベント登録ツールを選択するときは、ニーズと要望を決定することから始めるのが最善です。 登録の優先順位とイベント計画ビジネスをよく考えてください。 次の質問を自分自身に問いかけてください。
- ニーズは単純で、登録と支払いの処理のみが必要ですか?
- 追加の登録が必要なメインイベント内で複数のセッションを提供していますか?
- ホテルの予約や旅行の手配を管理する必要がありますか?
- カンファレンスの Web サイトをサポートしていますか?
- 名札を提供したり、視聴覚要件を調整したり、特別な引き出しセッションを主催したりする予定ですか?
- 複数のイベントを同時に管理しますか?
- あなたのイベントは毎年恒例のイベントですか、それとも 1 回限りのイベントですか?
これらの質問に対する答えは、ニーズに最適なイベント登録ソフトウェアを見つけるのに役立ちます。
ツール
イベント登録ソフトウェアには選択肢が非常に多いため、派手な機能に夢中になってしまいがちです。 最新のツールは、イベントで機能するかどうか、あるいは実際に使用されるかどうかに関係なく、最新のツールを使用できます。 最新かつ最高のものに誘惑されないでください。 代わりに、イベント登録プロセスで現在使用している機能のリストを作成し、プロセスを合理化するために含めたい機能を追加します。 利用可能な機能には次のようなものがあります。
- イベントのオンライン登録
- イベントのオンサイト登録
- 出席者グループ登録
- 出席者のセルフチェックイン
- イベント支払い処理
- 出席者の管理とレポート
- 出席者バッジの作成と管理
- 個人セッションへの登録
- フォーム開発
- ホテルの客室管理
- マーケティング管理
- ソーシャルメディア
- アンケートとイベントのフィードバック
価格
多くのイベント登録ツールは標準機能を手頃な価格で提供しており、簡単なイベントを管理する場合に適しています。 これらのプログラムには、Web サイトにリンクできる基本的な登録フォームが含まれています。 クレジット カード情報を含む登録情報を収集して、クレジット カード支払いを登録および処理できます。 また、出席者登録リストの作成やエクスポートも可能です。 計画するイベントの種類とイベントの頻度によっては、これらのシンプルなツールが適している場合があります。 役に立たないあらゆる種類の追加機能に悩まされることなく、必要なものを正確に提供します。 あなた。
追加機能
もしあなたの イベント企画 仕事で大規模なカンファレンスを計画している場合、基本機能を超える追加機能を提供するイベント登録ツールがまさに必要になるかもしれません。 ソリューションには、イベント登録を処理し、その機能と、より大規模で複雑なイベントのさまざまな詳細を追跡およびレポートする機能を組み合わせるものが含まれます。 イベント参加者がカンファレンスに登録し、特定のセッション内の特定のワークショップにサインアップする場合、その機能を有効にするツールがあります。
一部のソフトウェアでは、1 つのソースを使用して 1 つの組織からの複数の出席者を処理できます。 グループ割引や早期登録に基づいて、さまざまな料金体系を提供するだけでなく、 料金。 カスタマイズされたレポートが必要な場合は、自動的にレポートを作成するイベント登録パッケージを探してください。 個々のワークショップやその他のパラメータに基づいて出席リストを作成し、レポートを生成します。 選択する。 カンファレンスでは通常、印刷された名札が必要です したがって、それを「必須」リストに入れて、イベント登録プロセスの一部として自動的に作成できるようにします。 出席者が会議全体、週の一部、または特定の会議のみに登録されているかどうかを反映するカスタマイズを探します。 日。
統合
多数のイベントを実施するイベント プランナーにとって、登録データを既存のデータベースに統合することは、組織にとって重要な機能となる場合があります。 データベースに登録者を追加する現在の方法を検討し、改善の余地がある領域を特定します。 この情報を、ボランティアや寄付をした個人などの既存の情報と統合できるさまざまな方法を検討することが重要です。 ほとんどのイベント登録アプリケーションには、データを手動でエクスポートする機能が備わっています。 ただし、この方法では情報をデータベースに手動でインポートし直す必要があるため、時間がかかります。 イベント登録の需要を満たすだけでなく、参加者の管理ニーズもサポートできるパッケージを検討してください。
購入前に試乗してください
イベント登録ソフトウェアの選択を絞り込んだら、無料試用期間が提供されているかどうかを判断してください。 これにより、機能をテストするだけでなく、必要な機能があるかどうか、イベントに適しているかどうかを確認する機会が得られます。 また、質問に答えたり、抱えている問題の解決に取り組んだりする際の顧客サービスのレベルを体験する機会でもあります。
